Pengumpulan permintaan diet acara
Pendaftaran sudah ditutup, pembekal katering mahu bilangan diet, dan jawapan bercampur antara tanda, teks bebas dan e-mel.
Jawapan ringkas
Kumpul permintaan diet dengan satu soalan berstruktur yang ringkas, ruang berasingan untuk alahan, kotak teks bebas untuk yang lain, dan tarikh akhir yang sepadan dengan tarikh akhir pembekal katering.
Kemudian tukar jawapan kepada bilangan untuk pembekal katering, dan simpan butiran alahan bersama nama tetamu hanya apabila pembekal memerlukannya untuk proses yang disahkan.
Apa yang ditanya semasa pendaftaran
| Soalan | Jenis | Sebab |
|---|---|---|
| Adakah anda mempunyai keperluan diet? | Ya atau tidak | Membolehkan bahagian lain dilangkau bagi kebanyakan tetamu |
| Yang mana berkenaan? | Senarai tanda: vegetarian, vegan, tanpa daging lembu, tanpa babi, tanpa makanan laut, tanpa gluten, lain-lain | Memberi kategori yang boleh dikira |
| Adakah anda mempunyai alahan makanan yang perlu diketahui pembekal katering? | Ya atau tidak, kemudian teks bebas | Mengasingkan maklumat alahan daripada pilihan |
| Ada yang lain? | Teks bebas | Menangkap apa yang tiada dalam senarai |
| Bolehkah kami kongsikan ini dengan pembekal katering? | Kotak tanda | Memberitahu tetamu siapa akan melihatnya |
Asingkan pilihan dan alahan
Pilihan dan alahan ialah dua jenis permintaan yang berbeza dan pembekal katering mengendalikannya secara berbeza. Kumpul dalam ruang berasingan, dan serahkan butiran alahan kepada pembekal melalui proses dalam serahan maklumat alergen.
Keperluan halal ialah semakan berasingan terhadap pembekal katering, bukan pilihan tetamu. Lihat soalan pengesahan status halal.
Tarikh akhir dan peringatan
- Tanya pembekal katering tarikh terakhir bilangan diet boleh berubah, dan tulis dalam borang.
- Tetapkan tarikh tutup jawapan diet sekurang-kurangnya beberapa hari lebih awal.
- Hantar satu peringatan sebelum tarikh tutup kepada tetamu yang menanda ya tetapi mengosongkan butiran.
- Selepas tarikh tutup, nyatakan cara permintaan lewat dikendalikan, contohnya secara usaha terbaik yang dipersetujui lebih awal dengan pembekal.
Mengendalikan pertindihan
Tetamu yang vegan dan bebas kacang ialah seorang tetamu, bukan dua. Kira tetamu sekali, simpan jadual pertindihan, dan benarkan pembekal katering melihat kedua-dua permintaan pada baris yang sama. Alat penyelarasan bilangan keperluan diet menunjukkan cara memastikan jumlah konsisten.
Privasi
Maklumat diet dan alahan boleh mendedahkan butiran kesihatan atau agama. Hadkan siapa melihat jawapan individu, kongsi bilangan sahaja jika bilangan mencukupi, dan tanya pegawai privasi organisasi anda berapa lama jawapan boleh disimpan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pengumpulan diet untuk seminar 320 tetamu
Organisasi dan angka rekaan, hanya ilustrasi.
Sebuah pasukan pembelajaran profesional rekaan mengumpul 320 pendaftaran. Antaranya, 41 menanda keperluan diet: 22 vegetarian, 6 vegan, 5 tanpa gluten, 4 tanpa daging lembu dan 4 lain-lain. Tujuh melaporkan alahan dalam ruang berasingan.
Dua tetamu ialah vegan dan tanpa gluten, maka pasukan merekodkan mereka sekali dan mencatat pertindihan. Pembekal katering menerima bilangan mengikut kategori, nota pertindihan dan butiran alahan bagi 7 tetamu, dan membalas secara bertulis bagaimana setiap permintaan akan dipenuhi.
Gunakan sendiri
Borang pengumpulan diet dan helaian serahan
Salin soalan ke borang pendaftaran anda, dan helaian ke dokumen kerja.
- Soalan pendaftaran: diet ya atau tidak; kategori; alahan ya atau tidak dengan butiran; lain-lain; persetujuan berkongsi.
- Tarikh terakhir pembekal katering menukar bilangan:
- Tarikh tutup pendaftaran bagi jawapan diet:
- Tarikh peringatan:
- Siapa melihat jawapan individu:
- Tempoh penyimpanan dipersetujui dengan pegawai privasi:
| Kategori | Tetamu (bilangan) | Bertindih dengan | Balasan pembekal (tarikh) |
|---|---|---|---|
| Vegetarian | |||
| Vegan | |||
| Tanpa gluten | |||
| Tanpa daging lembu / babi | |||
| Alahan (butiran disimpan berasingan) | |||
| Lain-lain |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Senarai tetamu pendek, satu pembekal katering dan platform pendaftaran yang menyokong ruang tambahan.
- Pembekal katering membekalkan borang atau templat.
- Seorang individu memiliki senarai diet.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa hidangan, hari atau venue masing-masing memerlukan bilangan.
- Tetamu termasuk penceramah, VIP dan penaja dengan aturan sendiri.
- Perubahan lewat, butiran alahan dan balasan pembekal perlu diselaraskan dengan venue dan kewangan.
Mahu pengumpulan diet disediakan dan diikuti hingga selesai?
Ketua projek persidangan boleh menulis soalan pendaftaran bersama anda, menyelaraskan tarikh tutup dengan pembekal katering, menghasilkan bilangan mengikut kategori dan mengejar balasan bertulis pembekal. Cara maklumat tetamu digunakan dan dilindungi kekal keputusan organisasi anda dan pegawai privasinya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah kami meminta maklumat alahan semasa pendaftaran?
Ramai penganjur berbuat demikian, dalam ruang berasingan. Semak dengan pegawai privasi anda cara data disimpan dan dikongsi.
Bagaimana jika tetamu menghantar e-mel permintaan diet selepas tarikh tutup?
Serahkan kepada pembekal katering secara usaha terbaik yang dipersetujui lebih awal, dan beritahu tetamu bahawa ia bergantung pada balasan pembekal.
Bolehkah kami menerbitkan bilangan diet kepada semua kakitangan?
Bilangan mengikut kategori biasanya mencukupi untuk kebanyakan kakitangan. Simpan jawapan individu dengan orang yang memerlukannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.