餐饮与来宾接待
活动工作人员用餐协调
负责把活动跑起来的人，往往最容易错过用餐。
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简要回答
工作人员餐需要单独的人数、单独的时间，以及一条清楚的规则说明哪些人有份。先决定谁计入，由主办方还是各供应商为自己的人员付费，以及各组何时可以离岗。
然后给餐饮供应商按班次或小组列出的明细，而不是一个笼统的总人数。
先决定谁算工作人员
工作人员可能包括秘书处员工、志愿者、登记与接待团队、视听技术人员、舞台经理、场地员工和保安。场地自己的员工通常不由您供餐，所以要确认，不要默认。
把规则写进需求说明，例如：主办方员工和志愿者有餐；供应商人员只有在供应商合同写明时才有餐。
下单前先看合同
有些视听、搭建或布置合同已包含工作人员餐或餐补，有些则期望主办方在漫长的进场和撤场时段提供食物。
请每家供应商书面说明预计到场多少人、多少小时，以及餐食是否已含在报价内。这样可以避免重复付费，或让人员没饭吃。
按班次安排，而不是按活动日
工作人员比参会者早到，也比参会者晚走。列出布置、开门、议程进行中和撤场等班次，并说明每组何时需要什么。
工作人员很少有固定的 30 分钟休息。询问餐饮供应商哪些可以保温、打包，或在后台供应，以免干扰前台的用餐服务。参会者一侧见餐饮服务时间。
在哪里、如何用餐
指定一个远离参会者的空间，有座位并能放置背包。询问场地工作人员是否可以在该房间用餐，以及由谁清理。
无法离开岗位的技术人员适合吃餐盒。确认餐饮供应商对打包的工作人员餐和迟到增加是否另行收费。
把工作人员纳入饮食统计
工作人员也有饮食需求，同一个人可能既是志愿者，又是已登记的参会者。使用饮食人数核对工具，让这些重叠只算一次，餐饮供应商拿到的是真实的总数。
实例演示 · 虚构示例
人员构成混合的两日区域研讨会
以下为虚构机构与数字，仅作示意。
Persatuan Fiktif Pengurus Fasiliti 举办两日研讨会，约有 180 位参会者。工作人员包括 6 名秘书处员工、10 名志愿者、4 名视听技术人员，以及制作供应商的 2 名舞台人员。
视听合同写明技术人员第二天自带餐食，但第一天进场时不包括。因此秘书处两天各订 20 份工作人员餐，第一天另加 4 份，分两个班次，并为调音台的两位技术人员准备餐盒。
可直接使用
工作人员餐饮协调工作表
每个工作人员小组填一行，并把筛选后的版本分享给餐饮供应商和场地。
- 工作人员小组（员工 / 志愿者 / 视听 / 搭建 / 其他）：
- 该小组的负责联络人：
- 每天每个班次在场人数：
- 在场时数与用餐时段：
- 供应商合同是否已含餐食？（是 / 否 / 待确认）：
- 由主办方还是供应商付费：
- 用餐地点，以及是否需要餐盒：
- 饮食需求与过敏原（书面）：
- 是否在别处已算作参会者或讲者？（是 / 否）：
- 迟到增加：由谁批准，与餐饮供应商的截止日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 工作人员少，只有主办方员工和几位志愿者。
- 供应商已书面确认自己的用餐安排。
- 议程有一次全体人员都能用的明确休息。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家供应商、进场时间很长，合同条款不清楚。
- 班次互相重叠，休息时间不断变动。
- 一个人同时负责登记、接待和供应商。
希望工作人员餐饮纳入活动统筹吗？
会议项目负责人可以向各供应商收集人数，核对合同已涵盖的内容，与餐饮供应商商定班次，并在活动当天管理工作人员餐单。预算以及哪些人有餐，仍由您的委员会决定。
主办方常见问题
志愿者应该和参会者吃一样的餐吗？
这是主办方的决定。许多主办方提供相同的食物，但时间或地点分开。无论怎么选，都要告诉餐饮供应商，让志愿者只被计算一次，不被遗漏。
场地自己的员工需要我们付餐费吗？
通常不需要，但要向场地确认。请书面询问活动期间当班的场地员工由谁供餐。
工作人员人数应该多早提交？
在第一次询问餐饮时就给出估算，到最终人数截止日再更新。截止日如何运作见餐饮最终保底人数确认。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。