Peta tanggungjawab produksi acara
Beberapa pembekal dan pihak venue menyentuh pentas, tetapi tiada siapa dapat menyatakan siapa bertanggungjawab apabila sesuatu item bermasalah.
Jawapan ringkas
Peta tanggungjawab produksi ialah jadual satu halaman yang menyenaraikan setiap item audiovisual dan produksi serta menamakan siapa yang menetapkan keperluan, siapa membekal, siapa menguji dan siapa mengesahkan. Penganjur lazimnya menetapkan dan mengesahkan keperluan. Pembekal yang layak dan pihak venue membekal, mereka bentuk, memasang dan memberi kelulusan teknikal.
Setiap sel yang kosong ialah jurang. Cari jurang itu secara bertulis beberapa minggu sebelum masuk dewan, bukan pada pagi pentas sedang dibina.
Apa yang dipegang penganjur dan apa yang tidak
Pasukan penganjur menentukan apa yang peserta perlu lihat dan dengar: atur cara, penceramah, bahasa, rakaman dan siapa boleh membentang dari mana. Ia menulis semua ini sebagai keperluan dan menyemak bahawa pembekal memahaminya.
Reka bentuk teknikal, pemasangan gantung, beban elektrik, had struktur dan pengesahan keselamatan ialah tanggungjawab pembekal yang layak dan kakitangan teknikal atau keselamatan venue. Penganjur menyelaras dan merekodkan jawapan mereka. Penganjur tidak membekalkan peralatan produksi dan tidak mengesahkan sebarang sistem.
Empat peranan yang perlu dinamakan bagi setiap item
| Peranan | Soalan yang dijawab | Lazimnya dipegang oleh |
|---|---|---|
| Menetapkan keperluan | Apa yang item ini mesti lakukan untuk atur cara? | Penganjur (urus setia atau ketua atur cara) |
| Membekal dan mereka bentuk | Siapa menyediakannya dan memutuskan cara ia dipasang? | Pembekal AV atau pentas, atau pasukan dalaman venue |
| Menguji | Siapa membuktikan ia berfungsi, dan bila? | Juruteknik pembekal, dengan penganjur hadir untuk semakan kandungan |
| Mengesahkan | Siapa mengesahkan ia sesuai digunakan, secara bertulis? | Pembekal yang layak atau venue bagi item teknikal dan keselamatan; penganjur bagi kandungan dan turutan acara |
Tempat tanggungjawab lazimnya tercicir di antara dua pihak
- Bekalan elektrik ke pentas dan belakang dewan: venue, pembekal AV dan pembekal pentas masing-masing menganggap pihak lain yang mengaturnya.
- Internet untuk penceramah jarak jauh atau siaran langsung: venue menjualnya, pembekal AV memerlukannya, penganjur bergantung padanya.
- Pengurus pentas dan panggilan isyarat: penganjur menganggap ketua AV memanggil isyarat, ketua AV menganggap penganjur ada pengurus pentas.
- Kandungan: slaid tiba lewat dan tiada siapa memiliki versi akhir pada komputer riba main balik.
- Pembongkaran dan keluar: siapa mengosongkan dewan, dan pada pukul berapa mengikut peraturan venue.
Cara membina peta dalam tiga langkah
- Senaraikan item daripada keperluan teknikal anda: bunyi, skrin, main balik, pencahayaan, pentas, elektrik, internet, rakaman, isyarat, masuk dewan.
- Bagi setiap item tulis empat peranan. Jika dua pihak mungkin sama-sama menganggap pihak lain pemiliknya, tulis kedua-dua nama dan minta mereka mengesahkan.
- Hantar peta kepada setiap pembekal dan wakil venue, minta pembetulan secara bertulis sebelum tarikh tertentu, kemudian failkan versi yang disahkan bersama turutan pelaksanaan.
