Penyelarasan makanan penceramah acara
Penceramah tiba dan pulang pada masa berbeza, dan jarang makan bersama para perwakilan.
Jawapan ringkas
Makanan penceramah berjalan lancar apabila seorang pegawai memegang senarai bernama, setiap penceramah mempunyai masa tiba dan pulang, dan pengusaha katering menerima kiraan berasingan berserta keperluan diet.
Tentukan dahulu sama ada penceramah makan di bilik hijau, di meja khas atau bersama perwakilan. Pilihan ini menentukan kiraan, masa dan titik hidangan.
Siapa yang dikira penceramah untuk tujuan katering
Mulakan dengan atur cara, bukan ingatan. Masukkan penceramah utama, panel, moderator, pengendali bengkel, pengacara majlis dan penceramah jarak jauh yang datang ke lokasi pada hari itu.
Tambah tetamu kehormat dan pembantu mereka hanya jika penganjur bersetuju menyediakan makanan. Tanya jawatankuasa siapa meluluskan nama tambahan, kerana senarai ini bertambah pada minggu terakhir.
Pilih tempat penceramah makan
Setiap pilihan memindahkan kos dan risiko ke tempat berbeza, jadi putuskan bersama venue dan pengusaha katering, bukan pada hari kejadian.
| Pilihan | Sesuai untuk | Semak sebelum memilih |
|---|---|---|
| Bilik hijau atau bilik rehat | Penceramah yang tiba awal atau berada di antara sesi | Adakah venue membenarkan makanan dalam bilik ini, dan siapa membersihkannya? |
| Meja khas di ruang makan utama | Atur cara pendek dengan satu waktu makan | Adakah meja cukup dekat dengan pentas jika penceramah dipanggil awal? |
| Bersama perwakilan | Acara yang menekankan rangkaian hubungan | Adakah penceramah dapat dihidang tepat masa jika barisan bufet panjang? Lihat masa perkhidmatan makanan. |
Sesuaikan masa makan dengan penceramah, bukan jam
Panel yang bertugas pada 11:30 tidak mahu makan tengah hari pada 12:30 jika sesi tertunda. Beri pengusaha katering slot setiap penceramah dan tanya apa yang boleh dikekalkan panas atau dihidang awal dalam kotak bungkus.
Namakan seorang pelari, biasanya dari sekretariat, yang memaklumkan penceramah tempat makan dan memaklumkan pengusaha katering apabila penceramah hampir bebas.
Keperluan diet dan perubahan akhir
Kumpulkan permintaan diet penceramah menggunakan borang yang sama dengan perwakilan, kemudian simpan sebagai baris berasingan supaya tidak hilang dalam kiraan utama. Hantar butiran alergen kepada pengusaha katering secara bertulis dan minta mereka mengesahkan proses pengendalian mereka sendiri; lihat serahan maklumat alergen.
Jika status halal penting, minta butiran sijil daripada pengusaha katering atau venue dan semak sendiri dengan badan yang mengeluarkannya. Jangan anggap keperluan penceramah berdasarkan nama atau negara.
Padankan kiraan sebelum dihantar kepada pengusaha katering
Makanan penceramah bertindih dengan makanan perwakilan dan kru, jadi seseorang boleh dikira dua kali. Gunakan alat padanan kiraan diet untuk memastikan permintaan bertindih kelihatan tanpa menokok jumlah keseluruhan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum ahli sehari dengan dua belas penceramah
Organisasi dan angka fiksyen, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Perunding Logistik menganjurkan forum sehari untuk kira-kira 220 perwakilan. Atur cara mempunyai sembilan ahli panel, dua penceramah utama dan seorang moderator, iaitu dua belas hidangan penceramah, termasuk seorang penceramah utama jarak jauh yang terbang ke lokasi.
Tiga penceramah mempunyai keperluan diet dan seorang alah kacang. Sekretariat menempah bilik rehat untuk dua penceramah utama, menempatkan ahli panel di meja bertanda, dan meminta dua hidangan bungkus bagi moderator yang berada di pentas sepanjang waktu makan tengah hari.
Gunakan sendiri
Helaian penyelarasan makanan penceramah
Salin ke hamparan, satu baris bagi setiap penceramah, dan hantar versi yang ditapis kepada pengusaha katering.
- Nama penceramah, sesi dan masa slot:
- Masa tiba dan masa pulang:
- Tempat makan: bilik rehat / meja khas / bersama perwakilan:
- Masa makan diperlukan (sebelum sesi, selepas sesi, bungkus):
- Permintaan diet dan butiran alergen, seperti ditulis penceramah:
- Keperluan halal disahkan dengan pengusaha katering atau venue (ya / tidak / tidak perlu):
- Turut dikira sebagai perwakilan atau kru? (ya / tidak):
- Pelari yang ditugaskan dan nombor untuk dihubungi pada hari acara:
- Ditambah selepas kiraan akhir? Siapa meluluskan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kurang daripada kira-kira lima belas penceramah dan satu waktu makan.
- Bilik rehat sudah disahkan oleh venue.
- Seorang pegawai boleh mengemas kini senarai.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Penceramah tiba dari beberapa bandar dan masa sentiasa berubah.
- Beberapa jawatankuasa menambah nama pada senarai penceramah.
- Venue dan pengusaha katering memberi jawapan bercanggah tentang tempat penceramah boleh makan.
Perlukan seseorang menguruskan hospitaliti penceramah?
Ketua projek persidangan boleh menyimpan senarai penceramah, slot makan dan nota diet di satu tempat serta memaklumkan pasukan katering dan venue pada hari acara. Atur cara dan kelulusan akhir penceramah kekal di tangan jawatankuasa anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah makanan penceramah dihargakan berasingan daripada perwakilan?
Tanya pengusaha katering bagaimana makanan penceramah dicaj, dan sama ada hidangan bungkus atau awal berharga berbeza. Rekodkan jawapan secara bertulis supaya invois akhir boleh disemak.
Bagaimana jika penceramah mengesahkan sehari sebelum acara?
Simpan penampan kecil yang dinamakan dalam kiraan dan setuju dengan pengusaha katering cara tambahan lewat dikendalikan. Lihat halaman pengesahan akhir jumlah katering untuk perbincangan tarikh akhir.
Adakah penceramah jarak jauh perlu makanan?
Hanya jika mereka datang ke venue. Jika mereka menyertai dalam talian dari tempat lain, tiada makanan perlu disediakan, tetapi catat keperluan makan pasukan teknikal secara berasingan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.