供应商需求规格

活动直播制作需求说明

无法出行的会员想观看您的会议直播，您需要一家能稳妥交付的供应商。

咨询直播协调活动蓝图（策划方案）

将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

直播制作需求说明写明：线上观众是谁，应看到听到什么，在哪里播出，谁同意被拍摄和播出，连线中断时怎么办，以及开播前如何测试。

网络、设备和技术设计由制作供应商和场地提出并确认。您的说明书确定结果、负责的人和必须遵守的规则。

先决定线上观众得到什么

只用一台摄像机拍大会的直播，与带有字幕图形、远程嘉宾和现场提问的制作型转播不同。请写明您要哪一种，因为成本和人手相差很大。

决定线上观众是谁：登记会员、更广泛的公众，还是受邀嘉宾。这决定访问控制、平台选择，以及个人数据方面的问题。

决策顺序

选定目的和观众：面向会员的只看转播、互动环节，或供日后观看的录制。
列出要直播的环节和不直播的环节，例如闭门环节或赞助商环节。
决定平台、观众如何进入，以及谁拥有账号和录像。
确认讲者和参与者对拍摄和播出的同意，以及现场向观众发出什么告示。请咨询贵方的法务或数据保护联系人应如何处理。
确定语言、字幕和口译需求，并与口译服务提供方协调。
商定互动方式：聊天、投票、现场提问，谁来主持，谁来回答。
请供应商提出技术设计、与场地的连线安排和备份方案，并以书面确认。
安排测试时间表和验收标准，然后用建议书征询文件完整性检查工具核对说明书。

说明书内容与确认方

方面	主办方写明	供应商提出并确认
观众与访问	谁观看、如何登记、访问控制	平台选项及访问如何管理
直播的环节	哪些环节、起止时间	每个厅室的人员和机位安排
内容与字幕图形	品牌、标题、幻灯片、远程嘉宾	如何切换混合、幻灯片如何接入
权利与同意	需要的讲者协议、观众告示、谁持有录像	录像的处理方式；法律和数据保护由您自己的联系人审阅
语言与字幕	语言、字幕需求、口译	音频声道、字幕方式，以及与口译服务提供方的衔接
互动	聊天、提问、投票及由谁主持	支持互动的工具和主持人界面
网络连接	对场地的需求、场地网络联系人	所需带宽、连线方案和备份，交场地确认
备份与故障	直播中断时怎么办	备用路线、切换流程和向观众发布的讯息
存档与重播	是否需要重播，谁剪辑、何时完成	录制格式、存储和移交
测试	测试何时进行、谁参加	测试方案及可共享的结果

开播前的验收测试

在实际线路上做完整彩排，并请场地之外的一个人观看并反馈。
在普通手机和笔记本电脑上检查声音和画面，而不只是看制作监视器。
一位远程嘉宾加入，能被听到，主持人可以把问题显示在屏幕上。
有意切换到备用路线，并记录切换所需时间。
字幕和任何语言声道，由会说该语言的人检查。

常见误区

直播了讲者并未同意的环节，到了当天才发现。
以为场地的无线网络能承载直播，却没有讨论专用线路。
线上提问没有主持人，线上观众觉得被忽视。
把直播当成录像，之后发现存档文件无法使用。
平台账号开在供应商名下，主办方无法取得存档。

实例演示 · 虚构示例

区域会员大会的直播说明

虚构组织与数字，仅作说明。

一个虚构的工程协会预计现场 300 人，线上会员 80 至 150 人，涵盖大会和一个分会场。初稿只要求提供直播，没有其他内容。

现在的说明书写明观众仅限登记会员，指定大会和一个分会场直播，并列出必须在活动前签署同意书的讲者。它要求英文字幕和马来语音频声道、为线上提问指定主持人、场地专用线路加备用路线，以及两天前的完整彩排。供应商的方案现在在备份设计上出现差异，这正是筹委会想比较的地方。

可直接使用

直播制作需求说明模板

复制到文档中，连同议程和场地技术资料一起发出。

活动、日期、场地，主办方及场地技术联系人：
目的和线上观众：是谁、如何登记或进入：
要直播的环节和不直播的环节，附时间：
形式：单机位、多机位或制作型；字幕图形；远程嘉宾：
平台偏好，以及谁拥有账号和录像：
讲者和参与者的同意：需要什么、谁收集、对观众的告示（由我方法务或数据保护联系人审阅）：
语言、字幕和口译需求：
互动：聊天、提问、投票、主持人及由谁回答：
网络连接：我们对场地的需求；请提出带宽、方案和备份，交场地确认：
故障方案：直播中断时观众看到和被告知什么：
重播与存档：格式、谁剪辑、交付日期、用途：
测试时间表和验收标准：
报价格式：分项列出，并列明不含项目：
方案截止日期、提问截止日期和决定日期：

打开工具: 活动建议书征询文件完整性检查器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

面向会员的单厅单机位直播，使用您已熟悉的平台。
场地提供线路和技术员，讲者已同意被直播。
不需要重播。

以下情况，外部策划协助更有价值

多个厅室、远程嘉宾、多语言或互动环节需要统筹规划。
同意、数据和权利问题涉及法务、传讯和议程团队。
场地网络、视听和直播制作必须协同运作。

想让直播说明与议程衔接起来吗？

活动蓝图可以把直播说明与议程、场地要求、讲者协议流程和视听说明联系起来，并指定审核负责人。项目负责人可以协调这项工作，技术设计由制作供应商和场地确认，同意和数据问题由您自己的顾问处理。

咨询直播协调将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

讲者需要同意被直播吗？

请咨询贵方法务或传讯联系人如何取得同意及需要什么告示。把这项要求尽早放入讲者沟通，也写进说明书，让供应商知道哪些环节已获准。

直播和录像是一回事吗？

不是。直播实时服务观众，录像是日后使用的文件。两者都需要就都写明，并说明谁剪辑和交付存档。

场地的无线网络能承载直播吗？

请场地和供应商书面确认将使用什么线路及其容量。不要假设一般的无线网络就够用。

如何让线上观众参与？

确定互动方式，例如聊天或经主持人筛选的提问，指定主持人，并在流程表中给他们位置。请供应商说明哪些工具支持。