如何帮助首次参加活动的协会会员建立联系
首次参加的会员常常谁也不认识，而筹委会希望他们离场时至少认识三个人。
简要回答
当有指定的主持人等候新会员、新会员同意被介绍，而且配对有理由（例如同一地区、同一专业或同一个问题）时，介绍才会有效。只靠不同颜色的胸牌做不到这一点。
需要规划三件事：如何在征得同意的前提下识别新会员，由谁来接待，以及最初十五分钟发生什么。招待会的其他部分见会员交流招待会策划指南。
谁是新会员，由谁决定是否被标记？
在报名时询问，而不是在门口：“这是您第一次参加我们的活动吗？您希望主持人为您介绍几位会员吗？”答案要明确为是或否，并且只有秘书处和主持人能看到。
除非会员自己选择，否则避免使用公开标记，例如特别丝带。有些新会员是刚加入协会的资深专业人士，标签可能让人觉得被居高临下对待。
按理由配对，而不是按轮流
好的配对至少有一个具体联系：同一个州、同一专业、同类雇主，或新会员在表格中提出的问题。报名时收集一行可选内容，例如“我希望向其他会员学习的一件事”。
主持人随后用一句话介绍，让双方都有话可说：“Aisyah 今年刚加入，做雨水排放方面的工作；Tan 先生曾主持那个工作小组。”
最初的十五分钟
- 迎宾处的工作人员按姓名问候新会员，并亲自带他们去见主持人，而不是只指方向。
- 主持人做两次介绍，并停留几分钟后再离开。
- 主持人建议下一场可参加的环节或桌位，让新会员有下一步安排。
- 秘书处记录谁被介绍给谁，仅在会员同意时用于后续联系。
要向场地和筹委会确认的问题
- 迎宾处可以设在哪里，才能避免来宾排在报到队伍后面？
- 哪些筹委会成员担任主持人，他们是否同意一开始就离开自己的圈子？
- 入口附近是否有座位区，供想先观察的新会员使用？
- 报名表能否容纳同意问题和可选的一行内容？
常见失误
- 主持人有名字但没有说明，结果先和朋友打招呼。
- 新会员名单被广泛传阅，会员觉得被点名。
- 为图方便而配对，结果介绍以点头结束。
- 没有后续跟进，新会员明年不再参加。
实例演示 · 虚构示例
一个有 40 位新会员的虚构协会
组织与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的 Persatuan Fiktif Jurutera Perunding 预计 220 位参会者中约有 40 位新会员。秘书处在表格中加入同意问题，31 人回答愿意。
六位主持人各自负责五至六位新会员，并附上每对配对的理由。秘书处在活动中段与主持人核对，感谢信只寄给同意后续联系的会员。
可直接使用
新会员介绍的主持人说明
复制成每位主持人一页的说明，并填入姓名。
- 主持人姓名及负责的会员：
- 新会员姓名、专业及其分享的一行内容：
- 每对配对的理由（地区、专业、问题）：
- 使用的介绍语句：
- 与新会员见面的地点和时间：
- 要介绍的两位会员，以及建议下一步参加的一个环节：
- 如新会员想先观察：如何自然地让其独处：
- 秘书处之后会问您什么（仅限会员同意时）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 会员规模小，主持人已认识大部分新会员。
- 一位秘书处成员可以同时负责报到和主持人说明。
- 活动只有一个房间和一场招待会。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个分会或分组参加，新会员需要不同的主持人。
- 报名表、主持人名单和场地迎宾处需要由一个人统筹。
- 主持人是志愿者，需要说明、提醒和一个固定联系人。
需要有人统筹主持人安排吗？
会议项目负责人可以设置报名问题、主持人说明、与场地商定迎宾处布局，并安排后续联系时间表，同时用邀请序列规划工具发送主持人提醒。主持人人选和会员数据的决定仍由筹委会负责。
主办方常见问题
需要多少位主持人？
常见的起点是每五至六位新会员配一位主持人，再加几位备用，应对临时到场的人。请根据筹委会的人手和场地大小调整。
新会员不想被介绍怎么办？
尊重他们的选择。提供较安静的替代方式，例如一张小桌或简短活动，并参见如何帮助不善社交的代表参与。
可以把新会员名单交给赞助商吗？
只有在会员报名时同意这一具体用途才可以。请先核对您自己的隐私声明，并咨询数据保护负责人后再分享任何名单。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。