简要回答
发票差异记录是一张表，把每个不符之处都记下来：发票写了什么、订单或交付写了什么、差额多少、谁在跟进、结果如何。
它让暂缓付款有据可依，把供应商的答复集中在一处，也让财务在结账时有清楚的记录。
什么算差异
- 数量与订单或交付证据不符。
- 单价或总额与订单或报价单不符。
- 税费或服务费的列示与订单不同。
- 出现订单或已批准变更未涵盖的费用。
- 同一发票编号，或同一供应商的相同金额出现了两次。
- 发票上的供应商资料，包括银行资料，与供应商记录不同。
每条记录写什么
| 栏目 | 用途 |
|---|---|
| 供应商、发票编号、日期 | 不靠记忆就能识别这份文件。 |
| 订单编号及行号 | 说明是与什么核对的。 |
| 发票所写，以及订单或交付所写 | 用数字呈现差异。 |
| 差额，以及对谁有利 | 显示大小和方向。 |
| 负责人及提出日期 | 有人负责追讨。 |
| 供应商回复及日期 | 把答复与个案放在一起。 |
| 结果 | 更正发票、贷项通知单、差异获批准，或经批准后按发票金额付款。 |
如何处理一项差异
- 发现当天就登记，并在付款跟踪表中把该发票设为暂缓。
- 书面告知供应商具体哪一行不符、您期望看到什么。
- 要求更正发票或贷项通知单，而不是口头答复。
- 记录回复。如果供应商不同意您的理解，重新核对订单和变更，并把问题交给批准人。
- 更正文件到达后重新核对，然后解除或维持暂缓。
- 结案时写明结果和证明该结果的文件。
银行资料要格外小心
如果发票上的银行资料与供应商记录不同，应视为差异，不要付款。请用您已掌握的供应商联系方式去核实，而不是发票上的资料。
供应商收款资料核验流程涵盖了这项核验。
结案
在最终对账之前，任何记录都不应在没有负责人和下一步行动的情况下保持未结。把未结事项带入活动最终财务对账，并在贷项通知单跟踪中追踪贷项通知单。
实例演示 · 虚构示例
含三条记录的差异表
机构和数字均为虚构，仅作示意。
Persatuan Fiktif Doktor Veterinar 在研讨会后登记了三个问题。印刷商按 1,200 本节目册开票，而订单是 1,000 本。视听供应商开出一天技术员费用，订单和任何已批准变更中都没有这一项。场地的发票编号与一张已付款的发票相同。
秘书处把三张发票都暂缓。印刷商为 200 本开出贷项通知单。视听供应商发来已签署的变更单，是在项目负责人的文件夹里找到的，该条记录以获批准结案。场地确认是重复开票，财政记下第二张发票被拒绝。
可直接使用
发票差异记录
复制这张表，每发现一项不符就加一行。已结案的行不要删除。
| 供应商及发票编号 | 订单编号及行号 | 发票所写 / 订单所写 | 差额 | 负责人及提出日期 | 供应商回复 | 结果 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 印刷商，INV-501 | PO-24-140 第 1 行 | 1,200 本 / 订购 1,000 本 | 200 本，对供应商有利 | 秘书处，10 月 12 日 | 同意出具贷项 | 已收到贷项通知单，已核对 |
| 视听供应商，INV-88 | AV-02 | 收取技术员一天 / 订单中没有 | 技术员一天 | 项目负责人，10 月 12 日 | 发来已签署的变更单 | 差异获批准，按发票金额付款 |
| 场地，INV-3310 | V-01 | 编号与已付发票相同 | 重复 | 财政，10 月 13 日 | 确认重复 | 第二张发票被拒绝 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 发票不多，小团队可以直接向供应商追讨。
- 订单和变更完整，容易找到。
- 差异很少，很快解决。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 活动结束后许多发票同时到达，好几个人在向供应商追讨。
- 变更和订单散落在各个邮箱里。
- 最终账目已到期，未结的差异拖住了付款。
想让差异被追讨并结案吗？
会议项目负责人可以维护发票差异记录，向供应商催取更正文件，把缺失的变更单和交付记录汇集起来，并把已结和未结事项的清晰清单交给财务。付款批准以及任何争议的决定仍由贵机构负责。
主办方常见问题
发票中没有争议的部分要先付吗？
请询问财务主管并查看付款条款。实务上，许多机构会要求更正发票，让应付金额清楚。
记录应由谁保管？
一个人负责，通常是秘书处或项目负责人，财务有只读权限。
如果供应商不肯更正发票怎么办？
记录现状并交给签署合同的人。关于合同要求的争议，应交给您的法律顾问。
有工具可以帮忙吗？
发票对账工作表可以根据您输入的条目，标出数量、价格不符和重复编号。它不连接财务系统，也不执行付款。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。