Membina jadual tender acara
Tarikh acara sudah tetap, dan anda perlu tahu bila permintaan kepada pembekal mesti dikeluarkan supaya anugerah sempat.
Jawapan ringkas
Mulakan daripada tarikh pembekal mesti disahkan, kemudian kira ke belakang melalui setiap langkah menggunakan tempoh yang telah anda semak: keputusan, penilaian, penjelasan, tetingkap penghantaran, kelulusan untuk dikeluarkan dan penyediaan dokumen. Tambah kebergantungan, seperti tarikh mesyuarat jawatankuasa, kemudian uji sama ada urutan itu muat.
Gunakan tempoh kelulusan organisasi anda sendiri dan masa yang dinyatakan pembekal yang telah anda sahkan. Jangan guna kaedah agak-agak tentang berapa lama pembekal perlukan, kerana ia berbeza mengikut perkhidmatan dan musim.
Mulakan daripada tarikh pengesahan
Atur cara acara anda menyatakan bila setiap pembekal diperlukan. Tolak masa pendahuluan yang dinyatakan pembekal untuk pemasangan, pengeluaran atau tempahan, dan anda mendapat tarikh pengesahan terakhir.
Tanya setiap pembekal yang berkemungkinan berapa masa pendahuluan yang mereka perlukan. Rekodkan jawapan dan siapa yang memberinya. Jika belum boleh bertanya, tulis tarikh sebagai andaian (lihat andaian kos untuk tabiat yang sama).
Langkah untuk dijadualkan, ke belakang
Perancang tarikh akhir perolehan acara mengambil tempoh yang anda berikan dan membina garis masa ke belakang, serta menandakan urutan yang tidak muat.
| Langkah | Apa yang disahkan | Sumber tempoh |
|---|---|---|
| Kontrak ditandatangani dan pembekal disahkan | Kuasa menandatangani dan prosesnya | Pemilik dasar anda |
| Anugerah diluluskan | Pelulus dan tarikh mesyuarat | Kalendar jawatankuasa dan dasar |
| Penilaian selesai | Bilangan penilai dan masa pemarkahan | Anggaran anda sendiri, disemak dengan penilai |
| Penjelasan ditutup | Tetingkap soalan pembekal | Keputusan anda sendiri, dinyatakan dalam dokumen |
| Tetingkap penghantaran dibuka | Masa yang pembekal perlukan untuk menjawab | Dasar anda dan kerumitan permintaan |
| Dokumen diluluskan untuk dikeluarkan | Siapa meluluskan RFQ atau RFP | Pemilik dasar dan kalendar jawatankuasa |
| Dokumen didraf dan diuji | Masa penyediaan dan semakan | Anggaran anda sendiri |
Semak urutan yang mustahil
- Langkah kelulusan yang jatuh antara mesyuarat jawatankuasa tanpa mesyuarat sebelum tarikh pengesahan terakhir.
- Tetingkap penghantaran yang lebih pendek daripada masa dokumen perlu diluluskan untuk dikeluarkan.
- Penilai yang juga dalam pasukan acara pada minggu puncak.
- Cuti umum dan musim perayaan di Malaysia yang menjejaskan pembekal atau jawatankuasa anda. Semak kalendar bagi tahun acara anda.
- Beberapa langkah perolehan yang bertindih dan bergantung pada orang yang sama.
Jika tidak muat
- Alihkan tarikh acara hanya jika atur cara membenarkan, dan beritahu jawatankuasa apa yang berubah.
- Pendekkan langkah yang benar-benar boleh dipendekkan, seperti masa penyediaan, dan nyatakan apa yang dikorbankan.
- Pecahkan perolehan supaya item masa pendahuluan panjang didahulukan.
- Tanya pemilik dasar anda sama ada laluan lebih pantas yang dibenarkan wujud, dan rekodkan jawapan serta siapa meluluskan.
- Terima pilihan pembekal yang lebih sempit hanya dengan pengetahuan pelulus.
Perangkap
- Menetapkan jadual dari tarikh dikeluarkan ke hadapan dan mendapati anugerah lewat.
