采购准备
活动供应商资格清单
九家供应商已回复您的邀请，您需要一个公平的办法来决定哪些值得认真评审。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
资格清单是一份简短的通过或不通过条件，供应商必须先达标，其建议书才会进入评分。它判断的是供应商能否承接这项工作，而不是建议书写得好不好。
在收到投标之前写好条件，对所有投标方采用相同条件，并保存您所看到的证明记录。
资格审查不等于评分
资格审查问的是：这家供应商能否被考虑？评分问的是：它的报价和方案有多好？两者混在一起，便宜但不合格的投标方可能混进入围名单，实力强的投标方也可能因少交一份表格而被扣分。
条件要少而且基于事实。每一项都应能用文件或有名有姓的推荐人来证明。加权评分表在这之后才使用，而且只针对通过资格的供应商。
决策顺序
- 决定这次采购哪些条件是必须的。小型摄影服务需要的条件，比场地加餐饮合约少。
- 把每个条件标明为文件、声明或推荐人核实，并写明由谁核实。
- 把条件写进邀请函，让供应商知道要附上什么。
- 在同一张表上，把每个投标方逐项对照所有条件。对已经熟悉的供应商也不能跳过。
- 记录通过、不通过或需要澄清，并注明所见证明及日期。
- 对缺少的文件，通过澄清记录给予公平的补交机会，然后在公布的日期关闭该条件。
专业活动供应商的常见条件
请从中挑选，只增加这次采购确实需要的项目。凡涉及法律、税务、保险保障或安全的事项，由有资格的一方确认，而不是活动团队自己下结论。
| 条件 | 需要的证明 | 由谁核实 |
|---|---|---|
| 合法身份 | 商业注册文件和获授权签署人 | 财务或秘书处 |
| 相关能力 | 类似工作的说明和两位有名有姓的推荐人 | 活动负责人 |
| 本项服务适用的保险和许可 | 供应商自称适用的证书副本；请供应商指明是哪些 | 财务，必要时联系保险公司或主管机构 |
| 利益冲突 | 关于与筹委会成员或其他投标方有无关联的签署声明 | 筹委会主席 |
| 日期可用性 | 搭建、活动和拆除日期的书面确认 | 活动负责人 |
| 个人数据处理 | 简要说明参会者数据如何保存、谁可以查阅 | 负责数据保护的人员 |
| 分包 | 由其他公司完成的部分清单 | 活动负责人 |
| 财务状况 | 财务认为与合约规模相称的证明 | 财务 |
让过程合规且公平
- 对所有投标方采用相同条件和相同截止日期。
- 看到投标后，不要仅仅因为某个条件能淘汰某家供应商就临时添加。
- 查明贵机构或资助方是否有自己的采购规定，并设有必须条件。请对方以书面提供。
- 所有供应商文件一律保密，只与参与评审的人员共享。
常见误区
- 借资格审查暗中内定人选，把条件写成只有一家供应商能满足。
- 为小项目索取十五份文件，结果优秀的小供应商退出。
- 对需要文件的条件接受口头说明。
- 忘了记录投标方为何不通过，被质疑时拿不出证据。
实例演示 · 虚构示例
一日论坛的九家视听投标方
虚构组织与数字，仅作说明。
虚构的 Persatuan Fiktif Pengurus Aset 为年度论坛邀请九家视听供应商。秘书处设定六个条件：注册文件、两位推荐人、日期可用性、冲突声明、分包清单，以及登记扫描设备的数据处理说明。
一轮核对后，六家供应商通过全部条件。两家因缺少日期确认被标为需要澄清，另一家因未在规定日期交回冲突声明而不通过。那两家通过澄清记录获得三个工作日，随后都通过。八家供应商进入评分，第九家的不通过原因已存档。
可直接使用
资格清单，每家供应商一行
复制到电子表格。先填写条件清单，再为每个投标方填一行。
- 本清单适用的采购项目和范围：
- 必须条件（每项注明证明类型和核实人）：
- 文件提交截止日期和条件关闭日期：
- 供应商名称 | 条件1结果 | 条件2结果 | 条件3结果 | 所见证明及日期 | 总体：通过 / 不通过 / 需澄清：
- 是否已收到所有投标方的利益冲突声明（是 / 否）：
- 由本机构政策或资助方设定的条件，及其书面出处：
- 每一项不通过的原因记录：
- 核对此表的两个人的姓名：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 采购规模小，贵机构已有标准的供应商表格。
- 财务掌管供应商名单，能很快核实文件。
- 只邀请两三家供应商。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个部门或资助方提出不同要求，没有人统一整理。
- 您邀请了场地、视听、餐饮等多类供应商，所需证明各不相同。
- 过去发生过纠纷，流程必须明显公平并且完整留档。
需要把条件写进供应商文件包吗？
活动蓝图可以整理每项工作适用的资格条件、由谁核实，以及它们与规格说明和评审方法如何衔接。保险、注册和政策要求仍由贵方的财务和法务联系人确认。
主办方常见问题
资格条件设多少个比较合理？
大多数专业活动四到八个。只有当您确实会拒绝不达标的投标方时才增设条件，其余内容应放在评分环节。
我可以排除曾经合作不愉快的供应商吗？
只能通过明确、有证据并适用于所有人的条件。如果曾有书面记录的表现问题，请记录下来，并询问筹委会或采购联系人可以如何使用。
资格应在收到建议书之前还是之后核对？
文件可随建议书一并收集，但先核对资格，只给通过的供应商评分。这样评分者不会被无法接受的报价所影响。
供应商缺少一份文件怎么办？
标为需要澄清，给所有受影响的投标方相同的短期限，并记录结果。不要只对某一家放宽。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。