Model jumlah peserta katering acara
Pembekal katering meminta angka, dan jumlah pendaftaran, jumlah berbayar dan bilangan yang anda jangka di dalam bilik semuanya berbeza.
Jawapan ringkas
Model jumlah katering bermula dengan tetamu berdaftar, melaras untuk peratusan yang dijangka tidak hadir, menambah penceramah, kru dan tetamu yang tiada dalam senarai pendaftaran, dan memberi bilangan rendah, mungkin dan tinggi bagi setiap hidangan.
Model ini anda bina daripada rekod sendiri. Pembekal katering mengesahkan bilangan yang boleh diterima dan tarikhnya, dan kontrak menentukan apa yang anda terikat.
Asingkan angka yang sering dicampur
| Angka | Maksudnya | Sumbernya |
|---|---|---|
| Berdaftar | Semua yang melengkapkan pendaftaran | Platform pendaftaran |
| Berbayar atau disahkan | Tetamu berdaftar yang telah membayar atau diluluskan | Kewangan atau sekretariat |
| Dijangka pada hari acara | Tetamu berbayar selepas mengambil kira yang tidak hadir | Andaian anda daripada acara lalu |
| Bilangan hidangan | Tetamu dijangka tambah penceramah, kru, hos dan tambahan, bagi setiap hidangan | Model anda |
Bina model mengikut urutan
- Senaraikan setiap hidangan atau perkhidmatan minuman sebagai baris sendiri: contohnya kopi sambutan, makan tengah hari dan rehat petang.
- Bagi setiap baris, mulakan dengan bilangan berbayar atau disahkan untuk hari itu.
- Gunakan andaian kehadiran bagi setiap hidangan. Gunakan acara lalu anda, atau acara setanding terdekat yang ada rekod pasukan anda, dan catat sumbernya.
- Tambah penceramah, moderator, jawatankuasa, kru, kakitangan penaja dan tetamu jemputan yang mungkin tiada dalam senarai pendaftaran. Lihat penyelarasan makanan penceramah dan penyelarasan makanan kru.
- Hasilkan tiga bilangan: rendah, mungkin dan tinggi. Jangan purata kepada satu angka.
- Kongsikan tiga bilangan dengan pembekal katering dan tanya yang mana satu digunakan kontrak dan bila ia perlu disahkan.
Mengapa kehadiran boleh berbeza mengikut hidangan
Kopi sambutan mungkin sesak sementara rehat lewat petang lengang. Sesetengah tetamu hanya hadir satu hari daripada acara dua hari, atau pulang selepas sesi makan tengah hari. Jika sesuatu hidangan terikat kepada sesi tertentu, asaskan baris itu pada kehadiran dijangka sesi tersebut.
Soalan untuk pembekal katering
- Sehingga tarikh bila bilangan boleh dikurangkan, dan sehingga bila boleh ditambah?
- Apakah yang dikira sebagai minimum yang mengikat anda dalam kontrak, dan adakah ia dikenakan bagi setiap hidangan atau setiap hari?
- Adakah bilangan berasingan bagi hidangan diet? Lihat pengumpulan permintaan diet.
- Bagaimana penceramah, kru dan tambahan dikira?
Hubungan dengan bilangan akhir
Gunakan halaman pengesahan akhir jumlah katering apabila tarikh pengesahan hampir, dan uji kesan setiap senario dengan kalkulator senario jaminan minimum katering. Pastikan setiap baris diet diselaraskan dengan alat penyelarasan bilangan keperluan diet.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Model jumlah untuk persidangan ahli sehari
Organisasi dan angka rekaan. Andaian kehadiran hanyalah ilustrasi, bukan penanda aras.
Persatuan Fiktif Perakaunan Perniagaan mempunyai 260 pendaftaran berbayar. Rekod sekretariat menunjukkan kehadiran pada acara lalu biasanya lebih rendah daripada tempat berbayar, maka ia menetapkan andaian kes rendah, mungkin dan tinggi pada 80%, 90% dan 95%.
Dengan menambah 18 penceramah dan moderator, 12 kru dan ahli jawatankuasa serta 10 tetamu jemputan, baris makan tengah hari menjadi kira-kira 248, 274 dan 287 hidangan. Baris kopi sambutan ditetapkan pada kes mungkin, dan rehat lewat petang ditetapkan sedikit lebih rendah. Sekretariat menghantar ketiga-tiga bilangan kepada pembekal katering dan bertanya yang mana satu digunakan kontrak.
Gunakan sendiri
Helaian kerja jumlah katering
Salin dan isi satu baris bagi setiap hidangan atau perkhidmatan minuman.
- Tulis sumber setiap andaian kehadiran.
- Simpan rendah, mungkin dan tinggi sebagai lajur berasingan.
- Rekod tarikh pengesahan pembekal di sebelah setiap baris.
| Hidangan atau perkhidmatan | Berbayar / disahkan | Andaian kehadiran (sumber) | Penceramah, kru, tambahan | Rendah | Mungkin | Tinggi | Tarikh pengesahan pembekal |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Kopi sambutan | |||||||
| Makan tengah hari | |||||||
| Rehat petang |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda mempunyai rekod kehadiran daripada acara lalu.
- Katering hanya satu hidangan dan satu pembekal.
- Kewangan sudah memberitahu cara kontrak melayan perubahan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa hidangan, hari atau venue masing-masing memerlukan bilangan sendiri.
- Tiada rekod lalu dan data pendaftaran tidak pasti.
- Kontrak tidak jelas dan seseorang perlu menyelaraskan bilangan antara pembekal katering, venue dan kewangan.
Mahu model jumlah disemak berbanding terma kontrak?
Ketua projek persidangan boleh membina model jumlah bersama sekretariat anda, mengumpul tarikh pengesahan dan terma kontrak pembekal katering, dan mengemas kini bilangan sehingga pengesahan akhir. Komitmen kepada pembekal katering kekal keputusan organisasi anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Peratusan kehadiran mana yang perlu digunakan?
Gunakan acara lalu anda jika ada rekod. Jika tiada, nyatakannya dalam model dan kekalkan kes rendah dan tinggi yang luas.
Adakah penceramah dan kru dimasukkan dalam jumlah pendaftaran?
Biasanya mereka di luar jumlah itu, maka tambah sebagai baris berasingan untuk mengelak kekurangan kiraan.
Bolehkah kami memberi julat kepada pembekal katering?
Kongsikan julat sebagai maklumat, tetapi tanya pembekal angka tunggal yang digunakan kontrak pada setiap tarikh pengesahan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.