采购准备
活动投标澄清记录
供应商开始就您的需求说明提问，其中有些答复会改变大家的报价范围。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
投标澄清记录是一份带编号的统一记录，登记投标期间供应商提出的每个问题、您的答复，以及答复发给全体投标方的日期。
它的目的是公平。任何供应商都不应掌握其他人没有的信息，凡是改变范围的答复，都必须形成书面的补充通知。
让记录发挥作用的规则
问题可以私下提出，但答复发给所有人。去掉提问供应商的名称，再把问题和答复同时发给所有受邀的投标方。
例外很少：如果问题会暴露某一家供应商自己的商业做法，可以只答复该供应商，前提是答复不改变其他人的报价范围。
决策顺序
- 在邀请函中写明提问的方式、时间，以及最后提问日期。
- 收到问题时编号，并记录日期和所涉及的需求说明章节。
- 与负责该部分的人一起决定答复：场地、财务、议程或筹委会。
- 把答复分类为仅供参考、澄清现有措辞，或范围、时间变动。
- 在公布的日期把带编号的答复发给所有投标方。如有变动，发出简短的补充通知，若投标方需要时间调整，则延长截止日期。
- 将记录与评审文件一起保存。日后它能说明各份投标为何可以比较。
值得保留的记录栏目
| 栏目 | 用途 |
|---|---|
| 问题编号 | 让投标方和评审人指向同一条。 |
| 收到日期 | 显示问题在截止日前已处理。 |
| 需求说明章节 | 指出不清楚的措辞所在。 |
| 问题（匿名） | 保护提问供应商的身份。 |
| 答复 | 发给所有投标方的原文。 |
| 类别 | 参考、澄清或范围变动。 |
| 答复人 | 负责的人，而不只是秘书处。 |
| 发给全体的日期 | 证明所有人同时收到。 |
| 是否发补充通知（是/否） | 把答复与正式变更联系起来。 |
常见误区
- 私下用电邮回复一位乐于沟通的供应商，却没有记入记录。
- 几分钟内电话答复，所作承诺没有再以书面重申。
- 范围变动藏在某个答复里，既没有补充通知，也没有延长截止日期。
- 写出提问供应商的名称，既让人不敢提问，也可能暴露谁在投标。
- 过早结束提问，结果供应商只能凭假设报价。
记录与采购其余环节的衔接
问题常常暴露需求说明漏了什么。把反复出现的问题补进规格说明，重新发布前用建议书征询文件完整性检查工具核对最终文件包。
如果某个答复使日期改变，请更新招标时间表，确保评审时间仍然合理。
实例演示 · 虚构示例
餐饮加场地包的十四个问题
虚构组织与数字，仅作说明。
一家虚构的金融科技协会邀请五家供应商为两天的会议报价。八个工作日内共收到十四个问题。其中九个仅供参考，例如登记区的布局。三个是澄清措辞，例如茶歇算两次服务还是一次。
另有两个改变了范围。一家投标方问欢迎晚宴是否包含在报价内，答案是包含，为 120 位宾客，这是需求说明中遗漏的。另一家询问人数计算基础，筹委会决定按登记人数报价，并设定最终人数确认日期。秘书处发出涵盖这两项的第一号补充通知，在同一天把十四个答复发给全部五家供应商，并将截止日期延长三个工作日。
可直接使用
投标澄清记录模板
把这些表头复制到电子表格，每次招标保留一份记录。
| 编号 | 收到日期 | 需求说明章节 | 问题（匿名） | 答复 | 类别 | 答复人 | 发给全体日期 | 补充通知 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 参考 / 澄清 / 范围变动 | 是 / 否 | ||||||
| 2 | 参考 / 澄清 / 范围变动 | 是 / 否 | ||||||
| 3 | 参考 / 澄清 / 范围变动 | 是 / 否 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 受邀供应商不多，问题也简单。
- 一位需求说明负责人就能快速准确地答复。
- 需求说明写得详细，预计问题很少。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 问题需要多位负责人答复，例如场地联系人、财务和筹委会。
- 投标期间范围发生变动，需要发出补充通知而不打乱时间表。
- 资助方或理事会要求完整记录投标方是如何被对待的。
想请人来管理问答流程吗？
活动蓝图可以包含供应商文件包、问答规则和现成的记录表，让每家投标方拿到相同的事实。范围变动和授标的决定仍由您的筹委会作出。
主办方常见问题
每个答复都必须发给每家投标方吗？
原则上是。把问题去掉提问者姓名后分享。通常的例外只有涉及某供应商自身方案、且不影响他人报价范围的问题。
投标方可以打电话提问吗？
最好要求书面提问。如果有人来电，请对方补发书面问题，或由您自己记录下来，与其他条目同样处理。
提问期应该多长？
要足够供应商阅读文件、提问并在截止前收到答复。把最后提问日设在提交日之前较早的时间，再用采购截止日期规划工具核对时长。
如果问题暴露了我们需求说明中的错误怎么办？
通过补充通知告知所有投标方，必要时延长截止日期，并记录原因。只悄悄为一家供应商更正，会使各份投标无法比较。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。