- Menggunakan satu tempoh piawai bagi semua pembekal.
- Melupakan masa antara anugerah dan penandatanganan kontrak.
- Tidak menerbitkan jadual kepada pembekal, sehingga mereka merancang bagi tarikh berbeza. Lihat pemeriksa kelengkapan RFP untuk perkara lain yang perlu diputuskan sebelum dikeluarkan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jadual fiktif bagi pembekal audio visual
Organisasi dan tempoh rekaan, sebagai contoh sahaja. Tempoh sebenar datang daripada dasar dan pembekal anda.
Sebuah persatuan fiktif mengadakan persidangan pada tarikh tetap dan memerlukan pembekal audio visual disahkan menjelang minggu 20. Dikira ke belakang: kontrak ditandatangani minggu 19, anugerah diluluskan pada mesyuarat jawatankuasa minggu 18, penilaian minggu 16 hingga 17, tetingkap penghantaran minggu 13 hingga 15, dokumen diluluskan untuk dikeluarkan minggu 12, penyediaan minggu 10 hingga 11.
Sekretariat mendapati jawatankuasa hanya bermesyuarat pada minggu 8 dan 18. Oleh kerana kelulusan minggu 12 memerlukan mesyuarat, ia meminta pengerusi meluluskan dokumen melalui edaran, laluan yang dibenarkan dasarnya, dan merekodkan jawapannya.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja jadual tender
Salin jadual ini. Isi lajur terakhir dahulu, kemudian kerja ke atas.
- Tetapkan tarikh pengesahan daripada atur cara acara dan masa pendahuluan yang dinyatakan pembekal.
- Tulis sumber bagi setiap tempoh, bukan angka sahaja.
- Tandakan setiap langkah yang menunggu mesyuarat dan senaraikan tarikh mesyuarat.
| Langkah | Pemilik | Tempoh (hari atau minggu) | Sumber tempoh | Bergantung pada | Mula | Siap |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pembekal disahkan (tarikh terakhir) | ||||||
| Kontrak ditandatangani | ||||||
| Anugerah diluluskan | ||||||
| Penilaian selesai | ||||||
| Penjelasan ditutup | ||||||
| Tetingkap penghantaran | ||||||
| Dokumen diluluskan untuk dikeluarkan | ||||||
| Dokumen didraf dan diuji |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda membeli sekali atau dua kali dan tahu kalendar kelulusan anda.
- Tempoh telah disahkan dan urutan muat dengan ruang lebihan.
- Seorang boleh mengemas kini jadual.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa perolehan bertindih dan bergantung pada pelulus yang sama.
- Tarikh acara dekat dan urutan hampir tidak muat.
- Anda perlukan jadual dipersetujui dengan pembekal, jawatankuasa dan kewangan.
Perlu jadual perolehan dibina dan dikemas kini?
Event Blueprint boleh menetapkan jadual bagi setiap permintaan pembekal berdasarkan atur cara acara, tarikh jawatankuasa dan tempoh kelulusan anda, dan ketua projek boleh mengemas kininya apabila tarikh berubah. Hantarkan tarikh acara, perkhidmatan yang akan dibeli dan kalendar jawatankuasa anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama pembekal patut diberi untuk menjawab?
Ia bergantung pada saiz dan kerumitan permintaan serta dasar organisasi anda sendiri. Tanya pemilik dasar tentang sebarang had minimum, dan tanya pembekal apa yang mereka perlukan untuk meletakkan harga dengan betul.
Bagaimana jika pembekal memerlukan pengesahan lebih awal daripada yang dibenarkan jadual?
Beritahu jawatankuasa awal. Pilihan termasuk mengalihkan satu langkah, memecahkan perolehan atau memilih antara pembekal yang boleh memenuhi tarikh, dengan pengetahuan pelulus.
Patutkah jadual dikongsi dengan pembekal?
Ya, tarikh yang menjejaskan mereka: tarikh akhir soalan, penghantaran, keputusan dan pengesahan. Beri setiap pembekal tarikh yang sama.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.