活动付款审批资料包
财务负责人被要求用一条信息批准供应商付款，却无法查证这笔钱是做什么的。
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简要回答
付款审批资料包是为一笔付款放在审批人面前的一页纸或一个文件夹。它显示这笔款项是做什么的、是否经过订购、工作是否已交付、收款资料是否已核实，以及对哪个预算项目和现金状况有影响。
审批人据此依证据作决定，记录也显示了谁在何时决定了什么。
资料包里放什么
| 项目 | 审批人为什么需要 |
|---|---|
| 付款摘要：收款方、金额、到期日、预算项目 | 显示批准的是什么 |
| 采购订单或合同编号及其批准 | 显示该支出已获授权 |
| 供应商发票及接收检查 | 显示对方索取什么，以及已经检查过 |
| 交付或完成证明 | 显示货物或服务已收到 |
| 收款资料核验记录 | 显示账户已独立确认 |
| 付款后的预算状况 | 显示该项目还剩多少 |
| 未来几周的现金状况 | 显示这笔付款是否影响其他到期款项 |
| 与该供应商的未结疑问、贷项通知单或争议 | 显示哪些情况应暂停或减少付款 |
谁批准什么
事先商定哪些金额和类型的付款需要哪位审批人，以及谁可以代理。常见做法是：活动负责人确认内容，财务联系人确认付款，超过机构设定限额时再加一位更高权限的人。
订购服务的人不应是该笔付款的唯一审批人。
实际操作
值得写下来的暂停规则
- 没有订单就不付款，除非决定人记录了例外。
- 收款资料未核实：暂停。
- 与该供应商有未结的贷项通知单或争议：在顾问同意的前提下，只批准无争议的部分。
- 付款会使余额低于委员会设定的最低水平：交决定人处理。
实例演示 · 虚构示例
带有待收贷项通知单的印刷发票
虚构机构，数字仅作说明。
一个虚构的协会收到印刷商开出的 RM9,600 发票。资料包里有订单、发票、活动负责人签收的送货单和已核实的账户，还有一条未结备注：500 本议程册送达时有印刷错误，对方已答应开出 RM1,100 的贷项通知单。
财务联系人批准无争议的 RM8,500，暂扣 RM1,100，等贷项通知单到达。决定和理由都写在资料包上。
可直接使用
付款审批资料包封面
作为每次审批的第一页。发送前逐行勾选或填写。
- 收款方、金额、到期日和预算项目：
- 采购订单或合同编号及批准人：
- 发票号码和日期；接收检查已通过：是／否
- 已附交付或完成证明，来自谁：
- 收款资料于 [日期] 由 [姓名] 核实：
- 本次付款后该项目的预算余额：
- 本次付款后未来 [期间] 的现金状况：
- 未结疑问、贷项通知单或争议：
- 向审批人提出的问题：批准／暂停／查询
- 决定、姓名、日期及任何条件：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 付款不多，且一位财务联系人也了解每份订单。
- 审批人联系方便，一两天内就能决定。
- 机构已有审批政策。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 付款多、审批人多，文件又不统一。
- 不同付款方，例如客户和代理公司，各批准同一张发票的一部分。
- 审批人因缺少证据而迟迟不批。
需要让审批不必反复催办？
会议项目负责人可以为每笔付款整理资料包，检查每项附件齐全，向审批人提出一个清晰的问题并记录答复。授权限额和最终付款的决定仍由贵机构负责。
主办方常见问题
每笔付款都需要完整资料包吗？
超过委员会设定限额的用完整资料包，低于限额的用简短封面。请把限额写下来。
可以通过信息批准吗？
可以，只要信息写明是哪笔付款，且审批人能看到证据。请与资料包一起保存。
审批人不在怎么办？
提前指定代理人。不要等到付款到期才决定谁可以代理。
谁来检查资料包是否齐全？
审批人以外的人，通常是财务联系人或项目负责人，对照封面检查。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。