Pemadanan pesanan belian acara sebelum membayar
Invois sudah tiba dan nampak munasabah, tetapi tiada sesiapa menyemaknya dengan apa yang dipesan atau apa yang benar-benar tiba.
Jawapan ringkas
Pemadanan pesanan belian bermaksud membandingkan tiga perkara sebelum pembekal dibayar: apa yang dipesan, apa yang dihantar dan apa yang diinvois. Bayar hanya apabila ketiganya sepadan, atau apabila perbezaan telah dijelaskan dan diluluskan.
Pemadanan menangkap kuantiti yang salah, harga yang salah dan invois berganda ketika masih mudah dibetulkan.
Tiga dokumen
| Dokumen | Apa yang ditunjukkan | Siapa biasanya memegangnya |
|---|---|---|
| Pesanan belian | Apa yang dibenarkan penganjur: item, kuantiti, harga, terma. | Kewangan atau pemohon. |
| Bukti penghantaran | Apa yang benar-benar tiba atau dilaksanakan: nota hantar bertandatangan, rekod kehadiran, gambar, laporan pembekal. | Orang yang menerima barang atau perkhidmatan. |
| Invois pembekal | Apa yang pembekal minta dibayar. | Kewangan, melalui penerimaan invois. |
Semakan baris demi baris
- Sahkan invois mencatat nombor pesanan belian dan nama pembekal sepadan dengan pesanan.
- Bandingkan setiap baris invois dengan baris pesanan: item, kuantiti, harga seunit dan jumlah.
- Bandingkan kuantiti dengan bukti penghantaran. Jika pesanan menyatakan 300 makan tengah hari dan 285 dimakan, nombor mana yang perjanjian nyatakan dicaj?
- Semak cukai dan caj perkhidmatan ditunjukkan seperti dinyatakan pesanan.
- Semak rujukan invois belum pernah digunakan, menggunakan log percanggahan invois.
- Tandakan invois sebagai sepadan, sepadan dengan perbezaan diluluskan, atau ditahan, dan rekodkan siapa memutuskan.
Setujui apa dikira perbezaan kecil
Sesetengah organisasi membenarkan perbezaan kecil, contohnya pembundaran, berlalu tanpa dinaikkan. Tetapkan had bersama ketua kewangan anda dan tuliskan. Ia dasar anda, jadi ia perlu angka yang dipersetujui pasukan kewangan, bukan angka daripada halaman ini.
Apa-apa di atas had dibawa kepada orang yang meluluskan pesanan. Perbezaan yang memihak pembekal dan yang memihak anda dilayan dengan cara sama.
Siapa memadankan apa
- Orang yang memesan mengesahkan penghantaran, kerana dia tahu apa yang dimaksudkan.
- Kewangan membandingkan angka dan menahan bayaran sehingga pemadanan lengkap.
- Pelulus memutuskan perbezaan melebihi had.
- Ketua projek atau urus setia mengejar pembekal untuk invois atau nota kredit yang dibetulkan.
Di mana ia tersasar dalam acara
- Perkhidmatan digunakan pada hari acara tanpa rekod apa yang dihantar.
- Katering diinvois mengikut jumlah peserta semasa memesan, bukan jumlah akhir yang dipersetujui.
- Pesanan dipinda melalui e-mel, dengan invois sepadan versi lama.
- Perubahan dipersetujui di tapak dan tidak pernah ditambah pada pesanan.
- Invois dibayar berdasarkan penyata pembekal tanpa dipadankan langsung.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Memadankan invois katering
Organisasi dan angka rekaan, sebagai gambaran sahaja.
Persatuan Fiktif Jurutera Awam memesan makan tengah hari untuk 300 perwakilan pada RM 55 seorang dan rehat minum petang untuk 300 pada RM 18, kedua-duanya sebelum cukai, pada pesanan PO-24-131. Invois pengusaha katering menunjukkan 300 makan tengah hari dan 300 rehat minum petang, jumlah RM 21,900.
Rekod kehadiran pemilik persidangan menunjukkan 281 makan tengah hari dihidangkan. Pesanan menyatakan jumlah akhir perlu disahkan lima hari sebelum acara; urus setia telah mengesahkan 290. Invois ditahan. Ketua projek meminta pengusaha katering menjelaskan angka 300 dan mengeluarkan invois dibetulkan atau nota kredit mengikut jumlah yang dipersetujui, kemudian bendahari meluluskan bayaran apabila angka sepadan.
Gunakan sendiri
Helaian pemadanan pesanan belian
Salin jadual ini dan gunakan satu baris bagi setiap baris invois. Isi lajur terakhir sebelum sesiapa meluluskan bayaran.
| Baris pesanan | Kuantiti dan harga dipesan | Kuantiti dihantar dan bukti | Kuantiti dan harga diinvois | Perbezaan | Keputusan dan siapa memutuskan |
|---|---|---|---|---|---|
| Makan tengah hari, PO-24-131 baris 1 | 300 pada RM 55 | 281 dihidang, rekod kehadiran | 300 pada RM 55 | 19 hidangan; jumlah dipersetujui 290 | Tahan; minta pembekal menjelaskan dan membetulkan |
| Rehat minum petang, PO-24-131 baris 2 | 300 pada RM 18 | Dihidang, disahkan pemilik persidangan | 300 pada RM 18 | Tiada | Sepadan |
| Rujukan invois | Belum pernah digunakan | Tidak berkenaan | INV-2291 | Tiada | Sepadan |
| Cukai dan caj perkhidmatan | Seperti dinyatakan pada pesanan | Tidak berkenaan | Seperti dinyatakan pada pesanan | Tiada | Sepadan |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Invois sedikit dan orang yang memesan juga melihat penghantaran.
- Pesanan lengkap dan dipinda secara bertulis.
- Kewangan sudah menyemak pesanan dengan invois.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pembekal menghantar invois serentak selepas acara.
- Penghantaran tersebar merentasi beberapa tapak, orang atau hari tanpa rekod.
- Pesanan dan pindaan tidak konsisten, dan invois dipersoalkan lewat.
Mahu invois dipadankan sebelum sampai kepada kewangan?
Ketua projek persidangan boleh mengumpul bukti penghantaran semasa acara, membandingkan setiap invois dengan pesanan dan sebarang perubahan, dan menyerahkan pek yang dipadankan kepada pasukan kewangan anda dengan perbezaan disenaraikan dan dikejar bersama pembekal. Kelulusan bayaran kekal pada pasukan kewangan anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bagaimana jika tiada pesanan belian?
Padankan dengan sebut harga bertandatangan dan rekod kelulusan, dan keluarkan pesanan secara retrospektif jika dasar anda membenarkan. Catat jurang itu supaya tidak berulang.
Adakah kami memadankan setiap invois?
Padankan semua, tetapi benarkan pasukan kewangan anda menetapkan semakan lebih ringkas untuk jumlah sangat kecil.
Siapa membuktikan penghantaran bagi perkhidmatan seperti penceramah atau pengacara?
Orang yang menguruskan mereka pada hari itu, dengan pengesahan bertulis ringkas atau rekod kehadiran.
Adakah pemadanan bermakna invois betul dari segi undang-undang?
Tidak. Ia menunjukkan invois sepadan dengan pesanan dan penghantaran. Soalan tentang terma kontrak atau cukai dibawa kepada penasihat anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.