活动逾期任务跟进
最近两次会议的几项行动已经过期，您需要它们完成，又不想让秘书处变成催命的人。
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简要回答
先把逾期当作信息。问负责人是什么在阻碍，再决定是协助、重新安排还是上报。一次只升一级，并记录每次联系。
大多数委员会适用三步顺序：到期日次日私下询问，发出提醒并约定新日期，请决定人重新分配或调整优先级。
行动为什么会逾期
- 措辞含糊，负责人不知道完成的样子，见活动行动事项表述。
- 负责人在等供应商、会员或审批。
- 优先级变了，却没人告诉负责人或秘书处。
- 负责人在会上接下行动，但没有时间去做。
- 日期是会议定的，没有和负责人商定。
跟进顺序
维护善意的措辞
在日期之前先问阻碍。提供具体的帮助，例如引荐或草稿。信息控制在三行，描述对计划的影响，而不是评价对方的行为。
志愿者和会员还有别的工作。以帮对方腾出时间为出发点的重新分配，比把它说成失误的提醒更容易被接受。
何时上报，向谁上报
- 行动处在固定日期的关键路径上：报给主席。
- 延误会增加成本或触及供应商期限：报给预算负责人。
- 行动由赞助商或会员机构的员工负责：报给其负责人。
- 始终提供事实、选项和需要决定的事，使用活动决策申请格式。
实例演示 · 虚构示例
催办一项晚了九天的场地合同审阅
虚构机构和数字，仅用于说明有用的细节程度。
在一个虚构协会的会议上，一位委员同意于10月3日前审阅场地的合同草稿。10月4日，秘书处私下发信息询问审阅是否有什么阻碍。
该委员10月6日回复，协会顾问尚未返回意见。秘书处建议新日期为10月10日，用同一日期联系顾问办公室，并记录这项依赖。10月10日顾问意见送达，审阅于10月11日完成。主席在10月7日获知签约日期受到的连带影响，但无需介入。
可直接使用
逾期跟进记录与信息措辞
复制这张表，并按需修改三条信息。
- 询问：您好［姓名］，想了解一下［行动］（原定［日期］）的进展，有什么阻碍我可以协助吗？
- 提醒：谢谢。我们可否约定［新日期］完成［成果］？我会记入记录。
- 上报：［主席］，［行动］已逾期［n］天，原因是［事实］。可选方案：［重新分配／缩小范围／新日期］。请在［日期］前决定。
| 行动编号 | 负责人 | 原定日期 | 第一次联系（日期与回复） | 第二次联系（日期与新日期） | 上报对象与日期 | 结果 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A-07 | 具名人员 | 10月3日 | 10月4日，被顾问意见阻碍 | 10月6日，约定10月10日 | 无需上报 | 10月11日关闭 |
| A-09 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有少数行动逾期，负责人会回复简短信息。
- 主席愿意支持这些日期。
- 延误清楚可见，不会威胁固定的截止日期。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 许多负责人是志愿者或来自不同机构，没人有权催办。
- 逾期事项处在场地、印刷或注册日期的关键路径上。
- 秘书处不便向资深成员催办。
希望有人负责跟进吗？
会议项目负责人可以执行催办顺序、了解每位负责人遇到的阻碍、把事实和选项带给决定人，并保持记录更新。重新分配和范围调整仍由您的筹委会决定。请把逾期清单及各项负责人发来。
主办方常见问题
到期日之后多久开始催办？
下一个工作日，以私下询问的方式。早点问阻碍，比晚些时候的提醒成本更低。
逾期事项要在全体会议上点名吗？
把逾期事项作为议程的一部分用中性措辞复述。敏感情况私下交给主席。
负责人一直不回复怎么办？
带着事实上报决定人并请求重新分配，同时记录负责人未回复。
可以用自动提醒吗？
可以，用于常规的到期提醒。对已经延误的事项，用个人信息。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。