活动特殊饮食需求收集
报名已经截止，供应商要饮食数字，而收到的答案混杂着勾选、自由文字和电邮。
简要回答
用一个简短的结构化问题收集特殊饮食需求，过敏另设单独栏位，其他情况留一个自由文字框，并让截止日期与供应商的截止日期一致。
然后把答案整理成给供应商的数量。只有供应商为经核实的流程需要时，才把过敏详情连同来宾姓名一起交给对方。
报名时问什么
| 问题 | 类型 | 原因 |
|---|---|---|
| 您有特殊饮食需求吗？ | 是或否 | 让大多数来宾可以跳过后面的问题 |
| 以下哪些适用？ | 勾选：素食、纯素、不吃牛肉、不吃猪肉、不吃海鲜、无麸质、其他 | 得到可统计的类别 |
| 您有需要告知供应商的食物过敏吗？ | 是或否，再填写文字 | 把过敏信息与饮食偏好分开 |
| 还有其他吗？ | 自由文字 | 补充清单遗漏的内容 |
| 我们可以把这些信息告知供应商吗？ | 勾选框 | 让来宾知道谁会看到 |
把偏好与过敏分开
偏好和过敏是两种不同的需求，供应商的处理方式也不同。请在不同栏位收集，并按过敏原信息交接中的流程把过敏详情交给供应商。
清真需求属于对供应商的单独核实，而不是来宾偏好。参见清真资质核验问题。
截止日期与提醒
- 向供应商询问饮食数量最后可以更改的日期，并写进表单。
- 把饮食答案的报名截止日期定在比它至少早几天。
- 在截止前向勾选“是”但详情留空的来宾发一次提醒。
- 截止之后，说明迟到的需求如何处理，例如事先与供应商商定尽力而为。
处理重叠需求
既是纯素又不能吃坚果的来宾是一个人，而不是两个人。每位来宾只计一次，另用一张表记录重叠，并让供应商在同一行看到两项需求。饮食需求数量核对工具展示了如何让总数保持一致。
隐私
饮食和过敏信息可能透露健康或宗教方面的情况。限制谁能看到个人答案，数量足够时只分享数量，并请贵组织的隐私联络人确认答案可保留多久。
实例演示 · 虚构示例
320 位来宾研讨会的饮食收集
虚构机构与数字，仅为示意。
一个虚构的专业培训团队收到 320 份报名。其中 41 位勾选了饮食需求：22 位素食、6 位纯素、5 位无麸质、4 位不吃牛肉、4 位其他。另有 7 位在单独的栏位填写了过敏。
有两位来宾既是纯素又需要无麸质，团队只记录一次并注明重叠。供应商收到按类别的数量、重叠说明，以及 7 位来宾的过敏详情，并书面回复每项需求将如何满足。
可直接使用
饮食收集表单与交接表
把问题复制到您的报名表单，把表格复制到工作文件。
- 报名问题：是否有饮食需求；类别；是否过敏及详情；其他；是否同意分享。
- 供应商可更改数量的最后日期：
- 饮食答案的报名截止日期：
- 提醒日期：
- 谁可以看到个人答案：
- 与隐私联络人商定的保存期限：
| 类别 | 来宾（人数） | 与以下重叠 | 供应商回复（日期） |
|---|---|---|---|
| 素食 | |||
| 纯素 | |||
| 无麸质 | |||
| 不吃牛肉 / 猪肉 | |||
| 过敏（详情另存） | |||
| 其他 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 来宾名单短、只有一家供应商，报名平台支持增加栏位。
- 供应商提供表格或模板。
- 有一个人负责饮食名单。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多餐、多天或多个场地都需要数量。
- 来宾包括讲者、贵宾和赞助商，各有自己的安排。
- 迟到的更改、过敏详情和供应商的回复需要与场地和财务协调。
想把饮食收集安排好并跟进到底？
会议项目负责人可以与您一起写报名问题，与供应商商定截止日期，整理按类别的数量，并跟进供应商的书面回复。来宾信息如何使用和保护，仍由贵组织及其隐私联络人决定。
主办方常见问题
报名时应该询问过敏信息吗？
许多主办方会这样做，并设单独栏位。请向隐私联络人确认数据如何存放和分享。
如果来宾在截止后用电邮提出饮食需求怎么办？
按事先商定的尽力而为方式转交供应商，并告知来宾结果取决于供应商的回复。
可以把饮食数量发给所有工作人员吗？
对多数工作人员来说按类别的数量就够了。个人答案只留给需要的人。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。