Penjejak pencapaian pembayaran acara
Deposit, bayaran berperingkat dan baki akhir perlu dibayar pada tarikh berbeza, dan bendahari hanya tahu apabila pembekal menghantar e-mel peringatan.
Jawapan ringkas
Penjejak pencapaian pembayaran ialah satu jadual bagi setiap bayaran yang terhutang acara: pembekal, pencetus, jumlah, tarikh akhir, kelulusan dan status, dibandingkan dengan tunai yang benar-benar anda pegang.
Asingkan wang yang anda ada daripada wang yang anda harapkan. Ikrar penaja yang belum dibayar atau yuran pendaftaran yang belum dijelaskan bukan tunai sehingga ia diterima.
Apa yang dilakukan penjejak
Ia membolehkan bendahari melihat tiga bayaran seterusnya, kelulusan yang diperlukan setiap satu dan baki selepas setiap bayaran. Ia juga menunjukkan kepada urus setia pencapaian pembekal yang bergantung pada keputusan, seperti jumlah peserta akhir.
Ia alat penyelarasan. Ia tidak membuat bayaran dan tidak menggantikan rekod perakaunan anda.
Lajur yang perlu ada
| Lajur | Apa yang dimasukkan |
|---|---|
| Pembekal dan rujukan | Nama dan nombor pesanan atau sebut harga yang berkaitan. |
| Pencapaian dan pencetus | Contohnya deposit semasa menandatangani, baki tujuh hari sebelum acara, atau semasa penghantaran. |
| Jumlah dan layanan cukai | Seperti pada dokumen, dengan cukai dinyatakan berasingan jika pembekal menunjukkannya. |
| Tarikh akhir | Daripada dokumen pembekal, bukan daripada ingatan. |
| Kelulusan | Siapa mesti meluluskan, dan sama ada telah diberikan. |
| Status | Belum tiba, diluluskan, dibayar atau dipertikai. |
| Kebergantungan | Apa yang mesti berlaku dahulu, seperti jumlah peserta akhir atau penerimaan barang. |
Tunai diterima dan tunai dijangka
Tambah dua blok di sebelah bayaran. Yang pertama menunjukkan wang dalam bank. Yang kedua menunjukkan penerimaan dijangka seperti yuran pendaftaran yang perlu diterima atau ikrar penaja, setiap satu dilabel belum disahkan atau disahkan.
Kira baki daripada tunai di tangan sahaja, kemudian tunjukkan baris kedua yang menambah penerimaan dijangka. Jika baris pertama menjadi negatif pada tarikh bayaran, penjejak telah menjalankan tugasnya. Pembina jadual bayaran tunai menyediakan susun atur ini untuk anda.
Rutin mingguan
- Kemas kini status daripada rekod pasukan kewangan, bukan e-mel pembekal.
- Semak tarikh akhir dalam 30 hari akan datang dan pastikan kelulusan sedia ada.
- Semak kebergantungan: adakah jumlah peserta, perubahan skop atau penghantaran telah disahkan?
- Kemas kini tunai di tangan dan penerimaan dijangka, dengan menukar ikrar kepada disahkan hanya selepas pengesahan bertulis.
- Hantar kepada bendahari ringkasan satu baris tentang apa yang perlu dibayar dan apa yang berisiko.
Ke mana memaut
Deposit yang mungkin atau mungkin tidak boleh dikembalikan tempatnya dalam daftar komitmen deposit. Pesanan belian berada pada permintaan pesanan belian. Senario pembatalan diuji dalam lembaran kerja pendedahan pembatalan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penjejak untuk persidangan 300 perwakilan
Organisasi dan angka rekaan, sebagai gambaran sahaja.
Persatuan Fiktif Perancang Bandar memegang RM 40,000 dalam akaun acaranya. Penjejaknya menunjukkan deposit venue RM 15,000 telah dibayar, deposit AV RM 6,000 perlu dibayar minggu depan dan baki venue RM 18,000 perlu dibayar 14 hari sebelum acara.
Seorang penaja telah menandatangani ikrar RM 25,000 tetapi belum membayar. Penjejak menunjukkan baki selepas deposit AV ialah RM 34,000 tunai, dan RM 59,000 hanya jika ikrar diterima. Oleh itu baki venue tidak dianggap dilindungi sehingga bayaran penaja dimasukkan ke bank.
Gunakan sendiri
Penjejak pencapaian pembayaran
Salin jadual ini dan tambah satu baris bagi setiap bayaran. Simpan tunai di tangan dan penerimaan dijangka dalam blok berasingan di bawahnya.
| Pembekal dan rujukan | Pencapaian dan pencetus | Jumlah | Tarikh akhir | Kelulusan | Status | Bergantung pada |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Venue, pesanan V-01 | Deposit semasa menandatangani | RM 15,000 | Telah lepas, dibayar | Bendahari, diberikan | Dibayar | Tiada |
| Pembekal AV, pesanan AV-02 | Deposit semasa pesanan | RM 6,000 | Minggu depan | Bendahari, belum | Diluluskan selepas semakan | Skop akhir |
| Venue, pesanan V-01 | Baki 14 hari sebelum acara | RM 18,000 | 14 hari sebelum acara | Bendahari dan pengerusi | Belum tiba | Jumlah peserta akhir |
| Tunai di tangan | Baki bank | RM 34,000 selepas deposit AV | Kemas kini mingguan | Kewangan | Disahkan | Tiada |
| Ikrar penaja | Penerimaan dijangka, bukan tunai | RM 25,000 | Belum dibayar | Tidak berkenaan | Belum disahkan | Bayaran penaja |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pembekal sedikit dan bendahari menyemak akaun setiap minggu.
- Tarikh bayaran mudah dan kelulusan cepat.
- Tiada penerimaan utama bergantung pada ikrar.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pembekal dengan pencapaian bersandar dan beberapa pelulus.
- Pendapatan dijangka tidak pasti dan baki tipis pada sesetengah tarikh.
- Tiada sesiapa memiliki kaitan antara keputusan atur cara dan tarikh bayaran.
Perlukan seseorang untuk mengemas kini penjejak?
Ketua projek persidangan boleh membina penjejak pencapaian pembayaran daripada dokumen pembekal anda, memastikan kebergantungan dan kelulusan terkini, dan menandakan tarikh apabila tunai yang disahkan tidak menampung bayaran. Bayaran dibuat dan diluluskan oleh pasukan kewangan anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah ikrar penaja dikira dalam baki?
Tunjukkan secara berasingan sebagai belum disahkan. Kira sebagai tunai hanya apabila wang telah diterima.
Siapa patut memiliki penjejak?
Bendahari memiliki tunai dan kelulusan. Urus setia atau ketua projek mengemas kini tarikh dan kebergantungan, jadi kedua-duanya perlu akses.
Berapa kerap ia dikemas kini?
Setiap minggu dalam tiga bulan terakhir, dan selepas sebarang perubahan pembekal atau bayaran.
Adakah penjejak menangani cukai?
Ia merekodkan cukai seperti yang ditunjukkan dokumen pembekal. Cara cukai dilayan ialah soalan untuk akauntan anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.