活动采购订单核对

三份文件

逐行核对

1. 确认发票注明采购订单编号，供应商名称与订单一致。
2. 把发票每一行与订单对应行比较：项目、数量、单价和总额。
3. 把数量与交付证据比较。订单写 300 份午餐而实际吃了 285 份，协议约定按哪个数字收费？
4. 检查税费和服务费的列示方式与订单一致。
5. 用发票差异记录检查该发票编号以前是否出现过。
6. 把发票标为相符、差异已批准后相符，或暂缓，并记录谁做的决定。

约定什么算小差异

有些机构允许小差异，例如四舍五入，不必上报就放行。请与财务主管商定限额并写下来。这是您的政策，所以应是财务团队同意的数字，而不是本页给出的数字。

超过限额的差异交给批准订单的人。对供应商有利的差异和对您有利的差异，处理方式相同。

谁核对什么

• 下订单的人确认交付，因为他最清楚订单原意。
• 财务比对数字，核对完成前暂缓付款。
• 批准人决定超过限额的差异。
• 项目负责人或秘书处向供应商催取更正发票或贷项通知单。

活动中容易出问题的地方

• 服务在当天消耗完，没有交付记录。
• 餐饮按下单时的人数开票，而不是约定的最终人数。
• 订单通过电邮修订，发票却对应旧版本。
• 现场同意的变更从未补入订单。
• 只凭供应商对账单就付款，根本没有核对。