Senarai semak kelayakan pembekal acara
Sembilan pembekal sudah membalas jemputan anda, dan anda perlukan cara yang adil untuk memutuskan siapa yang layak dinilai sepenuhnya.
Jawapan ringkas
Senarai semak kelayakan ialah senarai pendek syarat lulus atau gagal yang mesti dipenuhi pembekal sebelum cadangannya dimarkahkan. Ia menilai sama ada pembekal boleh melakukan kerja itu, bukan sama ada cadangannya bagus.
Tulis syarat sebelum bida diterima, gunakan syarat yang sama untuk semua pembida, dan simpan rekod bukti yang anda lihat.
Kelayakan tidak sama dengan pemarkahan
Kelayakan bertanya: bolehkah pembekal ini dipertimbangkan? Pemarkahan bertanya: sebaik mana tawarannya? Jika dicampur, pembida murah tetapi tidak layak boleh masuk senarai pendek, atau pembida yang kuat hilang markah kerana satu borang tertinggal.
Hadkan syarat dan pastikan ia berasaskan fakta. Setiap syarat mesti boleh dibuktikan dengan dokumen atau rujukan yang dinamakan. Matriks pemarkahan berwajaran digunakan selepas itu, dan hanya untuk pembekal yang lulus.
Urutan keputusan
- Tentukan syarat wajib untuk pembelian ini. Kerja fotografi kecil memerlukan lebih sedikit syarat daripada kontrak lokasi dan katering.
- Tandakan setiap syarat sebagai dokumen, perakuan atau semakan rujukan, dan namakan siapa yang mengesahkannya.
- Terbitkan syarat dalam jemputan supaya pembekal tahu apa yang perlu dilampirkan.
- Semak setiap pembida terhadap setiap syarat pada satu helaian. Jangan langkau mana-mana syarat untuk pembekal yang sudah anda kenali.
- Rekodkan lulus, gagal atau perlu penjelasan, bersama bukti yang dilihat dan tarikhnya.
- Beri peluang yang adil untuk melengkapkan dokumen yang tertinggal melalui log penjelasan, kemudian tutup syarat itu pada tarikh yang dinyatakan.
Syarat lazim untuk pembekal acara profesional
Pilih daripada senarai ini dan tambah hanya yang diperlukan. Apa-apa yang melibatkan undang-undang, cukai, perlindungan insurans atau keselamatan disahkan oleh pihak yang berkelayakan, bukan pasukan acara.
| Syarat | Bukti yang diminta | Siapa mengesahkan |
|---|---|---|
| Identiti sah | Dokumen pendaftaran perniagaan dan penandatangan yang diberi kuasa | Kewangan atau urus setia |
| Keupayaan berkaitan | Penerangan kerja serupa dan dua rujukan bernama | Pemilik acara |
| Insurans dan permit untuk perkhidmatan ini | Salinan sijil yang pembekal katakan terpakai; minta pembekal menamakannya | Kewangan, bersama penanggung insurans atau pihak berkuasa jika perlu |
| Konflik kepentingan | Perakuan bertandatangan tentang hubungan dengan ahli jawatankuasa atau pembida lain | Pengerusi jawatankuasa |
| Ketersediaan tarikh | Pengesahan bertulis untuk tarikh pemasangan, acara dan pembongkaran | Pemilik acara |
| Pengendalian data peribadi | Kenyataan ringkas cara data peserta disimpan dan siapa boleh mengaksesnya | Pegawai yang bertanggungjawab ke atas perlindungan data |
| Subkontrak | Senarai bahagian kerja yang dilaksanakan syarikat lain | Pemilik acara |
| Kedudukan kewangan | Bukti yang dianggap sesuai oleh kewangan mengikut saiz kontrak | Kewangan |
Jaga proses supaya sah dan adil
- Gunakan syarat dan tarikh akhir yang sama untuk semua pembida.
- Jangan tambah syarat selepas melihat bida hanya kerana ia menyingkirkan satu pembekal.
- Semak sama ada organisasi anda atau pembiaya mempunyai peraturan perolehan sendiri yang menetapkan syarat wajib. Minta ia secara bertulis.
- Anggap semua dokumen pembekal sebagai sulit dan kongsi hanya dengan pihak yang menilai.
