采购准备
编制活动招标时间表
活动日期已定，您需要知道供应商征询文件最迟何时发出，授标才能赶得上。
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简要回答
从必须确认供应商的日期开始，倒推每个步骤，使用您已核实的时长：决定、评估、澄清、提交期、批准发出和起草文件。加上相关依赖，例如委员会会议日期，再检验这个顺序是否放得下。
使用贵组织自己的审批周期，以及您已确认的供应商所述时间。不要凭经验估计供应商需要多久，因为它因服务和旺淡季而异。
从确认日期开始
活动流程表说明了每家供应商何时需要到位。减去供应商所述的搭建、制作或订位提前期，就得到最迟确认日期。
向每家可能的供应商询问他们需要多少提前期，并记录答复和答复人。如果暂时还不能问，就把日期写成假设（同样的做法见成本假设）。
倒推需要安排的步骤
活动采购期限规划工具会采用您提供的时长，生成倒推的时间线，并标出放不下的顺序。
| 步骤 | 需要确认什么 | 时长从哪里来 |
|---|---|---|
| 合同签署、供应商确认 | 签署权限和流程 | 政策负责人 |
| 授标获批 | 批准人和会议日期 | 委员会日程和政策 |
| 评估完成 | 评估人数和打分所需时间 | 您自己的估计，并与评估人核对 |
| 澄清期结束 | 供应商提问的时间窗 | 您自己的决定，写入文件 |
| 提交期开放 | 供应商回复所需时间 | 政策以及征询文件的复杂程度 |
| 文件获批发出 | 谁签批 RFQ 或 RFP | 政策负责人和委员会日程 |
| 文件起草并试读 | 起草和审阅时间 | 您自己的估计 |
检查不可能的顺序
- 某个审批步骤落在两次委员会会议之间，而最迟确认日期之前没有会议。
- 提交期比文件获批发出所需的时间还短。
- 评估人在高峰期同时也是活动团队成员。
- 马来西亚的公共假期和宗教节庆期间会影响供应商或您的委员会。请核对您活动当年的日历。
- 多个采购步骤相互重叠，且依赖同一个人。
如果放不下
- 只有在活动流程允许时才移动活动日期，并告诉委员会这会带来什么变化。
- 缩短确实可以缩短的步骤，例如起草时间，并说明取舍了什么。
- 拆分采购，让提前期长的项目先走。
- 向政策负责人询问是否有允许的更快途径，并记录答复和批准人。
- 只有在批准人知情的情况下，才接受较窄的供应商选择范围。
常见陷阱
- 从发出日期向前排时间表，结果发现授标太晚。
- 所有供应商都用同一个标准时长。
- 忘了授标到合同签署之间的时间。
- 没有把时间表告知供应商，以致他们按不同日期规划。发出前还需确定什么，见RFP 完整性检查工具。
实例演示 · 虚构示例
一份虚构的视听供应商时间表
虚构组织与时长，仅作示意。实际时长来自贵组织政策和您的供应商。
一个虚构协会在固定日期举办会议，需要在第 20 周前确认视听供应商。倒推如下：第 19 周签合同，第 18 周委员会会议批准授标，第 16 至 17 周评估，第 13 至 15 周提交期，第 12 周文件获批发出，第 10 至 11 周起草。
秘书处发现委员会只在第 8 周和第 18 周开会。由于第 12 周的批准需要开会，它请主席以传阅方式批准文件，这是其政策允许的途径，并记录了答复。
可直接使用
招标时间表工作表
复制这张表。先填最后一栏，再向上推算。
- 根据活动流程表和供应商所述提前期确定确认日期。
- 每个时长都写明来源，而不只是数字。
- 标出需要等会议的步骤，并列出会议日期。
| 步骤 | 负责人 | 时长（天或周） | 时长来源 | 依赖 | 开始 | 完成 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 供应商确认（最迟日期） | ||||||
| 合同签署 | ||||||
| 授标获批 | ||||||
| 评估完成 | ||||||
| 澄清期结束 | ||||||
| 提交期 | ||||||
| 文件获批发出 | ||||||
| 文件起草并试读 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您只采购一两次，并清楚自己的审批日历。
- 时长已确认，顺序放得下且有余地。
- 一个人就能保持时间表的更新。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多项采购重叠，且依赖同一批审批人。
- 活动日期临近，顺序勉强放得下。
- 您需要与供应商、委员会和财务就时间表达成一致。
需要有人建立并随时更新采购时间表吗？
活动蓝图（Event Blueprint）可以依据活动流程、委员会日期和审批周期，为每项供应商征询设定时间表，项目负责人也可以在日期变动时随时更新。请发来您的活动日期、要采购的服务和委员会日历。
主办方常见问题
应给供应商多长时间回复？
这取决于征询的规模和复杂程度，以及贵组织自己的政策。请向政策负责人询问是否有最短期限，并问供应商需要多久才能认真报价。
如果供应商需要比时间表更早确认怎么办？
尽早告诉委员会。选项包括调整某一步骤、拆分采购，或在批准人知情的情况下，在能赶上日期的供应商中选择。
时间表要和供应商分享吗？
要，分享影响他们的日期：提问截止、提交、决定和确认。给每家供应商相同的日期。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。