Spesifikasi skop lokasi acara
Tiga lokasi telah menghantar brosur, dan tiada satu pun menjawab soalan yang sama.
Jawapan ringkas
Spesifikasi skop lokasi menyenaraikan apa yang anda perlukan daripada lokasi untuk disediakan dan disahkan: ruang, tarikh dan masa, perkhidmatan yang termasuk, perkhidmatan yang dikecualikan, peraturan, dan kebergantungan kepada pembekal anda yang lain.
Ia tidak memutuskan sama ada sesebuah bilik selamat atau sah untuk bilangan orang tertentu. Lokasi dan pihak berkuasa berkaitan yang mengesahkannya. Tugas anda ialah bertanya dan mendapatkan jawapan secara bertulis.
Nyatakan keperluan, bukan pakej lokasi
Brosur menerangkan apa yang dijual lokasi. Spesifikasi menerangkan apa yang acara anda perlukan, supaya setiap lokasi menjawab senarai yang sama dan perkara yang tertinggal kelihatan.
Mulakan daripada taklimat projek anda: bilangan delegasi yang dijangka dalam julat, bentuk program, dan sesi mana memerlukan jenis ruang apa.
Urutan keputusan
- Senaraikan setiap ruang yang diperlukan program: plenari, sesi selari, pendaftaran, katering, bilik penceramah, stor, dan sebarang kawasan penaja atau pameran.
- Bagi setiap ruang, tulis tarikh dan waktu penggunaan, termasuk pemasangan, latihan dan pembersihan, dan bukan hanya waktu acara.
- Putuskan perkhidmatan yang anda mahu daripada lokasi dan yang daripada pembekal sendiri: audiovisual, katering, pentas, internet, papan tanda.
- Tulis soalan yang mesti dijawab lokasi secara bertulis: apa yang termasuk dalam harga yang disebut, apa yang dikenakan tambahan, dan peraturan yang terpakai.
- Minta dokumen lokasi sendiri tentang susun atur, kapasiti mengikut susunan dan akses, dan biarkan lokasi menyatakan angkanya. Jangan membuat andaian.
- Setujui seorang hubungan tunggal di lokasi dan seorang di pihak anda, serta cara perubahan disahkan.
- Semak spesifikasi yang siap dengan penyemak kelengkapan RFP sebelum menghantarnya.
Apa yang dinyatakan, mengikut bidang
| Bidang | Apa yang dinyatakan penganjur | Apa yang diminta lokasi sahkan secara bertulis |
|---|---|---|
| Ruang dan susun atur | Bilik diperlukan, jenis sesi, susunan tempat duduk yang dikehendaki | Kapasiti bagi setiap susunan seperti dinyatakan lokasi, dan sebarang sekatan |
| Tarikh dan waktu | Tempoh pemasangan, latihan, acara dan pembersihan | Waktu akses, peraturan lebih masa dan siapa meluluskan lanjutan |
| Perkhidmatan termasuk | Perabot, pembersihan, petugas di tapak, peralatan yang dijangka | Apa yang tepat dilindungi harga dan apa yang dikenakan bayaran |
| Katering dan pembekal luar | Sama ada katering dalaman atau pengusaha sendiri | Polisi lokasi, dan sebarang yuran bagi pembekal luar |
| Audiovisual dan internet | Bilik yang memerlukan sokongan audiovisual, bilangan peranti bersambung yang dijangka | Sama ada lokasi membekalkannya, siapa yang membekal, serta had dan yuran |
| Akses dan kebolehcapaian | Keperluan delegasi dan penceramah yang anda ketahui | Kemudahan kebolehcapaian seperti diterangkan lokasi, untuk disemak penasihat kebolehcapaian anda |
| Keselamatan dan permit | Tiada andaian dibuat | Peraturan keselamatan dan permit serta siapa bertanggungjawab, untuk disahkan lokasi dan pihak berkuasa |
| Pemunggahan dan stor | Apa yang tiba, bagaimana dan bila | Akses pemunggahan, lif, ruang stor dan peraturan |
| Papan tanda, penjenamaan dan hiasan | Apa yang dirancang untuk dipamerkan | Peraturan tentang pemasangan, sepanduk dan bahan penaja |
| Terma kontrak | Laluan kelulusan dan had bayaran anda | Jadual deposit, terma pembatalan dan pertukaran tarikh, peraturan penyusutan |
Kebergantungan yang perlu ditulis
- Pembekal audiovisual anda memerlukan akses bilik, maklumat kuasa dan rigging daripada lokasi, jadi minta seorang hubungan teknikal lokasi yang dinamakan.
- Pengusaha katering anda memerlukan akses dapur, kawasan hidangan dan stor. Lihat spesifikasi katering.
- Siaran atau rakaman memerlukan lebar jalur dan kedudukan kamera. Lihat taklimat siaran langsung.
- Apa-apa yang anda rancang untuk dipasang pada dinding atau siling memerlukan kelulusan lokasi sebelum reka bentuk dimuktamadkan.
