编写活动供应商信息征询问卷
您还不确定市场上有什么可供这场活动选择，此时索要报价为时过早。
讨论您的供应商问题将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
信息征询（RFI）向供应商询问其服务、做法和限制，而不要求提供可据以授标的价格。当需求陌生或选择很多时使用它，再用得到的答案写出更精确的规格。
RFI 不是购买承诺，应当告知供应商这一点。问卷要短到让忙碌的供应商能在一小时内答完。
RFI 何时有用，何时没必要
应包含的问题分组
把问题分组，使答案能够比较。以相同顺序向每家供应商提出相同的问题。
| 分组 | 了解什么 | 示例问题 |
|---|---|---|
| 服务 | 他们实际提供什么 | 所附概要中的服务，哪些由你们自己提供，哪些分包？ |
| 经验 | 相关工作，但不索要客户机密 | 请描述两场你们支持过的类似规模和形式的活动，不必点名保密客户。 |
| 做法 | 他们如何与您的团队合作 | 我们的唯一联络人是谁，范围变更如何协商确定？ |
| 限制 | 服务到哪里为止 | 哪些内容是你们标准不包含的，我们需要另行安排什么？ |
| 计价方式 | 收费方式，而非价格 | 你们按天、按人、按项还是按套餐收费？什么情况会产生额外费用？ |
| 时间 | 他们所述的档期和提前期 | 针对我们的日期，你们最迟需要在什么时候确认？ |
| 条款 | 他们期望的条件 | 你们通常要求哪些条款，例如付款安排和取消规定？ |
运行 RFI 的步骤
- 写一页活动概要：目的、规模范围、日期范围、地点和涉及的服务。
- 起草问题，删去要求给出有约束力价格的问题，并请同事试读。
- 向每家供应商发送相同的 RFI，截止日期相同，并说明回复将如何使用。
- 记录与所有回复方分享的问答。
- 总结所学内容，更新采购策略和规格。
公平处理回复
除非政策另有规定，把每份回复视为对回复方保密。不要把一家供应商的答案转给另一家。
请向政策负责人确认，回复 RFI 是否会影响日后谁可以投标，并把答案写进邀请函。
常见陷阱
- 索要价格，然后把它们当作报价。
- 向不同供应商发送不同问题，然后试图比较。
- RFI 太长，以致只有大型供应商回复。
- 借 RFI 免费收集设计构想，而事情本来打算自己做。
- 没有最后的总结，学到的东西只留在一个人手里。规格接下来需要什么，见RFP 完整性检查工具。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构协会用 RFI 了解报名技术
虚构组织，仅作示意。
一家虚构的工程学会一直用电邮和电子表格处理报名，想知道报名系统能为 400 人的会议做什么。秘书处不清楚哪些功能重要，也不知道供应商如何收费。
它向几家供应商发出一页概要和八个问题。回复显示收费方式差别很大，并且有两家不支持学会使用的付款方式。学会据此撰写规格，随后进入询价，并把该付款方式列为强制要求。
可直接使用
活动 RFI 问卷
复制到文件中，在顶部加上您的一页概要，原样发给每家供应商。
- 公司名称、联络人，以及你们为活动提供的服务。
- 所附概要中哪些部分由你们自己提供，哪些分包？
- 请描述两场你们支持过的类似规模和形式的活动，不必点名保密客户。
- 我们的唯一联络人是谁，范围变更如何协商确定？
- 你们如何收费：按天、按人、按项还是套餐？什么情况会产生额外费用？
- 哪些内容是你们标准不包含的，我们需要另行安排什么？
- 针对概要中的日期范围，你们最迟需要在什么时候确认？
- 你们通常要求哪些条款，例如付款安排、订金和取消规定？
- 为了让安排更合适，你们希望我们澄清或修改概要中的哪些内容？
- 你们在我们的概要中看到的任何限制或风险。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 需求范围窄，您能点出几家供应商来询问。
- 一个人就能写概要并处理回复。
- 贵组织政策允许非正式的市场咨询。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 需求范围广，不知道该问哪些选项。
- 您必须公平对待很多供应商并留存记录。
- 答案要用于撰写规格，而规格需经财务和委员会批准。
想让人起草 RFI 并把回复整理成规格吗？
活动蓝图（Event Blueprint）可以整理概要、问题分组和回复的记录方式，再把您了解到的内容转化为供应商要求。请发来您的活动概要和您不确定的服务项目。
讨论您的供应商问题将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）
主办方常见问题
RFI 和询价是一回事吗？
不是。RFI 问供应商能做什么；询价是针对已明确的规格索取价格。当您还无法界定规格时，先用 RFI。
供应商必须回复吗？
不必，而且 RFI 不要求您向任何一方购买。请在邀请函中说明，并向政策负责人确认回复日后可以如何使用。
应该发给多少家供应商？
足以看到各种选择的范围即可，对明确的活动需求通常是少数几家。向每家同时发送相同的 RFI。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。