编制能收到有用建议书的活动 RFP
这项需求不止是一份价目表，您希望供应商提出他们会如何满足它。
简要回答
建议书征询（RFP）说明您的需求，并请供应商提出如何满足，因此做法和价格都可以被评判。它必须包含背景、范围、强制要求、回复格式、评估方法、期限和条款。
评估方法必须在建议书收到之前写好，并让投标方知道。否则您可能凭印象做选择，也无法向委员会或提问的供应商解释。
活动 RFP 的组成部分
| 部分 | 写什么 | 为什么重要 |
|---|---|---|
| 背景 | 您是谁、活动、目的与参会对象 | 让供应商提出相关的方案 |
| 服务范围 | 供应商要做什么，哪些留在您手中 | 避免各份建议书涵盖不同的内容 |
| 强制要求 | 建议书必须满足才会被考虑的事项 | 区分必须具备与最好具备 |
| 期望特点 | 增加价值但并非必需的事项 | 让供应商有所区别 |
| 回复格式 | 页数限制、结构和价格表 | 让建议书可以比较 |
| 评估方法 | 标准、权重和谁来打分 | 使决定站得住脚 |
| 时间表 | 提问截止、提交日期、决定日期 | 让供应商能规划回复 |
| 条款与条件 | 付款、取消、保密和利益冲突 | 避免后期意外 |
先写评估方法
在撰写其余部分之前，先确定标准以及每项的分值。成本只是其中一项；做法、团队、相关经验和风险处理也是标准。
使用加权评分表，让打分人独立套用相同标准，并把标准和权重告知投标方。请向政策负责人确认，组织是否规定价格的最低权重或特定的评分方法。
准备 RFP 的步骤
- 查看采购策略中的途径、审批和政策答案。
- 根据需求说明写出范围，把强制要求与期望特点分开。
- 起草回复格式和价格表，使建议书可以比较。
- 写出评估标准、权重和打分人的角色。
- 用招标时间表设定时间安排，并规划如何记录问题（澄清记录）。
- 在发出前请同事试读，并用RFP 完整性检查工具检查草稿。
向贵组织政策提出的问题
- 组织是否规定了 RFP 表格、评审小组或审批步骤？
- 发出之前，谁可以签批 RFP？
- 评审人需要签署哪些利益冲突声明？
- 建议书必须如何接收、保存和保密？
- 可以对未中标的投标方说什么，何时说？
常见陷阱
- 范围写得含糊，却期望供应商替您界定。
- 建议书收到后更改标准。
- 要求过多，以致只有最大的供应商才能回复。
- 价格格式不限定，导致总成本无法比较。
- 把强制要求藏在冗长的叙述中，被人漏看。
实例演示 · 虚构示例
一份虚构的会议议程与后勤供应商 RFP 大纲
虚构组织与数字，仅作示意。
一个虚构的行业理事会希望有供应商协调一场约 500 名代表参加的两天会议。它写出强制要求，包括一位指定的唯一联络人和每周状态报告，以及多语言支持等期望特点。
评估标准写成：做法 40、团队与相关经验 25、价格 25、风险处理 10，三位打分人使用同一张表。这些权重仅作示意，并非建议。时间表列出提问截止日期、提交日期和决定日期，并说明所有问答都会发给每位投标方。
可直接使用
活动 RFP 大纲
复制这份大纲并逐项填写。删去贵组织政策认为不需要的标题，并补上其要求的内容。
- 背景：组织、活动目的、参会对象、日期范围、地点：
- 服务范围，以及主办方保留的部分：
- 强制要求（建议书必须全部满足）：
- 期望特点：
- 回复格式：结构、页数限制、价格表、指定联络人：
- 评估标准、权重及打分人：
- 时间表：提问截止、提交、澄清、决定日期：
- 条款：付款、取消、保密、利益冲突：
- 问题如何答复（与所有投标方分享）：
- 流程联络人，以及建议书必须如何提交：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 范围明确，您能点出评审人。
- 贵组织政策提供了可遵循的 RFP 表格。
- 决定的金额和风险较低。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 需求涉及多个工作流程，范围难以写清。
- 决定金额大或备受关注，必须经得起审视。
- 团队里没人写过 RFP，或时间很紧。
想和人一起编写 RFP 文件包吗？
活动蓝图（Event Blueprint）可以为您的 RFP 整理范围、强制要求、回复格式、评估标准和时间表，项目负责人也可以与您的评审人一起管理问题记录和比较工作。请发来您的需求说明和计划发出的服务项目。
主办方常见问题
RFP 应该多长？
够界定范围和方法就好，不必更长。大多数活动几页就够了。过长的 RFP 往往会埋没真正重要的要求。
要不要告诉投标方预算？
这由委员会和政策决定。如果不说明，就要说清价格将如何计分。如果说明，要写明是否含税和服务费。
建议书收到后可以和投标方会面吗？
请向政策负责人确认。如果允许澄清或演示，要在 RFP 中写明，向每位入围投标方提供相同机会，并记录所说内容。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。