Apa yang perlu ada dalam taklimat platform digital acara
Aplikasi acara atau platform maya sedang dipertimbangkan, dan pembekal perlu tahu tugas yang mesti dilaksanakan, dan bukan senarai ciri sahaja.
Jawapan ringkas
Taklimat platform digital bermula daripada tugas, seperti berkongsi agenda, mengumpul soalan, imbas masuk, menganjurkan siaran langsung atau menyimpan bahan penceramah, kemudian menyenaraikan ciri bagi setiap satu, data terlibat, integrasi, sokongan semasa acara dan pelan ujian.
Soalan perlindungan data, keselamatan dan pengehosan untuk pembekal serta penasihat undang-undang atau IT anda sendiri jawab. Taklimat merekodkan soalan, jawapan dan siapa menerimanya.
Perkara yang mesti diselesaikan
| Perkara | Apa yang ditulis | Ujian penerimaan |
|---|---|---|
| Tugas yang dilaksanakan | Akses agenda, profil penceramah, soalan langsung dan undian, rangkaian, dokumen, siaran langsung atau tontonan atas permintaan. | Setiap tugas ada pemilik dinamakan dan cara menguji. |
| Pengguna dan akses | Perwakilan, penceramah, pempamer, penganjur, dan cara setiap satu log masuk. Bahasa diperlukan. | Akaun ujian bagi setiap peranan. |
| Data dan privasi | Data peribadi apa dipegang platform, dari mana, siapa boleh melihat dan apa berlaku selepas itu. | Pembekal menjawab pek soalan privasi secara bertulis; penasihat menyemak. |
| Integrasi | Pautan kepada pendaftaran, suapan siaran langsung atau audiovisual, dan sebarang eksport untuk katering atau lencana. | Rajah aliran data dipersetujui setiap pembekal. |
| Muat naik kandungan | Siapa memuat naik agenda, biodata penceramah dan dokumen, menjelang tarikh bila, dan siapa meluluskan. | Tarikh beku kandungan dinyatakan; muat naik contoh diuji. |
| Sokongan semasa acara | Jam, bahasa, saluran dan siapa mengendalikan pertanyaan pengguna pada hari acara. | Senarai kenalan sokongan dikeluarkan dan diuji. |
| Beban dan sandaran | Anggaran pengguna serentak dan apa berlaku jika platform atau internet lokasi gagal. | Pembekal menyatakan pendekatan; lokasi mengesahkan sambungan secara berasingan. |
Soalan data, keselamatan dan pengehosan
Penganjur memutuskan data apa yang sanggup dipegang dan untuk berapa lama. Pembekal menerangkan di mana dan bagaimana ia disimpan. Penasihat undang-undang atau IT anda menyemak jawapan. Jangan menganggap demo yang menarik bermakna soalan ini sudah dijawab.
- Di mana data peserta dihoskan dan siapa di pihak pembekal boleh mengaksesnya?
- Bagaimana persetujuan direkodkan bagi ciri rangkaian atau perkongsian kenalan?
- Bagaimana bahan penceramah disimpan, dan siapa boleh memuat turunnya?
- Apa berlaku kepada data dan rakaman selepas acara, dan menjelang bila ia dipadam atau dipulangkan?
- Apakah susunan pemberitahuan insiden?
Ujian sebelum pelancaran
- Cipta akaun ujian bagi setiap peranan dan log masuk daripada telefon dan komputer riba yang digunakan hadirin anda.
- Muat naik agenda contoh dan satu dokumen penceramah, kemudian semak apa dilihat setiap peranan.
- Jalankan sesi olok-olok ringkas untuk menguji soalan, undian dan sebarang suapan siaran langsung.
- Semak eksport data dengan senarai pendaftaran.
- Sahkan kenalan sokongan membalas semasa slot percubaan.
Jurang yang biasa berlaku
- Platform dibeli untuk ciri yang tiada siapa gunakan.
- Kandungan tiba selepas aplikasi diterbitkan dan kemas kini tidak dirancang.
- Internet lokasi dianggap mencukupi.
- Dua sistem masing-masing memegang senarai peserta berbeza.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Aplikasi acara sebuah persatuan fiktif
Organisasi dan angka fiktif, hanya untuk menunjukkan tahap perincian.
Sebuah persatuan akauntan fiktif mempertimbangkan aplikasi acara untuk persidangan 400 orang. Urus setia menulis empat tugas: agenda, soalan langsung, dokumen penceramah dan senarai perwakilan untuk rangkaian.
Dua pembekal membuat demo. Taklimat meminta kedua-duanya menjawab soalan privasi dan menyatakan apa diperlukan setiap tugas daripada pendaftaran. Satu pembekal tidak dapat mengimport senarai pendaftaran, yang dicatat urus setia sebagai jurang.
Gunakan sendiri
Templat taklimat platform digital
Salin ke dokumen dan hantar kepada setiap pembekal dengan soalan yang sama. Tandakan perkara tidak diketahui sebagai Belum diputuskan bersama pemilik dan tarikh.
- Acara, tarikh, saiz hadirin, bahasa:
- Tugas yang mesti dilaksanakan platform, pemilik setiap satu:
- Peranan dan log masuk, akaun ujian diperlukan:
- Data peribadi dipegang, sumber, akses, simpanan, pemadaman:
- Soalan privasi dan keselamatan dihantar, dengan tarikh dijawab dan penyemak:
- Integrasi dengan pendaftaran, siaran langsung, audiovisual, eksport:
- Pemilik kandungan, tarikh muat naik, beku kandungan, peluluskan:
- Jam sokongan, bahasa, saluran, kenalan eskalasi:
- Anggaran pengguna serentak, sandaran jika platform atau rangkaian gagal:
- Pelan ujian: peranan, kandungan contoh, sesi olok-olok, semakan eksport data:
- Asas harga: persediaan, lesen, sokongan, tambahan:
- Penerimaan: pelan ujian selesai, kandungan diterbitkan, disahkan oleh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Aplikasi atau halaman agenda ringkas tanpa data peribadi selain pendaftaran.
- Seorang individu boleh memuat naik kandungan dan menjawab soalan pengguna.
- Pembekal dikenali dan kegunaannya sama seperti tahun lalu.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Rangkaian, soalan langsung, siaran langsung dan pendaftaran saling disambung.
- Jawapan privasi dan keselamatan perlu disemak penasihat dan susulan dengan pembekal.
- Beberapa pembekal dan rangkaian lokasi mesti berfungsi bersama.
Mahu taklimat platform diselaraskan dengan pembekal lain?
Event Blueprint boleh menyusun keperluan platform di sebelah taklimat pendaftaran, siaran langsung dan audiovisual, dengan aliran data dan tarikh akhir kandungan di satu tempat. Ketua projek kemudian boleh menyelaras sesi ujian dan mengumpul jawapan bertulis untuk penasihat anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kami memerlukan aplikasi acara?
Mulakan daripada tugas. Jika agenda dan dokumen boleh berada pada halaman ringkas, aplikasi mungkin tidak diperlukan. Pilih platform hanya untuk tugas yang dilakukannya dengan lebih baik.
Siapa menyemak keselamatan dan privasi?
Penasihat undang-undang atau IT anda sendiri, menggunakan jawapan bertulis pembekal. Taklimat menghimpunkan soalan dan jawapan di satu tempat.
Bagaimana jika internet lokasi perlahan?
Tanya lokasi dan pembekal secara berasingan tentang sambungan dan sandaran, kemudian uji di tapak jika boleh.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.