简要回答
订金承诺登记表列出已付或已承诺的每笔订金：供应商、金额、日期、文件对退款的说明，以及活动变更时有多少金额暴露在风险中。
它记录的是文件所写的内容。某笔款项实际上能否追回，是要请教法律顾问的合同问题。
为什么要单独一张登记表
订金是最早离开账户的钱，也最容易被忘记。它们分散在不同文件里，条件各异，远在最终发票之前就已付出。
登记表让委员会在提出改期、换场地或缩减节目之前，先看到已经承诺了多少。
每笔订金要记录什么
- 供应商、文件编号，以及付款日期或应付日期。
- 金额，以及文件把它称为订金、预订费、预付款还是不可退款费用。
- 文件对退款、转到其他日期或抵扣额度的说明，按原文引用。
- 文件中的关键日期：变更截止日、通知期、余款到期日。
- 谁批准了这笔付款，以及出自哪个预算项。
- 状态：已承诺、已付款、部分退回、已抵扣或有争议。
把金额分成四组
| 分组 | 含义 | 处理方式 |
|---|---|---|
| 已付，文件写明可退 | 文件说明在规定条件下可以退款。 | 记录条件和期限。不要假定它安全。 |
| 已付，文件写明不可退 | 文件说明不予退款。 | 按已承诺的支出处理。 |
| 已付，不明确或有条件 | 文字取决于日期、转售或其他事件。 | 把问题列给您的顾问。 |
| 已承诺，未付款 | 付款已同意但尚未支付。 | 单独列示，这是未来的承诺。 |
保持登记表最新
登记表不能告诉您什么
它不能说明供应商是否必须退款，也不能说明某项条款是否可执行。它只呈现数字和文字，让顾问能尽快回答。
订金风险敞口计算工具根据您输入的假设汇总未结风险敞口，不判断能否追回。
实例演示 · 虚构示例
三笔订金和一次改期
机构和数字均为虚构，仅作示意。
Persatuan Fiktif Akauntan Muda 已付场地 RM 12,000、餐饮 RM 5,000、视听供应商 RM 4,000。场地文件写明，如在活动前 60 天通知，订金可抵扣到新日期。餐饮文件写明预订费不可退。视听文件没有提到。
登记表把 RM 12,000 列为在规定条件下可退或可抵扣，期限为 60 天；RM 5,000 列为已承诺；RM 4,000 列为不明确，并附给顾问的问题。当委员会提出新日期时，登记表显示已付 RM 21,000，其中 RM 5,000 按已承诺处理，RM 16,000 取决于条件或答复。
可直接使用
订金承诺登记表
复制这张表。条件一栏请引用文件原文，而不是自己概括。
| 供应商及编号 | 金额及日期 | 文件原文条件 | 关键日期 | 分组 | 待解答问题 |
|---|---|---|---|---|---|
| 场地，V-01 | RM 12,000，已付 | 提前 60 天通知可抵扣到新日期 | 活动前 60 天 | 已付，写明可退或可抵扣 | 与顾问确认通知条文 |
| 餐饮，C-01 | RM 5,000，已付 | 预订费不可退款 | 未注明 | 已付，写明不可退 | 无 |
| 视听供应商，AV-02 | RM 4,000，已付 | 文件未提及退款 | 未注明 | 已付，不明确 | 询问供应商和顾问 |
| 摄影师，P-01 | RM 1,500，已承诺 | 签约时应付 | 签约日 | 已承诺，未付款 | 付款前先批准 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 订金不多，财政保存了每份文件的副本。
- 日期和场地已经确定，不太可能变动。
- 供应商文件对退款和抵扣写得清楚。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 正在考虑改期、换场地或调整范围，而订金分散在多家供应商。
- 文件对退款没有提及或前后不一致。
- 没有人对已经承诺的总额有整体了解。
决定之前需要先理清风险敞口吗？
会议项目负责人可以依据您的供应商文件编制订金登记表，按原文引用条件，并在委员会决定变更之前为法律顾问准备好问题。退款决定和法律结论仍由您的委员会和顾问负责。
主办方常见问题
订金和预订费一样吗？
不一定。各份文件用词不同。请记录文件所用的称呼，并请顾问说明它在该文件中的含义。
已承诺但未付的订金要登记吗？
要，单独分一组。它们是未来的承诺，即使款项尚未转出，也会影响决策。
登记表由谁维护？
金额由财政或财务联系人负责。文件原文和关键日期由秘书处或项目负责人保持最新。
登记表能说明我们能退回多少吗？
不能。它只显示文件所写的内容。能否追回是要请教法律顾问的问题。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。