Penyelarasan makanan kru acara
Mereka yang menjalankan acara anda paling mudah terlepas waktu makan.
Jawapan ringkas
Makanan kru memerlukan kiraan, masa dan peraturan sendiri tentang siapa yang dilindungi. Tentukan siapa dikira, sama ada penganjur atau setiap pembekal membayar untuk kru mereka, dan bila setiap kumpulan boleh berehat.
Kemudian beri pengusaha katering satu baris bagi setiap syif atau kumpulan, bukan satu jumlah tunggal.
Tentukan siapa yang dikira sebagai kru
Kru boleh bermaksud kakitangan sekretariat, sukarelawan, pasukan pendaftaran dan penyambut tetamu, juruteknik AV, pengurus pentas, kakitangan venue dan pengawal keselamatan. Kakitangan venue biasanya bukan tanggungan anda, jadi sahkan perkara ini, jangan menganggap.
Tulis peraturan dalam taklimat: contohnya, kakitangan penganjur dan sukarelawan ditanggung; kru pembekal ditanggung hanya jika kontrak pembekal menyatakannya.
Semak kontrak sebelum membuat tempahan
Sesetengah kontrak AV, pentas atau hiasan termasuk makanan kru atau elaun makan. Yang lain menjangka penganjur menyediakan makanan semasa jam pemasangan dan pembongkaran yang panjang.
Tanya setiap pembekal secara bertulis berapa kru dijangka di lokasi, untuk berapa jam, dan sama ada makanan termasuk dalam harga mereka. Ini mengelakkan bayaran berganda atau kru tidak makan.
Rancang mengikut syif, bukan hari acara
Kru tiba sebelum perwakilan dan pulang selepas mereka. Senaraikan syif seperti persediaan, pintu dibuka, atur cara berjalan dan pembongkaran, dan nyatakan keperluan serta masa setiap kumpulan.
Kru jarang mempunyai waktu rehat tetap 30 minit. Tanya pengusaha katering apa yang boleh disimpan, dibungkus atau dihidang di titik belakang tabir supaya perkhidmatan makan di hadapan tidak terganggu. Lihat masa perkhidmatan makanan untuk sisi perwakilan.
Tempat dan cara kru makan
Namakan ruang yang jauh daripada perwakilan, dengan tempat duduk dan tempat meletak beg. Tanya venue sama ada kru boleh makan di bilik itu dan siapa membersihkannya.
Makanan bungkus sesuai untuk juruteknik yang tidak boleh meninggalkan posisi. Semak sama ada pengusaha katering mengenakan caj berbeza untuk makanan kru bungkus dan tambahan lewat.
Masukkan kru dalam kiraan diet
Kru juga mempunyai keperluan diet, dan seorang yang sama boleh menjadi sukarelawan serta perwakilan berdaftar. Gunakan alat padanan kiraan diet supaya pertindihan ini dikira sekali dan pengusaha katering menerima jumlah yang jujur.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seminar serantau dua hari dengan kru bercampur
Organisasi dan angka fiksyen, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Fasiliti menganjurkan seminar dua hari untuk kira-kira 180 perwakilan. Kru terdiri daripada 6 kakitangan sekretariat, 10 sukarelawan, 4 juruteknik AV dan 2 kakitangan pentas daripada pembekal produksi.
Kontrak AV menyatakan juruteknik membawa makanan sendiri pada hari kedua tetapi tidak pada hari pertama semasa pemasangan. Sekretariat memesan 20 hidangan kru untuk kedua-dua hari serta 4 tambahan pada hari pertama, dalam dua syif, dengan makanan bungkus untuk dua juruteknik di meja pengadun.
Gunakan sendiri
Helaian penyelarasan makanan kru
Isi satu baris bagi setiap kumpulan kru dan kongsi versi yang ditapis dengan pengusaha katering dan venue.
- Kumpulan kru (kakitangan / sukarelawan / AV / pentas / lain-lain):
- Orang untuk dihubungi bagi kumpulan:
- Bilangan di lokasi setiap hari dan setiap syif:
- Jam di lokasi dan tempoh makan:
- Makanan termasuk dalam kontrak pembekal? (ya / tidak / perlu disahkan):
- Dibayar oleh penganjur atau pembekal:
- Tempat makan dan sama ada makanan bungkus diperlukan:
- Permintaan diet dan alergen, secara bertulis:
- Dikira di tempat lain sebagai perwakilan atau penceramah? (ya / tidak):
- Tambahan lewat: siapa meluluskan, dan tarikh akhir dengan katering:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kru kecil terdiri daripada kakitangan penganjur dan beberapa sukarelawan.
- Pembekal mengesahkan sendiri urusan makan mereka secara bertulis.
- Atur cara mempunyai satu rehat jelas yang boleh digunakan seluruh kru.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal, jam pemasangan panjang dan terma kontrak tidak jelas.
- Syif kru bertindih dan waktu rehat sentiasa berubah.
- Seorang menguruskan pendaftaran, hospitaliti dan pembekal serentak.
Mahu hospitaliti kru diuruskan dalam penyelarasan acara?
Ketua projek persidangan boleh mengumpul bilangan kru daripada setiap pembekal, menyemak apa yang sudah dilindungi kontrak, bersetuju tentang syif dengan pengusaha katering dan menjalankan senarai makanan kru pada hari acara. Keputusan bajet dan siapa yang ditanggung kekal pada jawatankuasa anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah sukarelawan mendapat makanan yang sama dengan perwakilan?
Itu keputusan penganjur. Ramai penganjur menghidang makanan sama tetapi pada masa atau tempat berasingan. Apa pun pilihan anda, maklumkan pengusaha katering supaya sukarelawan dikira sekali dan tidak tertinggal.
Perlukah kami membayar untuk kakitangan venue sendiri?
Biasanya tidak, tetapi sahkan dengan venue. Tanya secara bertulis siapa menyediakan makanan untuk kakitangan venue yang bertugas semasa acara anda.
Bila kiraan kru perlu dihantar?
Hantar anggaran bersama pertanyaan katering pertama, kemudian kemas kini pada tarikh akhir kiraan akhir. Lihat pengesahan akhir jumlah katering untuk cara tarikh akhir berfungsi.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.