活动供应商发票接收流程
会议的供应商发票分别发到三个邮箱，没人知道哪些已经看过。
洽谈供应商发票处理将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
发票接收是供应商开出账单后的第一步：一个地址接收所有发票，当天在登记表中记录，再做五项快速检查，决定送去审批还是退回供应商。
接收环节不负责批准或付款，只确保每张发票可见、对上订单，并送到正确的审批人手中。
在第一张发票到来之前定好入口
在采购订单或合同中告知每家供应商：发票必须寄到哪里，必须载明什么，包括贵机构名称、订单编号、活动名称、供应商资料以及所收费的期间或项目。
发到别处的发票，当天转到接收地址，登记表才完整。
接收步骤
- 用统一的名称保存发票文件：供应商、发票号码、日期。
- 登记收到日期、供应商、发票号码、金额、到期日和订单编号。
- 对照订单检查：供应商、项目和价格一致，且没有超出订购数量。
- 在登记表中搜索相同供应商和发票号码，找出重复发票。
- 检查是否有货物或服务已交付的证据，例如送货单或活动负责人的确认。
- 无误的发票送审批人；不一致的送入差异记录，并附说明通知供应商。
五项快速检查
| 检查 | 查什么 | 不通过时 |
|---|---|---|
| 订单 | 存在对应的采购订单 | 请申请人补订单或审批 |
| 价格与数量 | 各行与订单一致 | 记入差异记录并向供应商查询 |
| 重复 | 相同供应商和编号尚未登记 | 标记重复，不送审 |
| 交付 | 有交付或完成的证据 | 暂停，等活动负责人确认 |
| 资料 | 法定名称和收款资料与供应商记录一致 | 暂停，使用收款资料核验步骤 |
登记表让您看到什么
- 哪些发票在等待，已等多久。
- 哪些审批已逾期，在错过到期日之前就能发现。
- 每张订单已开票的总额，作为现金流预测的输入。
- 最终对账前还有什么未收到。
向财务顾问提出的问题
请询问：发票须载明什么才能被贵机构和账目记录接受，发票保存多久，谁可以查看。这些答案属于财务和税务顾问的范围。
实例演示 · 虚构示例
最近两周收到的十七张发票
虚构机构，数字仅作说明。
一个虚构的企业传讯团队在年度论坛后两周内收到 17 张供应商发票。登记表显示 13 张无误，三张价格有差异，一张与同一家餐饮供应商之前的发票号码重复。
无误的当天送审批人；价格差异的记录并查询；重复的标记为重复，并告知餐饮供应商哪张发票已在登记表中。
可直接使用
发票接收登记表
每张发票一行。可加入财务联系人需要的栏目，例如成本中心。
| 收到日期 | 供应商 | 发票号码 | 金额 | 到期日 | 订单编号 | 通过的检查 | 送交谁，日期 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 供应商不多，且有一个人负责盯财务邮箱。
- 每次采购在供应商开工前都有订单。
- 审批人几天内会回复。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 发票通过邮件、邮寄和当面由许多人送来。
- 订单由不同团队成员随意下达。
- 审批权在不易联系到的委员手里。
需要有人代为处理发票接收？
会议项目负责人可以管理接收地址、维护登记表、对照订单做快速检查，并把无误的发票连同文件送到正确的审批人面前。向供应商的查询会记录直至关闭，审批和付款仍由贵机构负责。
主办方常见问题
谁应该接收供应商发票？
一个共用地址，或一位指定人员加一位代理人。供应商很多的活动应避免使用个人邮箱。
发票没有订单编号怎么办？
不要自动拒收。先问申请人是否有订单或审批，再补上编号或向供应商查询。
应该在到期日付款还是提前付款？
审批后在约定到期日付款。提前付款属于现金流决定，由财务联系人定夺。
登记表可以用电子表格吗？
可以，只要有一位负责人并做好备份。发票核对工作表有助于核对。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。