简要回答
最终保底人数是您承诺付费的餐数，即使实际来的人更少。先弄清合同对此怎么写，再根据已确认的报名人数、过往缺席情况和各情景的费用来选一个数字。
在截止日前以书面方式发出数字，并保留餐饮供应商的书面确认。
先要看合同的哪些内容
合同各不相同，不要套用一般规则。找出截止日期和时间、保底是最低数量还是固定数量、增加人数如何处理，以及人数减少是否会降低账单。
如果两份文件不一致，例如报价单与场地条款，请问餐饮供应商以哪份为准，并要求书面答复。
用三项输入得出数字
先从已确认的报名人数开始，加上已付款但尚未登记姓名的人。然后把讲者、工作人员、赞助方和嘉宾分开列出，他们可能不在报名名单上。
缺席预留只能依据您自己过往的出席记录。如果没有记录，任何百分比都应当作提给委员会的问题，而不是事实。
承诺前先比较情景
费用按合同写明的规则，以已确认人数与保底最低数量中较高者计算。把低、预期、高三个人数并排，看各自的费用。
餐饮最低保底情景计算器可用您自己的每人收费做这项比较，并标出您尚未输入的合同条款。
书面确认并处理迟到的变动
- 核对饮食与特殊餐，确保没有人被重复计算；见饮食人数核对工具。
- 发一封邮件，写明总数、按餐别的细分和供餐时间。
- 请餐饮供应商回复，确认数字和截止时间。
- 商定截止后增加人数如何收费，以及己方由谁批准。
- 把最终数字、日期和批准人记入决策记录。
实例演示 · 虚构示例
报名名单不断增加的半日研讨会
以下为虚构机构与数字。收费仅为示意，不是市场价。
Persatuan Fiktif Jurulatih Profesional 有 210 个已确认报名、14 位讲者和工作人员，以及 20 位经常出席但未确认的会员。合同写明餐饮供应商需要在五个工作日前拿到数字，且保底为最低数量。
按示意的每人 RM 60，委员会在截止前比较 220、235 和 250 份。他们选了 235，因为 220 没给迟加入的讲者留余地，而 250 要为 15 份没有证据显示需要的餐付费。
可直接使用
最终保底确认清单
在截止日前按此清单逐项完成，并把所有回复保存在一起。
- 合同写明的截止日期和时间：
- 保底是最低数量还是固定数量？引用合同原文：
- 截止后增加的人数如何收费和批准？
- 已确认报名人数及统计日期：
- 单独加入的讲者、工作人员、嘉宾：
- 饮食与特殊餐已核对，没有重复计算：
- 低 / 预期 / 高三种情景及各自费用（使用计算器）：
- 选定的数字、批准人和日期：
- 已向餐饮供应商发出含数字和细分的邮件：
- 已收到餐饮供应商的书面确认：
- 仍需澄清的合同问题：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 合同简短，保底条款清楚。
- 往年出席情况稳定。
- 一位批准人一天内就能决定数字。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 报价单、场地和餐饮供应商文件的条款互相冲突。
- 报名人数波动大，多顿餐或多个场次的人数不同。
- 财务在批准数字前需要有依据的情景比较。
需要有人管理保底决定，而不只是计算吗？
如果合同条款不清楚，或涉及多家餐饮供应商和场次，会议项目负责人可以与您一起推进餐饮决定：收集合同条款、设定截止日、准备情景比较和要问餐饮供应商的问题，并发出确认。最终数字和合同仍归您的机构。
主办方常见问题
保底人数就是最终出席人数吗？
不一定。保底是您承诺付费的数量。最终出席人数可能更高，多出的餐如何处理由合同决定。
如果出席人数少于保底怎么办？
出席人数减少不会自动降低固定保底。请查看合同，并在截止前书面询问餐饮供应商是否有任何调整。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。