Permintaan pesanan belian acara
Pembekal bersedia bermula, sebut harga sudah ditandatangani, dan kewangan berkata tiada bayaran boleh dibuat tanpa pesanan belian yang belum dibuat sesiapa.
Jawapan ringkas
Permintaan pesanan belian ialah borang dalaman yang meminta kewangan atau perolehan membenarkan perbelanjaan dengan satu pembekal berdasarkan satu sebut harga. Ia perlu diluluskan sebelum pembekal diberitahu untuk meneruskan.
Ia mengikat pembekal, skop, harga, baris bajet dan pelulus, supaya invois kemudian ada sesuatu untuk dipadankan.
Kegunaan pesanan belian
Dalam banyak organisasi, pesanan belian ialah rekod dalaman bahawa perbelanjaan dibenarkan sebelum ia berlaku. Pasukan kewangan anda tahu sama ada organisasi anda memerlukannya dan untuk jumlah berapa.
Minta borang dan peraturan kewangan sendiri dahulu. Gunakan halaman ini untuk memastikan permintaan membawa maklumat yang diperlukan pemadanan kemudian.
Apa yang mesti ada dalam permintaan
- Nama sah pembekal dan wakil yang akan menerima pesanan.
- Rujukan dan tarikh sebut harga, dilampirkan, dengan tempoh sah.
- Skop dalam bahasa mudah: apa dibeli, kuantiti dan tarikh penghantaran.
- Harga, dengan cukai dan caj perkhidmatan seperti dinyatakan dalam sebut harga.
- Terma bayaran, termasuk sebarang deposit dan tarikhnya.
- Baris bajet, pusat kos atau kod acara.
- Pemohon, pelulus dan tarikh kelulusan.
Laluan daripada permintaan ke pesanan
- Pemohon melengkapkan borang dan melampirkan sebut harga yang ditandatangani atau muktamad.
- Pemilik bajet menyemak baris bajet dan mengesahkan ada ruang.
- Pelulus membenarkan, menggunakan had kelulusan yang ditetapkan organisasi anda.
- Kewangan atau perolehan mengeluarkan nombor pesanan belian.
- Pemohon menghantar nombor kepada pembekal dan meminta ia dicatat pada setiap invois.
- Pesanan, sebut harga dan sebarang perubahan kemudian difailkan bersama.
Masa dan perubahan
Buat permintaan sebelum pembekal memulakan kerja, bukan selepas invois tiba. Pesanan yang dibuat kemudian tidak dapat menunjukkan perbelanjaan dibenarkan lebih awal.
Jika skop berubah, ikuti proses sebut harga perubahan dan keluarkan pesanan terpinda supaya pemadanan kemudian menggunakan angka yang betul.
Masalah yang kerap berlaku
- Satu pesanan meliputi beberapa pembekal, menjadikan pemadanan mustahil.
- Pesanan dibuat untuk jumlah bulat, bukan jumlah sebut harga.
- Pembekal tidak diberitahu nombor pesanan dan mengeluarkan invois tanpanya.
- Kebenaran lisan diberi berdasarkan pesanan yang belum diluluskan.
- Deposit dibayar sebelum pesanan wujud.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Permintaan pesanan belian untuk pembekal papan tanda
Organisasi dan angka rekaan, sebagai gambaran sahaja.
Persatuan Fiktif Pengamal Kewangan memerlukan papan tanda bercetak dan latar pendaftaran untuk persidangan tahunannya. Sebut harga pembekal ialah RM 7,800 sebelum cukai, dengan 30% perlu dibayar semasa pesanan.
Urus setia melengkapkan permintaan dengan sebut harga dilampirkan, menamakan baris bajet persidangan dan meminta bendahari meluluskan. Kewangan mengeluarkan pesanan PO-24-118. Urus setia menghantar nombor kepada pembekal, meminta ia dicatat pada invois deposit, dan salinan yang difailkan dihantar ke folder kontrak.
Gunakan sendiri
Borang permintaan pesanan belian
Salin ke borang anda sendiri atau e-mel kepada kewangan. Jika pasukan kewangan anda ada borang sendiri, gunakannya dan kekalkan medan ini.
- Nama acara dan baris bajet atau pusat kos:
- Nama sah pembekal dan wakil:
- Rujukan, tarikh dan tempoh sah sebut harga (lampirkan salinan):
- Apa dibeli, kuantiti dan tarikh penghantaran:
- Harga, dengan cukai dan caj perkhidmatan seperti ditunjukkan sebut harga:
- Terma bayaran, termasuk jumlah dan tarikh deposit:
- Pemohon (nama, jawatan) dan tarikh permintaan:
- Pengesahan pemilik bajet bahawa bajet mencukupi:
- Pelulus (nama, jawatan), tarikh kelulusan dan had kelulusan yang digunakan:
- Nombor pesanan belian (dilengkapkan oleh kewangan):
- Tarikh nombor pesanan dihantar kepada pembekal:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Organisasi anda ada proses pesanan belian yang jelas dan pembekal acara sedikit.
- Kewangan bertindak balas dengan cepat kepada permintaan.
- Sebut harga lengkap dan kelulusan mudah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pembekal memerlukan pesanan dalam masa singkat, dengan kelulusan daripada beberapa orang.
- Pesanan dibuat selepas kerja bermula atau selepas invois tiba.
- Tiada sesiapa menyemak bahawa pesanan sepadan dengan sebut harga dan bajet.
Mahu pesanan dibuat tepat pada masanya?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan setiap permintaan pesanan belian daripada sebut harga muktamad, menghantarnya kepada pelulus yang betul, mengejar nombor pesanan dan memastikan pembekal mencatatnya pada invois. Keputusan kelulusan dan bayaran kekal pada organisasi anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kami perlukan pesanan belian untuk setiap pembekal?
Itu bergantung pada dasar organisasi anda. Tanya kewangan jumlah dan pembekal yang mana memerlukannya.
Bolehkah pembekal bermula sebelum pesanan wujud?
Dasar anda menentukannya. Secara praktikal, kerja yang bermula tanpa pesanan sukar dipadankan kemudian, jadi buat dahulu.
Siapa menandatangani pesanan belian?
Pelulus yang ditetapkan organisasi anda bagi jumlah itu. Namakan orangnya dalam permintaan, bukan peranan sahaja.
Bagaimana jika harga akhir berbeza daripada pesanan?
Ikuti proses perubahan, keluarkan pesanan terpinda dan padankan invois dengan angka terpinda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.