简要回答
任何新增或变更的收款资料，在有人通过收到请求之前就已信任的渠道确认之前，都视为未核实。之后由另一人对照该确认核对记录，才能用于付款。
核验只需几分钟，而一笔错付可能要追几周，能否追回要问您的银行和顾问。
风险从哪里来
活动财务工作繁忙，新供应商多，付款又常常催得紧。通过邮件要求更改账户资料，是付款被转给错误对象的常见途径。
目的不是怀疑供应商，而是让确认的过程独立于提出变更的那封信息。
核验步骤
- 记录请求：日期、发送人、哪家供应商、旧资料和新资料。
- 不要回复该信息，也不要使用其中的联系方式。从已签合同、原始报价单或此前可信的发票中查找电话号码。
- 拨打该号码，与一位可以说出姓名的人通话。请对方复述账户名称、银行和账号，并确认变更。
- 把账户名称与合同上供应商的注册名称对照。记录任何差异，并请供应商书面说明。
- 另一位没有接电话的人，在付款发出前对照付款指示复核记录。
- 标记资料已核实，注明日期和两人姓名。只有在政策允许时才先做一笔小额首付，且应先问财务顾问。
常见情形与通常做法
| 情形 | 做法 |
|---|---|
| 变更请求只通过邮件到达 | 先按上述回拨核实，再更新记录 |
| 供应商首次在发票上提供账户 | 对照合同并通过一个独立联系人核实 |
| 账户名称与供应商名称不同 | 暂停付款，并取得书面说明 |
| 活动当天的紧急请求 | 保持同样的核验，并事先商定谁可以批准例外 |
| 要求付款给第三方 | 上报决定人和顾问 |
记录与隐私
银行资料属敏感信息。存放在受限的文件或财务系统中，只让负责付款或审批的人访问，避免在聊天信息里发送。
供应商记录应保存多久、谁可以查看，属于财务和个人资料保护联系人要回答的问题。
实例演示 · 虚构示例
付款前两天账户变更
虚构机构和资料。
一个虚构的协会秘书处收到视听供应商的邮件，提供了新账户，付款还有两天到期。秘书没有回复，而是拨打已签报价单上的号码，与供应商的账务文员通话，对方确认变更并复述了账户。
账户名称与合同上供应商的公司名称一致。另一位同事复核了通话记录和付款表，两人姓名都已记录。款项在到期日发出。
可直接使用
收款资料核验记录
每次供应商变更填写一份。与该供应商的付款审批一起保存。
- 合同上的供应商名称：
- 变更请求的日期和渠道：
- 旧资料和新资料已记录（安全存放）：
- 联系号码取自：合同／报价单／此前可信的发票
- 已于 [日期] 致电 [姓名和职务]；资料已复述并确认：是／否
- 账户名称与合同名称一致：是／否；如否，已收到书面说明
- 第二人复核（姓名，日期）：
- 核实日期，以及现在可以向这些资料付款的人：
- 已交给决定人的例外或疑问：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您只向少数联系人已熟悉的供应商付款。
- 有一位财务人员和一位复核人。
- 机构已有付款政策。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 供应商很多，或大型活动中有多人可修改记录。
- 付款由不止一个机构支付，例如客户和代理公司。
- 没有书面规定谁可以批准例外。
需要把核验步骤纳入付款流程？
会议项目负责人可以建立回拨步骤和记录表，确保没有这一步就不更改任何供应商资料，并把每家已核验的供应商连同证据带到付款审批。付款控制和追回事宜仍由您的银行和财务顾问负责。
主办方常见问题
供应商常用联系人发来的邮件够吗？
不够。邮件可能被复制或伪造。请拨打在请求之前就已掌握的号码确认。
谁来做第二复核人？
没有接电话、也不录入付款的人，通常是第二位财务联系人或活动负责人。
供应商很难联系怎么办？
若之前核实的资料仍有效，就付到该资料，或暂停付款。不要为了省时间而使用未核实的资料。
项目负责人可以替我们核验吗？
项目负责人可以执行流程并保存记录，决定和放款仍由贵机构负责。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。