会议工作流程如何处理可识别患者的材料？
病例报告、图像和录制内容可能把患者信息带到临床团队未曾预料的地方，例如共享云盘、幻灯片和录像。
简要回答
材料是否可识别个人、是否有同意，以及法律和机构有哪些要求，应由讲者所属机构、协会的伦理或隐私负责人，必要时由有资质的顾问回答。组织者的任务，是找出材料经过的每个环节，确保有指定的人在材料继续流转之前予以放行。
画出从提交到归档的流程，标出可能出现患者材料的每一步，并在每一步加上“放行”栏和处理规则。
组织者决定什么，转交什么
组织者决定文件存放在哪里、谁可以打开、何时删除。至于病例图像是否已足够匿名、同意是否充分，不由组织者判断。
这些问题交给讲者所属机构和协会的负责人。记录答复、答复人姓名和日期。
患者材料可能进入流程的位置
- 摘要和病例报告的提交，包括附件。
- 讲者通过电子邮件或聊天发送的幻灯片、图像和视频片段。
- 开放访问的共享云盘和文件传输链接。
- 评审资料包和委员会邮件。
- 印刷议程、海报和电子海报。
- 现场录制、直播和从会场发布到社交媒体。
- 摄影，以及观众提问中提到的病例。
- 会后的会议论文集、点播库和档案。
- 收到幻灯片文件的翻译和设计供应商。
处理顺序
- 向协会负责人索取有关投稿和演讲中患者材料的书面规定，并确认批准人。
- 在征稿通知和讲者须知中写明：可识别患者的材料须先经讲者所属机构放行才可发送。
- 给每个文件指定负责人，并在材料登记表中记录放行状态。
- 把文件共享链接限制给指定收件人，并设定删除日期。
- 以书面告知音视频、录制和设计供应商，哪些文件可以处理、哪些不可以。
- 预先决定讲者或参会者在会场展示未放行材料时怎么办，并向主持人说明。
- 会后关闭登记表，记录哪些已删除、哪些保留。
向有资质一方提出的问题
请向协会的隐私或伦理负责人，以及相关的法律顾问提问：我们的议程材料适用哪些法律和机构规定？在会员所属专业中，什么算可识别？必须具备什么同意或批准？谁可以批准放行？文件可以保存多久？材料被误传时必须通知谁？马来西亚当前的要求，请以主管机构自己发布的指引为准，不要依赖二手摘要。
实例演示 · 虚构示例
虚构的影像学会会议
虚构组织与数字，仅供说明。
虚构的 Persatuan Pengimejan Contoh 收到 60 份摘要，其中 14 份附有图像。委员会的伦理负责人表示每位讲者须确认已获自己所属机构放行，并请秘书处记录。
秘书处在材料登记表中增加“放行”栏。两位讲者通过聊天发送了幻灯片；文件被移到受限文件夹，聊天中的副本被删除。录制供应商获书面通知：第 5 和第 9 场在放行确认前不得录制。
会后，登记表显示了删除的内容和日期。
可直接使用
患者材料流程登记表
复制此表。材料可能经过的每个流程步骤各占一行。
| 流程步骤 | 材料类型 | 存放或发送位置 | 谁有权限 | 放行人（姓名与职务） | 引用的规定 | 删除日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 议程中没有病例材料，且已向讲者发布简短规则。
- 文件位置单一，供应商很少。
- 协会内有明确的人员能快速答复放行问题。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 摘要和幻灯片多且带图像，多家供应商和评审在处理文件。
- 材料通过聊天、邮件和共享云盘流转，没有登记表。
- 计划录制或建立点播库，而放行规则不明确。
需要有人把文件流程管起来吗？
会议项目负责人可以梳理材料流向，与贵会团队建立登记表和受限文件位置，向供应商和主持人说明委员会的规则，并向讲者催收放行记录。放行决定和法律问题仍由贵方机构、伦理负责人和有资质的顾问负责。请发送投稿流程和供应商名单，以确定工作范围。
主办方常见问题
组织者可以判断图像是否已匿名吗？
不可以。该判断属于讲者所属机构和协会负责人。
可以通过电子邮件收集幻灯片吗？
若协会规定允许，使用带指定权限的受控上传，并向负责人确认。
录制内容怎么办？
逐场以书面约定哪些可以录制和发布，并在录制开始前确认放行。
材料误传时通知谁？
提前询问负责人必须通知谁、何时通知，并写入供应商须知。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。