Kekalkan peta sehingga hari acara
Semak peta pada setiap mesyuarat pembekal. Apabila skop pembekal berubah, kemas kini baris dan tarikhnya. Gunakan halaman pemilikan isyarat untuk versi isyarat demi isyarat dan soalan pengesahan teknikal untuk apa yang perlu ditanya sebelum setiap pengesahan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan tahunan dua bilik
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Akauntan menganjurkan persidangan sehari dengan satu dewan utama dan satu bilik sesi selari. Peta pertamanya menunjukkan bekalan elektrik ke bilik sesi tanpa pembekal dinamakan, dan talian muat naik siaran langsung ditanda sebagai pembekal bagi kedua-dua pihak venue dan pembekal AV.
Urus setia menghantar peta kepada kedua-dua pihak. Venue mengesahkan ia menyediakan sambungan rangkaian, pembekal AV mengesahkan ia akan membawa sandaran sendiri dan menamakan seorang juruteknik untuk bilik sesi. Tiga sel berubah dan peta difailkan bersama turutan pelaksanaan.
Gunakan sendiri
Templat peta tanggungjawab produksi
Salin satu baris bagi setiap item. Tulis Belum disahkan jika sesuatu pihak belum menjawab secara bertulis.
| Item | Ditetapkan oleh | Dibekal dan direka oleh | Diuji oleh (tarikh) | Disahkan oleh | Disahkan secara bertulis? |
|---|---|---|---|---|---|
| Sistem bunyi dan mikrofon | Penganjur: | ||||
| Skrin dan projektor | Penganjur: | ||||
| Komputer riba main balik dan kandungan | Penganjur: | ||||
| Pencahayaan dan rupa pentas | Penganjur: | ||||
| Pentas dan set | Penganjur: | ||||
| Bekalan elektrik ke pentas dan bilik | Penganjur: | ||||
| Internet untuk penceramah jarak jauh atau siaran langsung | Penganjur: | ||||
| Rakaman dan siaran langsung | Penganjur: | ||||
| Panggilan isyarat dan pengurusan pentas | Penganjur: | ||||
| Masuk dewan, keluar dewan, sampah | Penganjur: |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu venue dan satu pembekal AV meliputi semuanya, dan kedua-duanya membalas e-mel dengan cepat.
- Atur cara hanya satu sesi plenari tanpa penceramah jarak jauh atau rakaman.
- Ada ahli pasukan yang pernah mengendalikan acara serupa dan boleh membaca sebut harga pembekal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiga atau lebih pembekal serta venue terlibat dengan pentas, dan sebut harga bertindih.
- Acara ada penceramah jarak jauh, siaran langsung atau beberapa bilik serentak.
- Tiada ahli pasukan sempat mengejar pengesahan bertulis daripada setiap pihak.
Perlu peta tanggungjawab dikejar hingga selesai?
Ketua projek persidangan boleh membina peta daripada keperluan anda, menghantarnya kepada setiap pembekal dan venue, dan terus mengejar sehingga setiap baris disahkan secara bertulis. Reka bentuk, pemasangan, elektrik dan keselamatan kekal pada pembekal yang layak dan venue; ketua projek menyelaras dan merekodkan jawapan mereka.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah penganjur perlu memahami butiran teknikal?
Bukan kejuruteraannya. Penganjur perlu menyatakan apa yang atur cara perlukan dan memastikan setiap keperluan ada pembekal, ujian dan pengesahan yang dinamakan. Soalan teknikal dirujuk kepada pihak yang layak.
Siapa patut memiliki peta ini?
Seorang di pihak penganjur, biasanya ketua atur cara atau ketua urus setia. Pembekal mengisi atau membetulkan baris mereka sendiri, tetapi satu orang memegang salinan induk.
Apa bezanya dengan turutan pelaksanaan?
Peta menyatakan siapa bertanggungjawab ke atas peralatan dan keputusan. Turutan pelaksanaan menyatakan apa berlaku pada bila-bila masa. Simpan kedua-duanya dan rujuk silang isyarat.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.