活动餐饮人数模型
供应商要数字，而您的报名总数、付费总数和预计到场人数各不相同。
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简要回答
餐饮人数模型从已报名人数出发，扣除预计不会出席的比例，加上讲者、工作人员和不在报名名单中的嘉宾，并为每一餐给出低、中、高三个数字。
模型由您根据自己的记录建立。供应商确认可接受的人数及截止日期，而您承担多少义务由合同决定。
区分常被混用的数字
| 数字 | 含义 | 来源 |
|---|---|---|
| 已报名 | 完成报名的所有人 | 报名平台 |
| 已付费或已确认 | 已付款或已获批准的报名者 | 财务或秘书处 |
| 预计当天到场 | 已付费人数扣除预计缺席后的数字 | 根据往届活动的假设 |
| 餐食份数 | 预计来宾加上讲者、工作人员、接待人员和额外份数，按餐计 | 您的模型 |
按顺序建立模型
为什么各餐的出席会不同
迎宾咖啡可能很热闹，傍晚的茶歇却冷清。有些来宾只参加两天活动中的一天，或在午餐场次后离开。如果某一餐与特定场次挂钩，就以该场次的预计出席人数为基础。
向餐饮供应商提出的问题
- 人数最迟到哪天可以减少，最迟到哪天可以增加？
- 合同中约束您的最低数量如何计算，是按餐还是按天？
- 特殊饮食餐是否有单独的数量？参见特殊饮食需求收集。
- 讲者、工作人员和额外份数如何计算？
与最终人数确认的衔接
确认日期临近时，使用最终保底人数确认页面，并用餐饮最低保证人数情景计算器测试每种情景的影响。每一行特殊饮食都应与饮食需求数量核对工具核对一致。
实例演示 · 虚构示例
一日会员大会的人数模型
虚构机构与数字。出席假设仅为示意，不是基准值。
虚构的商业会计协会有 260 位已付费报名者。秘书处的记录显示往届出席人数通常低于付费名额，所以把低、中、高三种情况的出席假设定为 80%、90% 和 95%。
再加上 18 位讲者与主持人、12 位工作人员与筹委会成员、10 位受邀嘉宾，午餐一行约为 248、274 和 287 份。迎宾咖啡按中间情景设定，下午茶歇略低一些。秘书处把三个数字都发给供应商，并询问合同采用哪一个。
可直接使用
餐饮人数工作表
复制并填写，每餐或每次茶点服务一行。
- 写明每个出席假设的来源。
- 低、中、高分栏列出。
- 在每一行旁记录供应商的确认日期。
| 餐食或服务 | 已付费 / 已确认 | 出席假设（来源） | 讲者、工作人员、额外 | 低 | 中 | 高 | 供应商确认日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 迎宾咖啡 | |||||||
| 午餐 | |||||||
| 下午茶歇 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您有往届活动的出席记录。
- 只有一餐和一家供应商。
- 财务已告诉您合同如何处理变更。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多餐、多天或多个场地，各需要自己的数字。
- 没有往届记录，报名数据也不确定。
- 合同不清楚，需要有人在供应商、场地和财务之间协调人数。
想对照合同条款检查人数模型？
会议项目负责人可以与贵秘书处一起建立人数模型，收集餐饮供应商的确认日期和合同条款，并持续更新数字直到最终确认。对供应商作出的承诺仍由贵组织决定。
主办方常见问题
应该用多少出席比例？
如有往届记录就用您自己的数据。如果没有，请在模型中注明，并让低、高两种情景拉开差距。
讲者和工作人员算在报名人数里吗？
通常不在其中，所以应作为单独的行加上，以免少算。
可以给供应商一个区间吗？
可以把区间作为信息分享，但要询问供应商在每个确认日期合同采用哪一个具体数字。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。