赞助交流活动如何照顾非采购型嘉宾
有赞助商愿意承办招待会，而筹委会希望即使不会购买任何东西的会员也感到受欢迎。
咨询招待会统筹将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
如果在发出邀请前就以书面约定好规则，赞助的招待会就能保持友好：品牌放在哪里，赞助商人员如何行事，赞助商可以收集什么、不可以收集什么，以及谁来致辞。让当晚的目的始终属于会员。
尽早与赞助商确定规则。了解招待会目的的赞助商才能融入其中。本页只讨论招待会；赞助销售和套餐不在这里所述的策划角色之内。
非采购型嘉宾需要感受到什么
- 他们是作为会员受邀，而不是作为潜在客户。
- 没有人会不经询问就扫描他们的胸牌或向他们推销。
- 主厅是用来交谈的，不是展示厅。
- 赞助商得到致谢，但不占据整个空间。
要与赞助商确定的事项
| 事项 | 选项 | 由谁同意 |
|---|---|---|
| 品牌位置 | 入口标识、饮品台、一个角落；不占满整个场地 | 秘书处与赞助商 |
| 致辞或欢迎 | 一次简短致谢，限时，不谈产品 | 活动负责人与赞助商 |
| 赞助商人员的行为 | 由指定的接待人员而非销售人员出面；已说明迎宾方式 | 赞助商与秘书处 |
| 数据收集 | 仅在代表明确同意时；默认不扫描胸牌 | 筹委会、赞助商与您的数据保护负责人 |
| 赠品与演示 | 设可选的桌位，远离主要动线 | 秘书处与赞助商 |
| 宾客名单 | 先办会员招待会；赞助商的宾客提前申报 | 筹委会 |
餐饮与场地问题
赞助商可能想提供或指定餐饮。请场地和餐饮供应商以书面确认场地允许什么，并要求把清真状态、食材和酒类安排作为待确认的事实列出，而不是想当然。
供应什么由您自己组织的政策决定。请与筹委会核对该政策，并通过报名了解会员需要哪些安排。
常见失误
- 每个杯子和餐巾上都有赞助商名字，整晚像一场广告。
- 赞助商人员站在入口发传单。
- 致辞变成产品介绍。
- 赞助商在代表不知情的情况下通过扫描收集联系方式。
- 不购买的会员早早离场，并劝同事别来。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构的协会与一家软件赞助商
组织与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的 Persatuan Fiktif Pengurus Fasiliti 有一家软件公司愿意赞助 120 人的招待会。筹委会写了一页规则表：品牌只出现在饮品台和入口，致谢三分钟，赞助商人员担任接待，不扫描胸牌。
赞助商同意，并且邀请函告知会员这场晚会是为全体会员举办的。
可直接使用
赞助招待会规则表
在发出邀请前，逐行与赞助商以书面确认。
- 招待会的目的（与邀请函一致）：
- 品牌出现的位置和不出现的位置：
- 致辞：谁、多长、内容范围：
- 赞助商人员：姓名、角色及迎宾说明日期：
- 数据收集：允许什么、仅限代表自愿同意、如何向代表说明：
- 赠品或演示：地点、时间，以及是否可选：
- 餐饮：由谁决定，场地和餐饮供应商需书面确认什么：
- 当晚谁可批准更改，代表如何提出顾虑：
- 邀请函中对赞助商的说明：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 与赞助商关系稳固，并认同您的目的。
- 一人负责与赞助商沟通。
- 招待会规模小，不拘形式。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 有多个赞助商，或存在竞争关系的赞助商都想露出。
- 规则需要谈判，并由中立的人在当晚执行。
- 场地、餐饮和赞助商的安排需要一起协调。
需要有人确定招待会规则并在当天执行吗？
会议项目负责人可以起草规则表供您批准，协调场地和餐饮问题与赞助商的要求，并在当晚向接待人员说明。与赞助商的洽谈和商业条款仍由您自己的团队负责。
主办方常见问题
邀请函上应该写赞助商名字吗？
应该，清楚地写，并加一句说明招待会是为全体会员举办的。隐瞒赞助最容易引起摩擦。
赞助商能看到谁出席了吗？
只有在代表报名时同意这一具体用途才可以。分享任何名单之前，请先咨询您的数据保护负责人。
赞助商想要的饮品政策与我们的不同怎么办？
适用您自己组织的政策。尽早与赞助商、场地和餐饮供应商沟通，并记录达成的约定。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。