简要回答
贷项通知单会减少您欠供应商的款项，或使您有权获得退款。跟踪的意思是建立一份登记表，记录每笔承诺的抵扣、原因、金额、最终收到的文件，以及它如何冲抵发票或退回。
没有登记表，承诺的抵扣就会漏过最终对账，活动最终为本不应付费的工作买了单。
抵扣为什么会丢
抵扣往往在电话或信息中谈妥，文件却很晚才到，甚至不来。到那时活动团队已转向别的工作，发票也早已全额付清。
登记表让这份承诺一直可见，直到文件到达并被冲抵。
跟踪抵扣的步骤
- 一旦谈妥就记录承诺：供应商、原因、预期金额、谁同意的以及日期。
- 请供应商书面确认，并说明何时开出贷项通知单。
- 收到后对照承诺检查：供应商、编号、金额、所引用的原发票和所载税务资料。
- 决定如何冲抵：从当前发票扣除、留待以后发票冲抵，或退回到已核实的账户。
- 更新对账，款项或扣除确认后将该行标为已关闭。
- 凡承诺的抵扣在所给日期过后一定天数仍未到，就催办。
使用的状态
| 状态 | 含义 | 下一步 |
|---|---|---|
| 已承诺 | 口头或通过信息同意 | 取得书面确认 |
| 已确认 | 供应商书面确认金额和时间 | 记下催办日期 |
| 已收到 | 已拿到贷项通知单文件 | 对照承诺和发票检查 |
| 已冲抵 | 已扣除或退款并已记录 | 关闭该行 |
| 有争议 | 供应商不同意或金额不符 | 连同证据交决定人 |
向财务顾问提出的问题
- 贷项通知单和退款在账目中如何记录。
- 跨财务期间的抵扣是否需要特殊处理。
- 贷项通知单是否必须载明某些资料，才能被贵机构的记录接受。
实例演示 · 虚构示例
一笔在最终对账时到位的印刷错误抵扣
虚构机构，数字仅作说明。
一家虚构的研讨会主办方在第 5 周与印刷商谈妥，400 本印错的参会手册将抵扣 RM850。登记表记录了这个承诺，书面确认两天后到达。
发票在第 6 周已付清，所以贷项通知单变成退款。登记表显示它先是已确认，第 9 周变为已收到，退款到账后变为已冲抵。最终对账中没有悬空的抵扣。
可直接使用
贷项通知单登记表
每笔抵扣一行。每周财务检查时都要查看未结的行。
| 供应商 | 原发票号码 | 原因 | 预期金额 | 同意人，日期 | 书面确认 | 贷项通知单号码和日期 | 冲抵于／退款日期 | 状态，下次催办 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 抵扣很少见，由一个人跟踪。
- 供应商及时并以书面形式开出贷项通知单。
- 您付款前都会先检查有无抵扣。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 因质量或数量问题，多家供应商欠有抵扣。
- 抵扣涉及不同时间付清的多张发票。
- 没人负责催办。
需要有人催办并结清抵扣？
会议项目负责人可以维护抵扣登记表，请供应商书面确认，把每张贷项通知单与对应发票对上，并连同证据把争议交给您的决定人。抵扣在账目中如何处理，由您的财务联系人决定。
主办方常见问题
抵扣已承诺时，应该先付全额发票吗？
这是现金流和合作关系方面的决定。一种做法是先付无争议部分，暂扣其余。请先问财务联系人。
供应商一直不开贷项通知单怎么办？
带上书面承诺和发票交给决定人，并向顾问询问后续步骤。
贷项通知单等于退款吗？
不等于。贷项通知单减少您欠的款项或使您有权获得退款，退款则是实际付款。
登记表应保存多久？
与活动财务档案一起保存。记录须保存多久，请询问顾问。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。