Kesilapan biasa
- Menggunakan kelayakan untuk memilih calon kegemaran secara senyap dengan menulis syarat yang hanya dipenuhi satu pembekal.
- Meminta lima belas dokumen untuk kerja kecil, sehingga pembekal kecil yang baik menarik diri.
- Menerima kenyataan lisan untuk syarat yang memerlukan dokumen.
- Lupa merekod sebab pembida gagal, lalu tiada bukti apabila dicabar.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sembilan pembida audiovisual untuk forum sehari
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Aset menjemput sembilan pembekal audiovisual untuk forum tahunannya. Urus setia menetapkan enam syarat: dokumen pendaftaran, dua rujukan, ketersediaan tarikh, perakuan konflik, senarai subkontraktor dan kenyataan pengendalian data untuk pengimbas pendaftaran.
Selepas satu semakan, enam pembekal lulus semua syarat. Dua ditandakan perlu penjelasan kerana pengesahan tarikh tiada, dan satu gagal syarat konflik kerana tidak memulangkan perakuan pada tarikh yang ditetapkan. Dua pembekal itu diberi tiga hari bekerja melalui log penjelasan, dan kedua-duanya kemudian lulus. Lapan pembekal diteruskan ke pemarkahan, dan sebab kegagalan yang kesembilan disimpan dalam fail.
Gunakan sendiri
Senarai semak kelayakan, satu baris bagi setiap pembekal
Salin ke hamparan. Isi senarai syarat dahulu, kemudian satu baris bagi setiap pembida.
- Pembelian dan skop yang dilindungi senarai ini:
- Syarat wajib (setiap satu dengan jenis bukti dan pengesah):
- Tarikh akhir dokumen dan tarikh syarat ditutup:
- Nama pembekal | Keputusan syarat 1 | Keputusan syarat 2 | Keputusan syarat 3 | Bukti dilihat dan tarikh | Keseluruhan: lulus / gagal / perlu penjelasan:
- Perakuan konflik kepentingan diterima daripada semua pembida (ya / tidak):
- Syarat yang ditetapkan oleh polisi sendiri atau pembiaya, dan di mana ia tertulis:
- Sebab direkodkan bagi setiap kegagalan:
- Nama dua orang yang menyemak helaian ini:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pembelian kecil dan organisasi anda sudah ada borang pembekal standard.
- Kewangan memegang senarai pembekal dan boleh mengesahkan dokumen dengan cepat.
- Hanya dua atau tiga pembekal dijemput.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jabatan atau pembiaya mengenakan keperluan berbeza dan tiada siapa menyelaraskannya.
- Anda menjemput ramai pembekal merentasi lokasi, audiovisual dan katering dengan keperluan bukti yang berbeza.
- Pertikaian lalu menyebabkan proses perlu nampak adil dan didokumenkan sepenuhnya.
Perlukan syarat ditulis dalam pek pembekal anda?
Event Blueprint boleh menyusun syarat kelayakan yang sesuai bagi setiap aliran kerja, siapa mengesahkannya dan bagaimana ia berkait dengan spesifikasi serta kaedah penilaian. Pihak kewangan dan undang-undang anda tetap mengesahkan keperluan insurans, pendaftaran dan polisi.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak syarat kelayakan yang munasabah?
Empat hingga lapan bagi kebanyakan acara profesional. Tambah syarat hanya jika anda benar-benar akan menolak pembida yang gagal. Selebihnya patut berada dalam pemarkahan.
Bolehkah saya mengecualikan pembekal yang pernah memberi pengalaman buruk?
Hanya melalui syarat yang dinyatakan, berasaskan bukti dan dikenakan kepada semua. Jika ada masalah prestasi yang didokumenkan, rekodkannya dan tanya jawatankuasa atau pegawai perolehan bagaimana ia boleh digunakan.
Patutkah kelayakan disemak sebelum atau selepas cadangan diterima?
Kumpul dokumen bersama cadangan, tetapi semak kelayakan dahulu dan markahkan hanya pembekal yang lulus. Ini mengelakkan penilai dipengaruhi tawaran yang tidak boleh diterima.
Bagaimana jika pembekal tidak menyertakan satu dokumen?
Tandakan perlu penjelasan, beri semua pembida terjejas tarikh akhir pendek yang sama dan rekodkan hasilnya. Jangan terima lewat untuk satu pembekal sahaja.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.