活动采购订单申请
供应商已准备开工，报价单也签了，财务却说没有采购订单就不能付款，而没有人提交过。
简要回答
采购订单申请是内部表格，请财务或采购部门授权按一份报价单与一家供应商支出。它应在通知供应商开工之前获得批准。
它把供应商、范围、价格、预算项和批准人联系在一起，让之后的发票有可以核对的依据。
采购订单的用途
在许多机构里，采购订单是内部记录，证明支出在发生之前已获授权。您的财务团队知道贵机构是否要求，以及多大金额要求。
请先向财务索取他们自己的表格和规定。本页用来确保申请带有日后核对所需的信息。
申请必须包含什么
- 供应商的法定名称，以及接收订单的联系人。
- 报价单编号和日期，附上报价单，并注明有效期。
- 用平实语言写明范围：买什么、数量和交付日期。
- 价格，税费和服务费按报价单所示列出。
- 付款条件，包括订金及其日期。
- 预算项、成本中心或活动代码。
- 申请人、批准人和批准日期。
从申请到订单的流程
- 申请人填写表格，并附上已签署或定稿的报价单。
- 预算负责人核对预算项，确认有余额。
- 批准人按贵机构设定的审批权限授权。
- 财务或采购部门发出采购订单编号。
- 申请人把编号发给供应商，并要求每张发票都注明该编号。
- 订单、报价单和之后的任何变更存放在一起。
时间安排与变更
请在供应商开工之前提出申请，而不是发票到了才补。事后补开的订单无法证明支出事先已获授权。
如果范围变化，请按变更报价流程处理，并开具修订订单，让之后的核对使用正确的数字。
常见问题
- 一张订单涵盖多家供应商，导致无法核对。
- 订单按整数开具，而不是按报价单总额。
- 没有把订单编号告知供应商，对方开发票时没有填写。
- 凭尚未批准的订单就口头同意开工。
- 订单还不存在就先付了订金。
实例演示 · 虚构示例
向标牌供应商申请采购订单
机构和数字均为虚构，仅作示意。
Persatuan Fiktif Pengamal Kewangan 的年度会议需要印刷标牌和报到背板。供应商报价为税前 RM 7,800，下单时付 30%。
秘书处填写申请并附上报价单，写明会议预算项，请财政批准。财务发出订单 PO-24-118。秘书处把编号发给供应商，要求订金发票注明该编号，并把存档副本放入合同文件夹。
可直接使用
采购订单申请表
复制到您自己的表格或发给财务的电邮中。如果财务团队有自己的表格，请使用他们的，并保留这些栏目。
- 活动名称及预算项或成本中心：
- 供应商法定名称及联系人：
- 报价单编号、日期和有效期（附副本）：
- 采购内容、数量和交付日期：
- 价格，税费和服务费按报价单所示：
- 付款条件，包括订金金额和日期：
- 申请人（姓名、职务）及申请日期：
- 预算负责人对可用预算的确认：
- 批准人（姓名、职务）、批准日期及所用审批权限：
- 采购订单编号（由财务填写）：
- 订单编号发给供应商的日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 贵机构有清晰的采购订单流程，活动供应商不多。
- 财务对申请响应迅速。
- 报价单完整，审批简单。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 短时间内需要为许多供应商开订单，并且要多人批准。
- 订单在开工后或发票到达后才开具。
- 没有人核对订单是否与报价单和预算一致。
想让订单准时开出吗？
会议项目负责人可以依据最终报价单准备每份采购订单申请，送交正确的批准人，催取订单编号，并确保供应商在发票上注明。批准决定和付款仍由贵机构负责。
主办方常见问题
每家供应商都需要采购订单吗？
这取决于贵机构的政策。请问财务哪些金额、哪些供应商需要。
订单还没有，供应商可以先开工吗？
由贵机构的政策决定。实务上，没有订单就开工的事项日后很难核对，所以请先开订单。
采购订单由谁签署？
由贵机构为该金额设定的批准人签署。申请中要写明具体姓名，而不只是职位。
如果最终价格与订单不同怎么办？
按变更流程处理，开具修订订单，并按修订后的数字核对发票。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。