简要回答
最终对账逐行比较四样东西：预算了多少、承诺了多少、开票多少，以及银行实际流出和流入多少。每个差异要么解释清楚、要么更正，要么列为有负责人的未结事项。
最后得到一份可供财务联系人或审计师复核的结算说明，以及活动后仍未结清的事项清单。
把哪些数据放在一起
对每一个预算项目，收集批准金额、采购订单或合同、已收发票、贷项通知单和银行付款。收款也同样处理：预期、已开票和已入账。
结账顺序
- 设定截止日期，并告知供应商此后的发票需经活动负责人批准。
- 列出每家供应商的承诺金额、已开票金额、贷项通知单和已付金额。
- 用发票核对工作表检查数量、价格和重复发票，逐项清除不一致。
- 核对收款：报名费、赞助款和退款对照银行对账单。
- 把每个预算项目与最终成本比较，凡差异超过委员会设定的容许范围，都用一句话写明原因。
- 记录未结事项：未付发票、预期的贷项通知单、待退还订金及任何争议，每项注明负责人和日期。
- 编制结算说明，交给财务联系人复核。
常见差异及其来源
| 差异 | 可能原因 | 处理方式 |
|---|---|---|
| 发票高于采购订单 | 下单后增加项目或价格变动 | 核查审批；使用差异记录 |
| 已付款但无发票 | 订金或预付款 | 对照订金登记表，等待最终发票 |
| 有发票但未付款 | 争议、缺少审批或迟到 | 列为未结事项，注明负责人和日期 |
| 银行有收款但记录中没有 | 迟交报名费或无法识别的转账 | 先追查付款人再入账 |
| 预期的贷项通知单未收到 | 供应商尚未开出 | 催办并记入贷项通知单登记表 |
向财务或审计顾问提出的问题
- 活动在机构账目中如何列示，归入哪个期间。
- 是否有金额需要单独处理，例如拨款或客户资金。
- 须保存哪些佐证记录，保存多久。
- 由谁签署结算说明。
实例演示 · 虚构示例
一场两天会议结账时留有三项未结事项
虚构机构，数字仅作说明。
一个虚构的专业团体为两天会议结账。对账显示共有 24 行供应商记录，其中 21 行的订单、发票和付款一致，另有三项未结：一张比订单高出 RM2,400 的发票、视听供应商答应开出但尚未收到的贷项通知单，以及场地已书面同意退还的一笔订金。
结算说明列出这三项并注明负责人和日期。理事会收到的说明中，这些事项明确标为未结，而不是藏在总数里。
可直接使用
结账对账工作表
每个预算项目或供应商一行。未解决的行转入未结事项清单。
| 项目或供应商 | 预算 | 已承诺 | 已开票 | 贷项通知单 | 已付款 | 差异及原因 | 未结？负责人，日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 收款合计 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 活动供应商不多，一位财务联系人全程保持清晰记录。
- 订单、发票和付款使用同一个编号。
- 委员会只需要一份结账摘要。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 供应商众多、涉及客户出资项目或多个付款方，全貌难以看清。
- 记录分散在不同邮箱，没人说得清还欠多少。
- 出资方或审计师需要有文件记录的对账。
需要有人代为完成对账？
会议项目负责人可以把订单、发票、贷项通知单和付款凭证汇总到一份工作表，与供应商跟进不一致之处，并向财务联系人提交列明未结事项的结算说明。复核和签署由贵方财务联系人或审计师负责。
主办方常见问题
对账应何时开始？
在活动前就规划，发票一到就开始建立供应商清单。活动期间一直保持记录，结账会快得多。
供应商几个月后才开发票怎么办？
设定截止日期并书面告知。迟到的发票须经活动负责人批准后才能付款。
是对照银行还是对照预算？
两者都要。预算显示计划与结果，银行对账单证明实际付出和收到的款项。
对账能解决税务问题吗？
不能。它只是整理记录。税务和账目处理请咨询会计师。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。