Log penjelasan pembida acara
Pembekal mula bertanya tentang taklimat anda, dan sebahagian jawapan akan mengubah apa yang disebut harga oleh semua pihak.
Jawapan ringkas
Log penjelasan pembida ialah satu rekod bernombor bagi setiap soalan pembekal sepanjang tempoh bida, jawapan anda dan tarikh jawapan itu dikongsi dengan semua pembida.
Tujuannya ialah keadilan. Tiada pembekal patut memegang maklumat yang tidak dimiliki yang lain, dan sebarang jawapan yang mengubah skop mesti menjadi adendum bertulis.
Peraturan yang menjadikan log berkesan
Soalan boleh diterima secara peribadi, tetapi jawapan dihantar kepada semua. Buang nama pembekal yang bertanya, kemudian hantar soalan dan jawapan kepada semua pembida yang dijemput pada masa yang sama.
Pengecualian jarang berlaku: soalan yang mendedahkan pendekatan komersial sendiri seseorang pembekal boleh dijawab kepada pembekal itu sahaja, selagi jawapan tidak mengubah skop untuk pihak lain.
Urutan keputusan
- Nyatakan dalam jemputan cara dan masa soalan boleh dihantar, serta tarikh akhir soalan.
- Beri setiap soalan nombor apabila diterima, dan catat tarikh serta bahagian taklimat yang dirujuk.
- Putuskan jawapan bersama pemilik bahagian itu: lokasi, kewangan, program atau jawatankuasa.
- Kelaskan jawapan sebagai maklumat sahaja, penjelasan ayat sedia ada, atau perubahan skop atau masa.
- Kongsi jawapan bernombor dengan semua pembida pada tarikh yang dinyatakan. Bagi sebarang perubahan, keluarkan adendum ringkas dan lanjutkan tarikh akhir jika pembida perlukan masa untuk menyesuaikan diri.
- Simpan log bersama fail penilaian. Ia menunjukkan kemudian mengapa bida boleh dibandingkan.
Lajur log yang berguna
| Lajur | Sebab ia ada |
|---|---|
| Nombor soalan | Membolehkan pembida dan penilai merujuk perkara yang sama. |
| Tarikh diterima | Menunjukkan soalan dikendalikan sebelum tarikh tutup. |
| Bahagian taklimat | Menunjuk kepada ayat yang kurang jelas. |
| Soalan (tanpa nama) | Merahsiakan pembekal yang bertanya. |
| Jawapan | Teks tepat yang dihantar kepada semua pembida. |
| Jenis | Maklumat, penjelasan atau perubahan skop. |
| Dijawab oleh | Orang yang bertanggungjawab, bukan urus setia sahaja. |
| Tarikh dikongsi dengan semua | Membuktikan semua menerimanya serentak. |
| Adendum dikeluarkan (Y/T) | Mengaitkan jawapan dengan sebarang perubahan rasmi. |
Kesilapan biasa
- Membalas pembekal yang membantu secara peribadi melalui e-mel dan tidak memasukkannya ke dalam log.
- Menjawab dalam beberapa minit melalui telefon dengan janji yang tidak diulang secara bertulis.
- Perubahan skop terselit dalam jawapan, tanpa adendum dan tanpa lanjutan tarikh akhir.
- Menamakan pembekal yang bertanya, yang menghalang soalan dan mungkin mendedahkan siapa yang membida.
- Menutup soalan terlalu awal, sehingga pembekal membida berdasarkan andaian.
Kaitan log dengan perolehan yang lain
Soalan sering menunjukkan apa yang tertinggal dalam taklimat. Masukkan soalan yang berulang ke dalam spesifikasi, dan semak pek akhir dengan penyemak kelengkapan RFP sebelum menerbitkannya semula.
Jika jawapan mengubah tarikh, kemas kini jadual tender supaya tempoh penilaian masih munasabah.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Empat belas soalan bagi pakej katering dan lokasi
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan fintech rekaan menjemput lima pembekal membida untuk persidangan dua hari. Dalam lapan hari bekerja, ia menerima empat belas soalan. Sembilan ialah maklumat sahaja, contohnya susun atur kawasan pendaftaran. Tiga menjelaskan ayat, misalnya sama ada rehat teh dikira dua hidangan atau satu.
Dua mengubah skop. Seorang pembida bertanya sama ada jamuan sambutan termasuk dalam sebut harga, dan jawapannya ya untuk 120 tetamu, yang tertinggal dalam taklimat. Seorang lagi bertanya asas bilangan peserta, dan jawatankuasa memutuskan sebut harga berdasarkan peserta berdaftar dengan tarikh bilangan akhir. Urus setia mengeluarkan Adendum 1 untuk kedua-duanya, berkongsi semua empat belas jawapan dengan kelima-lima pembekal pada hari yang sama dan melanjutkan tarikh akhir tiga hari bekerja.
Gunakan sendiri
Templat log penjelasan pembida
Salin tajuk ini ke hamparan dan simpan satu log bagi setiap tender.
| No. | Tarikh diterima | Bahagian taklimat | Soalan (tanpa nama) | Jawapan | Jenis | Dijawab oleh | Tarikh dikongsi dengan semua | Adendum |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Maklumat / penjelasan / perubahan skop | Y / T | ||||||
| 2 | Maklumat / penjelasan / perubahan skop | Y / T | ||||||
| 3 | Maklumat / penjelasan / perubahan skop | Y / T |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Hanya beberapa pembekal dijemput dan soalan mudah.
- Seorang pemilik taklimat boleh menjawab dengan cepat dan tepat.
- Taklimat anda terperinci dan soalan dijangka sedikit.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Soalan memerlukan jawapan daripada beberapa pemilik, seperti hubungan lokasi, kewangan dan jawatankuasa.
- Skop berubah semasa tempoh bida dan adendum perlu dikeluarkan tanpa mengelirukan jadual.
- Pembiaya atau lembaga mengharapkan jejak audit penuh tentang cara pembida dilayan.
Mahu seseorang mengendalikan proses soalan?
Event Blueprint boleh merangkumi pek pembekal, peraturan soal jawab dan log yang sedia digunakan, supaya setiap pembida menerima fakta yang sama. Keputusan tentang perubahan skop dan anugerah kekal pada jawatankuasa anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah saya mesti berkongsi setiap jawapan dengan setiap pembida?
Sebagai peraturan, ya. Kongsi soalan tanpa nama penanya. Pengecualian lazim hanyalah soalan tentang tawaran pembekal sendiri yang tidak menjejaskan skop yang dibida pihak lain.
Bolehkah pembida bertanya melalui telefon?
Lebih baik minta soalan bertulis. Jika seseorang menelefon, minta mereka menghantarnya secara bertulis, atau tulis sendiri dan layan seperti entri lain.
Berapa lama tempoh soalan patut dibuka?
Cukup lama untuk pembekal membaca pek, bertanya dan menerima jawapan sebelum tarikh akhir. Tetapkan tarikh akhir soalan jauh sebelum tarikh penyerahan, kemudian semak tempohnya dengan perancang tarikh akhir perolehan.
Bagaimana jika soalan mendedahkan kesilapan dalam taklimat kami?
Betulkan melalui adendum kepada semua pembida, lanjutkan tarikh akhir jika perlu dan rekodkan sebabnya. Membetulkannya secara senyap untuk satu pembekal menjadikan bida tidak boleh dibandingkan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.