简要回答
分阶段付款跟踪表是一张表，列出活动应付的每一笔款项：供应商、触发条件、金额、到期日、审批和状态，并对照您实际持有的现金。
已有的钱和期望收到的钱要分开。尚未到账的赞助承诺或未缴的报名费，在款项入账之前都不算现金。
跟踪表的作用
它让财政看到接下来的三笔付款、每笔所需的审批，以及每笔付款后的余额。它也让秘书处看到哪些供应商的付款节点取决于某项决定，例如最终参会人数。
它是协调工具，不负责付款，也不取代您的会计记录。
应包含的栏目
| 栏目 | 填写内容 |
|---|---|
| 供应商及编号 | 名称，以及所对应的订单或报价单编号。 |
| 付款节点及触发条件 | 例如签约时付订金、活动前七天付余款，或交付时付款。 |
| 金额及税务处理 | 按文件所示，供应商单列税额的则分开写明。 |
| 到期日 | 依据供应商文件，而不是凭记忆。 |
| 审批 | 须由谁批准，以及是否已批准。 |
| 状态 | 未到期、已批准、已付款或有争议。 |
| 前提条件 | 必须先发生什么，例如最终人数或收货确认。 |
已收现金与预期收款
在付款表旁边增加两个区块。第一个显示银行里已有的钱。第二个显示预期收款，例如应收的报名费或赞助承诺，每项标明待确认或已确认。
余额只按手头现金计算，再另列一行加上预期收款。如果第一行在某个付款日变成负数，这张表就发挥了作用。现金付款计划生成工具可以帮您生成这种版式。
每周例行检查
- 根据财务团队的记录更新状态，而不是依据供应商的电邮。
- 检查未来 30 天内的到期日，确认审批已到位。
- 检查前提条件：人数、范围变更或交付是否已确认？
- 更新手头现金和预期收款，赞助承诺只有收到书面确认才改为已确认。
- 给财政发一行摘要：什么要付，什么有风险。
延伸到哪里
实例演示 · 虚构示例
300 人会议的跟踪表
机构和数字均为虚构，仅作示意。
Persatuan Fiktif Perancang Bandar 的活动账户里有 RM 40,000。跟踪表显示：场地订金 RM 15,000 已付，视听订金 RM 6,000 下周到期，场地余款 RM 18,000 在活动前 14 天到期。
一家赞助商已签署 RM 25,000 的承诺但尚未付款。跟踪表显示，付完视听订金后的现金余额是 RM 34,000，只有承诺款到账才会是 RM 59,000。因此在赞助款入账之前，场地余款不视为已有着落。
可直接使用
分阶段付款跟踪表
复制这张表，每笔付款加一行。手头现金和预期收款分开放在下方的不同区块。
| 供应商及编号 | 付款节点及触发条件 | 金额 | 到期日 | 审批 | 状态 | 前提条件 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 场地，订单 V-01 | 签约时付订金 | RM 15,000 | 已过期，已付 | 财政，已批准 | 已付款 | 无 |
| 视听供应商，订单 AV-02 | 下单时付订金 | RM 6,000 | 下周 | 财政，待批 | 核对后已批准 | 最终范围 |
| 场地，订单 V-01 | 活动前 14 天付余款 | RM 18,000 | 活动前 14 天 | 财政和主席 | 未到期 | 最终人数 |
| 手头现金 | 银行余额 | 付完视听订金后 RM 34,000 | 每周更新 | 财务 | 已确认 | 无 |
| 赞助承诺 | 预期收款，非现金 | RM 25,000 | 尚未付款 | 不适用 | 待确认 | 赞助商付款 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 供应商不多，财政每周查看账户。
- 付款日期简单，审批很快。
- 没有重要收款依赖赞助承诺。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 供应商众多，付款节点相互依赖，审批人也不止一位。
- 预期收入不确定，部分日期的余额很紧。
- 没有人负责把节目决定与付款日期联系起来。
需要有人让跟踪表保持最新吗？
会议项目负责人可以依据您的供应商文件建立分阶段付款跟踪表，保持前提条件和审批的更新，并标出已确认现金无法覆盖付款的日期。付款本身由您的财务团队执行和批准。
主办方常见问题
赞助承诺可以计入余额吗？
请单独列出并标为待确认。只有款项已收到，才按现金计算。
跟踪表应由谁负责？
财政负责现金和审批。秘书处或项目负责人负责更新日期和前提条件，因此双方都要有查看权限。
多久更新一次？
最后三个月每周更新，供应商有任何变更或付款之后也要更新。
跟踪表处理税务吗？
它只按供应商文件所示记录税额。税务如何处理，是要请教会计师的问题。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。