Menyediakan RFP acara yang menghasilkan cadangan berguna
Keperluan lebih besar daripada senarai harga, dan anda mahu pembekal mencadangkan cara memenuhinya.
Jawapan ringkas
Permintaan cadangan (RFP) menerangkan keperluan anda dan meminta pembekal mencadangkan cara memenuhinya, supaya pendekatan dan harga kedua-duanya boleh dinilai. Ia mesti mengandungi latar belakang, skop, keperluan wajib, format jawapan, kaedah penilaian, tarikh dan terma.
Kaedah penilaian mesti ditulis sebelum cadangan tiba dan ditunjukkan kepada pembida. Tanpanya anda berisiko memilih berdasarkan tanggapan, dan tidak dapat menjelaskan pilihan kepada jawatankuasa atau pembekal yang bertanya.
Bahagian RFP acara
| Bahagian | Apa yang ditulis | Mengapa penting |
|---|---|---|
| Latar belakang | Siapa anda, acara, tujuan dan peserta | Membolehkan pembekal mencadangkan perkara yang berkaitan |
| Skop perkhidmatan | Apa yang akan dilakukan pembekal, dan apa yang kekal pada anda | Mengelak cadangan yang meliputi perkara berbeza |
| Keperluan wajib | Item yang mesti dipenuhi cadangan untuk dipertimbangkan | Memisahkan mesti ada daripada baik jika ada |
| Ciri dikehendaki | Item yang menambah nilai tetapi tidak penting | Membolehkan pembekal membezakan diri |
| Format jawapan | Had halaman, struktur dan grid harga | Menjadikan cadangan setanding |
| Kaedah penilaian | Kriteria, wajaran dan siapa memberi markah | Memastikan keputusan boleh dipertahankan |
| Jadual | Tarikh akhir soalan, tarikh penghantaran, tarikh keputusan | Membolehkan pembekal merancang jawapan |
| Terma dan syarat | Bayaran, pembatalan, kerahsiaan dan konflik | Mengelak kejutan lewat |
Tulis kaedah penilaian dahulu
Tentukan kriteria dan nilai setiap satu sebelum menulis selebihnya. Kos ialah satu kriteria; pendekatan, pasukan, pengalaman berkaitan dan pengendalian risiko ialah yang lain.
Gunakan matriks pemarkahan berwajaran supaya penilai menggunakan kriteria sama secara bebas, dan umumkan kriteria serta wajaran kepada pembida. Tanya pemilik dasar anda sama ada organisasi menetapkan wajaran minimum bagi harga atau kaedah pemarkahan tertentu.
Urutan menyediakan RFP
- Semak strategi perolehan anda untuk laluan, kelulusan dan jawapan dasar.
- Tulis skop daripada taklimat, mengasingkan keperluan wajib daripada yang dikehendaki.
- Draf format jawapan dan grid harga supaya cadangan boleh dibandingkan.
- Tulis kriteria penilaian, wajaran dan peranan penilai.
- Tetapkan jadual dengan jadual tender dan rancang cara soalan dilog (log penjelasan).
- Uji draf dengan rakan sekerja dan pemeriksa kelengkapan RFP sebelum dikeluarkan.
Soalan untuk dasar anda sendiri
- Adakah organisasi menetapkan borang RFP, panel penilai atau langkah kelulusan?
- Siapa boleh meluluskan RFP sebelum dikeluarkan?
- Akuan konflik kepentingan apa yang diperlukan daripada penilai?
- Bagaimana cadangan mesti diterima, disimpan dan dirahsiakan?
- Apa yang boleh dikatakan kepada pembida yang tidak berjaya, dan bila?
Perangkap
- Menulis skop yang kabur dan mengharapkan pembekal menentukannya untuk anda.
- Mengubah kriteria selepas cadangan tiba.
- Meminta terlalu banyak sehingga hanya pembekal terbesar boleh menjawab.
- Membiarkan format harga terbuka, sehingga jumlah kos tidak boleh dibandingkan.
- Menyembunyikan keperluan wajib dalam naratif panjang, di mana ia terlepas pandang.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Rangka RFP fiktif bagi pembekal atur cara dan logistik persidangan
Organisasi dan angka rekaan, sebagai contoh sahaja.
Sebuah majlis perdagangan fiktif mahu pembekal menyelaras persidangan dua hari untuk kira-kira 500 perwakilan. Ia menulis keperluan wajib, termasuk seorang wakil tunggal yang dinamakan dan laporan status mingguan, serta ciri dikehendaki seperti sokongan berbilang bahasa.
Kriteria penilaian ditulis sebagai pendekatan 40, pasukan dan pengalaman berkaitan 25, harga 25 dan pengendalian risiko 10, dengan tiga penilai menggunakan borang yang sama. Ini wajaran contoh, bukan cadangan. Jadual memberi tarikh akhir soalan, tarikh penghantaran dan tarikh keputusan, dan menyatakan semua soalan dan jawapan dihantar kepada setiap pembida.
Gunakan sendiri
Rangka RFP acara
Salin rangka ini dan lengkapkan setiap tajuk. Buang tajuk yang dasar anda kata tidak perlu, dan tambah apa yang diperlukannya.
- Latar belakang: organisasi, tujuan acara, peserta, tempoh tarikh, lokasi:
- Skop perkhidmatan, dan apa yang kekal pada penganjur:
- Keperluan wajib (cadangan mesti memenuhi semua):
- Ciri dikehendaki:
- Format jawapan: struktur, had halaman, grid harga, wakil dinamakan:
- Kriteria penilaian, wajaran dan siapa memberi markah:
- Jadual: tarikh akhir soalan, penghantaran, penjelasan, tarikh keputusan:
- Terma: bayaran, pembatalan, kerahsiaan, konflik kepentingan:
- Cara soalan dijawab (dikongsi dengan semua pembida):
- Wakil bagi proses, dan cara cadangan mesti dihantar:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Skop jelas dan anda boleh menamakan penilai.
- Dasar anda menyediakan borang RFP yang boleh diikuti.
- Keputusan bernilai dan berisiko lebih rendah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Keperluan merentasi beberapa aliran kerja dan skop sukar ditulis.
- Keputusan bernilai atau terdedah tinggi dan mesti tahan penelitian.
- Tiada siapa dalam pasukan pernah menulis RFP, atau jadual ketat.
Mahu pek RFP ditulis bersama anda?
Event Blueprint boleh menyusun skop, keperluan wajib, format jawapan, kriteria penilaian dan jadual bagi RFP anda, dan ketua projek boleh mengendalikan log soalan serta perbandingan bersama penilai anda. Hantarkan taklimat anda dan perkhidmatan yang anda rancang untuk dikeluarkan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa panjang RFP patut?
Sepanjang yang diperlukan untuk menentukan skop dan kaedah, tidak lebih. Bagi kebanyakan acara, beberapa halaman mencukupi. RFP panjang cenderung menyembunyikan keperluan yang penting.
Patutkah kami memberitahu pembida tentang bajet?
Itu keputusan jawatankuasa dan dasar anda. Jika tidak dinyatakan, terangkan bagaimana harga akan dimarkahkan. Jika dinyatakan, nyatakan sama ada ia termasuk cukai dan caj perkhidmatan.
Bolehkah kami bertemu pembida selepas cadangan tiba?
Tanya pemilik dasar anda. Jika penjelasan atau pembentangan dibenarkan, nyatakan dalam RFP, tawarkan yang sama kepada setiap pembida disenarai pendek dan rekodkan apa yang dikatakan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.