Penjejakan nota kredit acara
Pembekal bersetuju mengkreditkan kesilapan cetak dua bulan lalu, dan tiada siapa dapat memastikan sama ada ia pernah dikeluarkan.
Jawapan ringkas
Nota kredit mengurangkan apa yang anda terhutang kepada pembekal atau memberi hak kepada bayaran balik. Penjejakan bermaksud daftar yang merekod setiap kredit yang dijanjikan, sebabnya, jumlahnya, dokumen yang akhirnya tiba, dan bagaimana ia digunakan pada invois atau dibayar balik.
Tanpa daftar, kredit yang dijanjikan terlepas daripada penyelarasan akhir dan acara membayar untuk kerja yang sepatutnya tidak dibayar.
Mengapa kredit hilang
Kredit dipersetujui dalam panggilan atau mesej, tetapi dokumen tiba kemudian, jika ada. Pada masa itu pasukan acara sudah beralih dan invois sudah dibayar penuh.
Daftar mengekalkan janji itu kelihatan sehingga dokumen tiba dan digunakan.
Langkah menjejak kredit
- Rekod janji sebaik ia dibuat: pembekal, sebab, jumlah dijangka, siapa bersetuju dan tarikh.
- Minta pembekal mengesahkan secara bertulis dan menyatakan bila nota kredit akan dikeluarkan.
- Apabila tiba, semak nota kredit dengan janji: pembekal, nombor, jumlah, rujukan kepada invois asal dan butiran cukai yang dipaparkan.
- Putuskan bagaimana ia digunakan: ditolak daripada invois semasa, disimpan untuk invois kemudian, atau dibayar balik ke akaun yang disahkan.
- Kemas kini penyelarasan dan tandakan baris ditutup apabila wang atau potongan disahkan.
- Kejar sebarang kredit yang dijanjikan tetapi masih tiada selepas bilangan hari tertentu daripada tarikh yang diberi.
Status yang digunakan
| Status | Maksud | Tindakan seterusnya |
|---|---|---|
| Dijanjikan | Dipersetujui secara lisan atau melalui mesej | Dapatkan pengesahan bertulis |
| Disahkan | Pembekal mengesahkan jumlah dan masa secara bertulis | Catat tarikh mengejar dalam diari |
| Diterima | Dokumen nota kredit di tangan | Semak dengan janji dan invois |
| Digunakan | Ditolak atau dibayar balik dan direkod | Tutup baris |
| Dipertikaikan | Pembekal tidak bersetuju atau jumlah berbeza | Serahkan kepada pemilik keputusan dengan bukti |
Soalan untuk penasihat kewangan anda
- Bagaimana nota kredit dan bayaran balik direkodkan dalam akaun anda.
- Sama ada kredit yang merentasi tempoh kewangan memerlukan layanan khas.
- Sama ada nota kredit mesti membawa butiran tertentu untuk diterima bagi rekod anda.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Kredit kesilapan cetak yang sampai ke penyelarasan akhir
Organisasi fiksyen dan angka ilustrasi sahaja.
Seorang penganjur seminar fiksyen bersetuju dengan pencetaknya pada minggu ke-5 bahawa 400 buku panduan peserta yang tersilap cetak akan dikreditkan RM850. Daftar merekod janji itu dan pengesahan bertulis tiba dua hari kemudian.
Invois dibayar pada minggu ke-6, jadi nota kredit menjadi bayaran balik. Daftar menunjukkannya sebagai Disahkan, kemudian Diterima pada minggu ke-9, kemudian Digunakan apabila bayaran balik sampai ke bank. Penyelarasan akhir tidak menunjukkan kredit yang tergantung.
Gunakan sendiri
Daftar nota kredit
Satu baris bagi setiap kredit. Semak baris terbuka dalam setiap semakan kewangan mingguan.
| Pembekal | No. invois asal | Sebab | Jumlah dijangka | Dipersetujui oleh, tarikh | Pengesahan bertulis | No. dan tarikh nota kredit | Digunakan pada / dibayar balik pada | Status, kejaran seterusnya |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kredit jarang berlaku dan seorang menjejaknya.
- Pembekal mengeluarkan nota kredit dengan segera dan secara bertulis.
- Anda membayar invois hanya selepas menyemak kredit.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal berhutang kredit selepas masalah kualiti atau kuantiti.
- Kredit merentasi invois yang dibayar pada masa berbeza.
- Tiada siapa memiliki tugas mengejar.
Perlukan kredit dikejar dan ditutup?
Ketua projek persidangan boleh menyimpan daftar kredit, meminta pengesahan bertulis daripada pembekal, memadankan setiap nota kredit dengan invoisnya dan membawa pertikaian kepada pemilik keputusan anda bersama bukti. Wakil kewangan anda memutuskan bagaimana kredit digunakan dalam akaun anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah kami membayar invois penuh semasa kredit dijanjikan?
Itu keputusan aliran tunai dan hubungan. Satu pilihan ialah membayar bahagian yang tidak dipertikaikan dan menahan baki. Tanya wakil kewangan anda dahulu.
Bagaimana jika pembekal tidak pernah mengeluarkan nota kredit?
Rujuk kepada pemilik keputusan dengan janji bertulis dan invois. Tanya penasihat anda tentang langkah seterusnya.
Adakah nota kredit sama dengan bayaran balik?
Tidak. Nota kredit mengurangkan apa yang anda terhutang atau memberi hak kepada bayaran balik. Bayaran balik ialah bayaran itu sendiri.
Berapa lama daftar perlu disimpan?
Simpan bersama fail kewangan acara. Tanya penasihat anda berapa lama rekod mesti disimpan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.