Kesilapan biasa
- Membandingkan lokasi hanya berdasarkan sewa yang disebut, sedangkan satu termasuk perabot dan juruteknik dan yang lain tidak.
- Terlupa waktu pemasangan dan pembersihan, lalu membayar untuk sehari tambahan.
- Menerima angka kapasiti lisan untuk susun atur bilik yang sebenarnya anda perlukan.
- Menandatangani jadual deposit dan penyusutan tanpa menyemaknya dengan had kelulusan anda.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Spesifikasi lokasi untuk forum sehari
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan industri hartanah rekaan merancang forum sehari untuk 200 hingga 280 delegasi dan mahukan bilik plenari, dua bilik sesi selari, foyer pendaftaran dan kawasan makan tengah hari. Draf pertama hanya menyenaraikan plenari dan sesi selari.
Apabila melalui jadual, ditambah bilik persediaan penceramah, stor untuk bahan bercetak petang sebelumnya, pemasangan mulai 3 petang hari sebelumnya, dan soalan tentang siapa membekalkan internet untuk pengimbas pendaftaran. Dua daripada tiga lokasi telah membuat sebut harga tanpa mana-mana perkara ini, maka jawatankuasa meminta ketiga-tiganya membuat sebut harga semula berdasarkan spesifikasi penuh.
Gunakan sendiri
Templat spesifikasi skop lokasi
Salin ke dokumen dan hantar kepada setiap lokasi dengan tarikh akhir yang sama.
- Nama acara, tarikh dan julat delegasi (julat jangkaan, bukan angka pasti):
- Bentuk program: plenari, sesi selari, pameran, hidangan:
- Ruang diperlukan: tujuan, waktu penggunaan dan susunan tempat duduk yang dikehendaki bagi setiap satu:
- Tempoh pemasangan, latihan dan pembersihan:
- Perkhidmatan yang dijangka daripada lokasi, dan perkhidmatan yang kami bekalkan sendiri:
- Pendekatan katering: dalaman lokasi atau pengusaha sendiri, serta polisi dan yuran lokasi:
- Audiovisual, internet dan kuasa: keperluan kami, apa yang dibekalkan lokasi, had dan caj:
- Keperluan akses dan kebolehcapaian yang kami ketahui:
- Laluan pemunggahan, stor dan peraturan penghantaran:
- Peraturan papan tanda, penjenamaan dan pemasangan:
- Sila sahkan secara bertulis: kapasiti bagi setiap susunan, tanggungjawab keselamatan dan permit, apa yang termasuk dan dikecualikan dalam harga:
- Terma kontrak: deposit, pembatalan, pertukaran tarikh, penyusutan:
- Orang hubungan di lokasi (tunggal) dan di pihak kami, serta cara perubahan disahkan:
- Tarikh akhir cadangan, tarikh akhir soalan dan tarikh keputusan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Tempahan hotel atau pusat persidangan biasa dengan beberapa bilik dan format yang dikenali.
- Pasukan anda pernah mengadakan acara di sana dan tahu peraturannya.
- Seorang boleh membaca kontrak dan membandingkan cadangan baris demi baris.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa bilik, pembekal luar dan pemunggahan yang ketat perlu diselaraskan dengan lokasi.
- Cadangan menggabungkan perkhidmatan secara berbeza dan sukar dibandingkan.
- Terma kontrak seperti penyusutan dan pembatalan perlu disemak dengan had kelulusan sebelum menandatangani.
Mahu spesifikasi lokasi ditulis bersama anda?
Event Blueprint boleh menyusun jadual bilik, keperluan lokasi dan kebergantungan kepada pembekal lain anda dalam satu pek, supaya lokasi menjawab soalan yang sama. Kapasiti, keselamatan dan permit kekal untuk disahkan lokasi dan pihak berkuasa berkaitan, dan jawatankuasa anda menandatangani kontrak.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah saya perlukan spesifikasi lokasi sebelum lawatan tapak?
Versi ringkas membantu. Ia memfokuskan lawatan kepada keperluan anda. Hantar spesifikasi penuh selepas itu supaya cadangan boleh dibandingkan.
Patutkah spesifikasi menyertakan bajet?
Sertakan kedudukan bajet anda jika polisi membenarkan, atau sekurang-kurangnya nyatakan sama ada angka itu patut termasuk cukai dan caj perkhidmatan. Minta setiap lokasi menyatakan apa yang dilindungi harganya.
Siapa mengesahkan bilik boleh memuatkan bilangan kami dengan selamat?
Lokasi dan pihak berkuasa berkaitan. Minta lokasi menyatakan kapasiti bagi setiap susunan tempat duduk secara bertulis, dan jangan bergantung pada angka brosur sahaja.
Bolehkah kami menggunakan pengusaha katering dan pembekal audiovisual sendiri?
Sesetengah lokasi menyekat pembekal luar atau mengenakan yuran. Letakkan soalan itu dalam spesifikasi dan bandingkan jawapan, kerana ia boleh mengubah jumlah kos.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.