供应商需求规格

活动平面设计需求说明该写什么

议程页、胸牌、幻灯片和横幅都需要设计，而设计师只能交付说明书列出的内容。

将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

平面设计需求说明要列出：要制作的每项素材、各自的用途、尺寸和语言、谁提供文字和标志、含几轮审稿、谁批准，以及最后交付哪些文件。

多数延误来自内容迟交和审批不清，而不是设计时间。请在每项素材旁写明内容截止日期和批准人。

说明书要定下什么

平面设计需求说明事项
事项	要写什么	验收测试
素材清单	活动形象、议程、邀请函、胸牌、幻灯片模板、横幅、证书。标明必需和可选。	每项素材都有用途、尺寸和截止日期。
尺寸与用途	印刷或屏幕，由印刷商、标识或平台供应商提供最终尺寸。	规格来自将使用该文件的供应商。
语言	哪些素材用英文、马来文、华文或其他语言，以及谁核对每种语言。	每项素材都指定语言负责人。
内容与标志	谁提供文字、讲者照片和标志，用什么格式，在哪天前提供。	按日期登记内容收到情况。
品牌规则	现有规范、颜色、字体、标志使用，以及活动是否有自己的形象。	附上规范，或由设计师提案、主办方批准。
审稿轮次	含几轮、谁汇总意见、谁给出最终批准。	每轮只有一份汇总意见表。
交付文件	最终文件、可编辑源文件、字体和图片版权，以及谁拥有设计成果。	权利和文件清单已书面写明。

审批与权利

委员会里会有很多人发表意见。请指定一人汇总意见，一人给出最终批准，否则轮次会不断增加。询问设计成果归谁所有，以及设计师使用的字体和图片是否有授权。涉及权利的合同条款，应由您自己的顾问审阅。

要向设计师提出的问题

这些素材中哪些您以前设计过？可以给我们看案例吗？
含几轮审稿？之后怎么处理？
将使用哪些字体和图片？授权由谁持有？
您交付哪些源文件和格式？
您希望如何收到文字和标志？按开幕日期，最晚什么时候？

常见的缺口

讲者照片和简介在议程排版后才到。
印刷商的规格在设计稿批准后才到。
三个人在同一天发来相互矛盾的意见。
翻译很晚才加入，版面被打乱。

实例演示 · 虚构示例

虚构研讨会的形象与印刷套件

以下为虚构机构和数字，仅用于说明合适的详细程度。

一个虚构的医院管理学会计划举办半日研讨会。秘书处列出六项素材：邀请函、议程手册、胸牌、幻灯片模板、两条横幅和出席证书。

设计师的报价含两轮审稿。秘书处指定名誉秘书汇总意见、主席为最终批准人，并把内容截止日期定在印刷前两周。

可直接使用

平面设计需求说明模板

复制到文档中，如有品牌规范请一并发送。未知事项写“未决定”，并注明负责人和日期。

活动、日期、观众和形象（沿用或新做）：
素材清单：用途、尺寸、语言和截止日期：
印刷商、标识或平台供应商提供的规格，及收到日期：
每项素材的内容提供方：文字、照片、标志、格式和日期：
已附品牌规范，或由设计师提案：
含审稿轮次、意见汇总人、最终批准人：
印刷或发布前的样稿批准：
交付：最终文件、源文件、字体和图片授权：
设计成果所有权和使用权立场（交顾问审阅）：
计价基础：每项素材、轮次、额外轮次、加急：
设计师需写明的变更条款：
验收：每项素材对照规格检查，签认人：

打开工具: 活动建议书征询文件完整性检查器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

少量简单素材，沿用现有模板。
委员会对形象已有共识。
有一个人可以快速批准。

以下情况，外部策划协助更有价值

素材多，涉及印刷、屏幕和场地，且有多种语言。
多个供应商的规格和截止日期相互牵动。
审批分散在委员会里，轮次不断增加。

希望把设计需求与其他供应商协调起来？

活动蓝图可以把设计交付物与标识、签到和平台说明并列，使用同一份规格和截止日期清单。之后项目负责人可以收集内容和批准，让设计师拿到完整的素材。

讨论设计需求说明将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

应该含几轮审稿？

两轮是常见的起点，但请询问设计师包含几轮。写明谁汇总意见，每一轮才有效。

最终设计成果归谁所有？

这是权利问题，需与您自己的顾问书面处理。请设计师在报价中写明立场。

应该由设计师选印刷商吗？

先决定由谁与印刷商签约。无论哪种做法，设计稿定稿前都要拿到印刷商的规格。