视听与制作协调

活动制作责任图

多家供应商和场地方都会接触舞台，但出了问题时没有人说得清该由谁负责。

讨论制作协调会议项目负责人

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简要回答

制作责任图是一页表格，列出每个视听与制作项目，并写明：谁提出需求，谁供应，谁测试，谁确认。主办方通常负责提出和核对需求；有资质的供应商和场地方负责供应、设计、搭建，并作出技术确认。

任何空着的格子都是责任空白。应在进场前几周以书面方式找出这些空白，而不是等到搭台当天早上。

主办方负责什么，不负责什么

主办方决定活动需要观众看到什么、听到什么：议程、讲者、语言、录制，以及谁可以在哪里演讲。主办方把这些写成需求，并核对供应商是否理解。

技术设计、吊挂、用电负荷、结构限制和安全确认，属于有资质的供应商和场地方自己的技术或安全人员。主办方负责协调并记录他们的答复，不提供制作设备，也不为任何系统出具认证。

每个项目都要写明的四个角色

每个制作项目需要填写的角色
角色	回答的问题	通常由谁负责
提出需求	这个项目要为议程做到什么？	主办方（秘书处或议程负责人）
供应与设计	谁提供，谁决定怎么搭建？	视听或舞台供应商，或场地内部团队
测试	谁证明它能用，什么时候测？	供应商技术人员，内容检查时主办方在场
确认	谁以书面确认它可以使用？	技术和安全项目由有资质的供应商或场地方确认；内容与流程由主办方确认

责任常在两方之间落空的地方

舞台和会场后方的供电：场地方、视听供应商和舞台供应商各自以为是对方在安排。
远程讲者或直播所需的网络：场地方出售，视听供应商需要，主办方依赖。
舞台监督与提示口令：主办方以为视听负责人会喊提示，视听负责人以为主办方已有舞台监督。
内容：幻灯片很晚才到，没有人负责播放电脑上的最终版本。
撤场：谁来清场，按场地规定要在几点前完成。

三步建立责任图

根据技术需求列出项目：音响、屏幕、播放、灯光、舞台、供电、网络、录制、提示、进场。
为每个项目写出四个角色。如果两方可能都以为对方负责，就写下两个名字，请他们确认。
把责任图发给每家供应商和场地联系人，请他们在指定日期前书面更正，再把确认版与执行流程表一起归档。

一直更新到活动当天

每次供应商会议都检查一遍责任图。供应商范围有变时，更新对应行和日期。逐条提示的分工请看技术提示责任分工，每次确认前该问什么请看技术验收确认问题。

实例演示 · 虚构示例

一场设两个厅的年度会议

虚构机构与数字，仅作说明。

虚构的“Persatuan Fiktif Akauntan”举办一天的会议，设主厅和一个分会场。它的第一版责任图显示：分会场供电没有写明供应方，直播上传网络线路同时被场地方和视听供应商标为供应方。

秘书处把责任图发给两方。场地方确认由其提供网络连接，视听供应商确认会自带备用线路，并为分会场指定一名技术人员。三个格子因此更新，责任图随执行流程表归档。

可直接使用

制作责任图模板

每个项目复制一行。如果某一方还没有书面答复，请写“未确认”。

项目	需求提出方	供应与设计方	测试方（日期）	确认方	是否书面确认
音响系统与麦克风	主办方：
屏幕与投影	主办方：
播放电脑与内容	主办方：
灯光与舞台效果	主办方：
舞台与布景	主办方：
舞台与会场供电	主办方：
远程讲者或直播所需网络	主办方：
录制与直播	主办方：
提示口令与舞台管理	主办方：
进场、撤场与垃圾处理	主办方：

打开工具: 活动建议书征询文件完整性检查器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

一个场地和一家视听供应商负责全部事项，而且回复邮件很及时。
议程只有一场全体会议，没有远程讲者或录制。
团队里有人办过类似活动，能看懂供应商报价。

以下情况，外部策划协助更有价值

三家以上供应商加场地方都涉及舞台，报价相互重叠。
活动有远程讲者、直播，或同时进行的多个会场。
团队没有时间逐一向各方追讨书面确认。

需要有人把责任图追到确认为止？

会议项目负责人可以根据您的需求建立责任图，发给每家供应商和场地方，并持续跟进，直到每一行都有书面确认。设计、吊挂、供电和安全仍由有资质的供应商和场地方负责；项目负责人负责协调并记录他们的答复。

讨论制作协调将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

主办方需要懂技术细节吗？

不需要懂工程。主办方要说明议程需要什么，并确认每项需求都有指定的供应商、测试和确认人。技术问题交给有资质的一方。

谁来负责维护这张图？

主办方一侧的一个人，通常是议程负责人或秘书处主管。供应商填写或更正自己的行，但总表由一个人保管。

它与执行流程表有什么不同？

责任图说明设备和决定由谁负责，执行流程表说明什么时候发生什么。两份都要保留，并交叉对应提示。