Log percanggahan invois acara
Tiga pembekal menginvois jumlah yang berbeza daripada pesanan, dan e-mel tentangnya tersebar dalam empat peti masuk.
Jawapan ringkas
Log percanggahan invois ialah satu jadual tempat setiap ketidakpadanan direkodkan: apa kata invois, apa kata pesanan atau penghantaran, perbezaan, siapa mengejarnya dan bagaimana ia berakhir.
Ia memastikan bayaran ditahan atas sebab, menyimpan jawapan pembekal di satu tempat dan memberi kewangan rekod yang jelas semasa penutupan.
Apa yang dikira percanggahan
- Kuantiti berbeza daripada pesanan atau bukti penghantaran.
- Harga seunit atau jumlah berbeza daripada pesanan atau sebut harga.
- Cukai atau caj perkhidmatan ditunjukkan berbeza daripada pesanan.
- Caj muncul yang tidak dilindungi pesanan atau perubahan yang diluluskan.
- Rujukan invois yang sama, atau jumlah yang sama bagi pembekal yang sama, muncul dua kali.
- Butiran pembekal pada invois, termasuk butiran bank, berbeza daripada rekod pembekal.
Apa yang direkodkan setiap entri log
| Medan | Mengapa ia ada |
|---|---|
| Pembekal, rujukan invois, tarikh | Mengenal pasti dokumen tanpa bergantung pada ingatan. |
| Rujukan pesanan dan baris | Menunjukkan apa yang dipadankan dengannya. |
| Apa kata invois, dan apa kata pesanan atau penghantaran | Menjadikan perbezaan kelihatan dalam angka. |
| Jumlah perbezaan, dan memihak siapa | Menunjukkan saiz dan arah. |
| Pemilik dan tarikh ditimbulkan | Ada orang bertanggungjawab mengejar. |
| Maklum balas pembekal, dengan tarikh | Menyimpan jawapan bersama kes. |
| Hasil | Invois dibetulkan, nota kredit, perbezaan diluluskan, atau dibayar seperti diinvois dengan kelulusan. |
Cara mengendalikan percanggahan
- Rekodkan pada hari ia ditemui dan letakkan invois dalam status tahan di penjejak bayaran anda.
- Beritahu pembekal secara bertulis baris mana yang berbeza dan apa yang anda jangka.
- Minta invois dibetulkan atau nota kredit, bukan jaminan lisan.
- Rekodkan balasan. Jika pembekal membantah pembacaan anda, semak semula pesanan dan perubahan, dan bawa soalan kepada pelulus.
- Apabila dokumen yang dibetulkan tiba, padankan semula dan lepaskan atau kekalkan tahanan.
- Tutup entri dengan hasil dan dokumen yang membuktikannya.
Butiran bank memerlukan perhatian tambahan
Jika invois menunjukkan butiran bank yang berbeza daripada rekod pembekal, anggap ia percanggahan dan jangan bayar. Semaknya melalui kaedah hubungan yang sudah anda ada bagi pembekal, bukan butiran pada invois.
Proses pengesahan butiran bank pembekal meliputi semakan ini.
Menutup log
Sebelum penyelarasan akhir, tiada entri patut terbuka tanpa pemilik dan tindakan seterusnya. Masukkan item tertunggak ke dalam penyelarasan kewangan akhir, dan jejaki nota kredit dalam penjejak nota kredit.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Log dengan tiga entri
Organisasi dan angka rekaan, sebagai gambaran sahaja.
Persatuan Fiktif Doktor Veterinar merekodkan tiga masalah selepas seminarnya. Pencetak menginvois 1,200 buku atur cara berbanding pesanan 1,000. Pembekal AV menginvois satu hari juruteknik yang tiada dalam pesanan atau mana-mana perubahan yang diluluskan. Rujukan invois venue sama dengan satu yang telah dibayar.
Urus setia menahan ketiga-tiganya. Pencetak mengeluarkan nota kredit untuk 200 buku. Pembekal AV menghantar perubahan bertandatangan, yang ditemui dalam folder ketua projek, dan entri ditutup sebagai diluluskan. Venue mengesahkan pendua dan bendahari merekodkan invois kedua ditolak.
Gunakan sendiri
Log percanggahan invois
Salin jadual ini dan tambah satu baris setiap kali ketidakpadanan ditemui. Jangan padam baris yang telah ditutup.
| Pembekal dan rujukan invois | Rujukan pesanan dan baris | Kata invois / kata pesanan | Perbezaan | Pemilik dan tarikh ditimbulkan | Maklum balas pembekal | Hasil |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pencetak, INV-501 | PO-24-140 baris 1 | 1,200 buku / 1,000 dipesan | 200 buku, memihak pembekal | Urus setia, 12 Okt | Bersetuju memberi kredit | Nota kredit diterima, dipadankan |
| Pembekal AV, INV-88 | AV-02 | Hari juruteknik dicaj / tiada dalam pesanan | Satu hari juruteknik | Ketua projek, 12 Okt | Menghantar perubahan bertandatangan | Perbezaan diluluskan, dibayar seperti diinvois |
| Venue, INV-3310 | V-01 | Rujukan sama dengan invois yang dibayar | Pendua | Bendahari, 13 Okt | Mengesahkan pendua | Invois kedua ditolak |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Invois sedikit dan pasukan kecil boleh mengejar pembekal secara terus.
- Pesanan dan perubahan lengkap dan mudah dicari.
- Perbezaan jarang berlaku dan cepat diselesaikan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak invois tiba selepas acara dan beberapa orang mengejar pembekal.
- Perubahan dan pesanan tersebar merentasi peti masuk.
- Akaun akhir perlu disiapkan dan perbezaan terbuka menghalang bayaran.
Mahu percanggahan dikejar dan ditutup?
Ketua projek persidangan boleh menyelenggara log percanggahan invois, mengejar pembekal untuk dokumen yang dibetulkan, mengumpulkan perubahan dan rekod penghantaran yang hilang, dan menyerahkan senarai item terbuka dan tertutup yang kemas kepada kewangan. Kelulusan bayaran dan sebarang keputusan pertikaian kekal pada organisasi anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami membayar bahagian invois yang tidak dipertikai?
Tanya ketua kewangan anda dan semak terma bayaran. Secara praktikal, ramai organisasi meminta invois dibetulkan supaya jumlah yang perlu dibayar jelas.
Siapa patut memegang log?
Seorang sahaja, biasanya urus setia atau ketua projek, dengan akses baca untuk kewangan.
Bagaimana jika pembekal enggan membetulkan invois?
Rekodkan kedudukan dan bawa kepada orang yang menandatangani kontrak. Pertikaian tentang apa yang kontrak kehendaki ialah urusan penasihat undang-undang anda.
Adakah ada alat untuk membantu?
Lembaran kerja penyelarasan invois menandakan kuantiti, harga dan rujukan berganda yang tidak sepadan daripada entri yang anda taip. Ia tidak bersambung dengan sistem kewangan dan tidak membuat bayaran.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.