Pek serahan kewangan acara
Pasukan projek sedang menutup kerja, tetapi bayaran balik deposit dan dua pertanyaan pembekal masih terbuka dan wakil kewangan tidak dimaklumkan.
Jawapan ringkas
Pek serahan kewangan memberi orang atau jawatankuasa yang mengambil alih semua yang diperlukan untuk menyiapkan dan mempertahankan wang acara: penyata penutup, item terbuka dengan pemilik dan tarikh, rekod sokongan, dan peraturan yang diikuti.
Ia ditulis untuk seseorang yang tidak berada di situ. Jika mereka tidak boleh bertindak berdasarkan satu muka surat tanpa menelefon anda, tambah konteks yang tiada.
Siapa menerimanya dan mengapa
Penerima boleh jadi wakil kewangan anda, pasukan acara seterusnya, juruaudit atau pengganti di urus setia. Setiap seorang memerlukan rekod teras yang sama, tetapi pengganti juga perlu tahu apa yang masih tertunggak.
Namakan penerima dan tarikh serahan diterima. Selepas tarikh itu item terbuka menjadi milik mereka.
Apa yang ada dalam pek
| Bahagian | Kandungan |
|---|---|
| 1. Ringkasan | Bajet akhir berbanding hasil, dengan sebab bagi perbezaan besar, daripada penyelarasan akhir |
| 2. Item terbuka | Invois belum bayar atau dipertikaikan, deposit untuk dipulangkan, nota kredit dijangka, masing-masing dengan pemilik dan tarikh |
| 3. Fail pembekal | Kontrak, pesanan belian, invois, bukti penghantaran dan kelulusan bagi setiap pembekal |
| 4. Rekod bayaran | Pencapaian pembayaran, rekod pengesahan butiran bank dan kelulusan |
| 5. Deposit dan kredit | Daftar deposit dan daftar nota kredit |
| 6. Resit dan tuntutan | Resit, bayaran balik dan tuntutan perbelanjaan dengan kelulusannya |
| 7. Keputusan dan pengecualian | Entri log keputusan tentang wang, dengan siapa memutuskan dan mengapa |
| 8. Akses dan hubungan | Di mana fail disimpan dan siapa boleh melihat butiran bank; hubungan kewangan pembekal |
Langkah serahan
- Bekukan rekod pada tarikh yang dinyatakan dan catat sebarang perubahan kemudian secara berasingan.
- Susun lapan bahagian dalam satu folder dengan muka surat kandungan.
- Tandakan setiap item terbuka dengan pemilik, tindakan seterusnya dan tarikh, dan sahkan pemilik bersetuju.
- Terangkan pek kepada penerima dalam mesyuarat ringkas dan catat soalan yang timbul.
- Rekod penerimaan secara bertulis, dengan tarikh dan nama penerima.
- Simpan salinan untuk rekod anda sendiri, tertakluk kepada polisi rekod anda.
Soalan untuk penasihat kewangan anda
- Berapa lama rekod mesti disimpan dan di mana.
- Siapa boleh melihat butiran bank pembekal dan data peribadi dalam pek, di bawah peraturan perlindungan data anda.
- Apa yang diperlukan juruaudit atau penyumbang, dalam bentuk apa dan bila.
- Sama ada item penutup seperti bayaran balik deposit yang lewat memerlukan laporan berasingan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Urus setia menyerahkan selepas persidangan dua hari
Organisasi fiksyen dan angka ilustrasi sahaja.
Ketua projek sebuah urus setia fiksyen berhenti apabila kontrak tamat, tiga minggu selepas persidangan. Pek menunjukkan penyata penutup dalam had yang ditetapkan jawatankuasa dan empat item terbuka: bayaran balik deposit venue, pertanyaan invois RM1,200, nota kredit yang dijangka dan satu tuntutan sukarelawan.
Setiap satu mempunyai pemilik dan tarikh. Wakil kewangan baharu menerima pek secara bertulis, dan bendahari membaca senarai item terbuka pada mesyuarat jawatankuasa seterusnya.
Gunakan sendiri
Senarai semak serahan kewangan dan senarai item terbuka
Salin kedua-duanya. Senarai semak menunjukkan pek lengkap, dan senarai item terbuka ialah apa yang penerima bertindak ke atasnya.
- Nama penerima, peranan dan tarikh diterima:
- Rekod dibekukan pada: [tarikh]; perubahan kemudian dicatat berasingan
- 1. Ringkasan dan penyata penutup dilampirkan
- 2. Senarai item terbuka dilampirkan (lihat di bawah)
- 3. Fail pembekal lengkap: kontrak, pesanan, invois, penghantaran, kelulusan
- 4. Rekod bayaran dan rekod pengesahan butiran bank dilampirkan
- 5. Daftar deposit dan nota kredit dilampirkan
- 6. Resit, bayaran balik dan tuntutan dilampirkan
- 7. Keputusan dan pengecualian tentang wang dilampirkan
- 8. Lokasi fail, senarai akses dan hubungan kewangan pembekal dilampirkan
- Format item terbuka: item / jumlah / pemilik / tindakan seterusnya / tarikh / rujukan bukti
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil dan seorang wakil kewangan menyimpan rekod yang kemas.
- Penerima terlibat sepanjang masa dan mengenali pembekal.
- Tiada item terbuka yang tinggal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pasukan projek akan pergi sebelum semua item ditutup.
- Beberapa orang memegang rekod dan tiada siapa tahu di mana fail berada.
- Juruaudit, penyumbang atau jawatankuasa baharu memerlukan jejak yang didokumenkan.
Perlukan serahan disusun?
Ketua projek persidangan boleh menyusun pek daripada daftar dan kelulusan, menandakan setiap item terbuka dengan pemilik dan tarikh, menerangkannya kepada wakil kewangan anda dan merekod penerimaan. Rekod yang anda simpan, dan untuk berapa lama, diputuskan bersama penasihat kewangan anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bila serahan perlu dibuat?
Selepas penyelarasan akhir, dan sebelum pasukan projek atau kontrak pembekal tamat. Tetapkan tarikh pada permulaan pelan acara.
Bagaimana jika ada item masih terbuka semasa serahan?
Senaraikan dengan pemilik, tindakan seterusnya dan tarikh, dan dapatkan persetujuan penerima. Item terbuka ada dalam pek, bukan di luarnya.
Perlukah pek mengandungi butiran bank?
Hanya jika penerima memerlukannya dan peraturan perlindungan data anda membenarkan. Kekalkan akses terhad.
Adakah pek menggantikan jejak audit?
Tidak. Ia menunjuk kepadanya. Dokumen sokongan kekal dalam rekod asal.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.