采购准备

编制活动询价文件，让报价可比

您清楚自己要什么，也想要报价，但以往收到的报价格式各异，无法比较。

讨论您的询价文件包活动蓝图（策划方案）

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简要回答

询价（RFQ）请供应商就您已界定的范围报价。它的作用是比较，所以数量、包含内容和报价格式必须在发出前由您定下，并要求每家供应商填写同一张表。

如果范围还没定，或做法与价格同样重要，应先用RFI或RFP。RFQ 最适合需求明确的项目，例如印刷、已定义的餐饮套餐或设备租赁。

询价文件必须固定的内容

数量：人数口径（受邀、已报名或出席）、场次数量、房间数、天数。
规格：要提供什么、达到什么标准，以及不包括什么。
日期：交付、搭建与拆除，以及报价必须保持有效的截止日期。
报价格式：供应商必须填写的表格，税、服务费和可选项目分行列出。
您已知需要的条款，例如付款安排或取消规定，以及供应商可以提出替代方案的地方。
决定方式，以及提问和报价的截止日期。

设计价格表

价格表让报价变得可比。要求写明单价、数量和每行合计，并为每个可选或额外费用单独列一行。

要求供应商对未报价的项目写“不包含”，而不是留空。留空是报价无法比较的常见原因。供应商报价标准化工具可帮助您对齐各份报价，并标出缺漏的包含项。

发出询价的步骤

向政策负责人确认报价数量、审批和发出询价的任何条件。
写好规格和价格表，请同事扮演供应商试填一次。
在同一天向每家供应商发出相同的文件包，截止日期相同。
以书面收集问题，并通过澄清记录向所有供应商分享答复。
逐行比较报价，记录缺口，并写出供审批的结果。

向贵组织政策提出的问题

在这个金额下，组织预期取得多少份书面报价？
谁可以批准授标，金额达到多少时批准人会改变？
报价提交后可以洽谈吗，由谁来谈？
询价文件是否必须开放最短期限，或需要在某处公布？
比较报价的人是否需要遵守利益冲突或保密步骤？

常见陷阱

允许自由格式的报价，结果比较的是不同的东西。
报价收到后改变数量，却没有通知所有供应商。
只选总价最低的，不检查缺了什么。
只发给一家供应商，却称之为竞争性报价。
需求不完整。同样的规格缺口可用RFP 完整性检查工具查看。

实例演示 · 虚构示例

一份虚构的会议印刷询价

虚构组织与数字，仅作示意。

一家虚构的会计师学会需要印刷议程册和姓名牌。秘书处把数量定为 300 本议程册和 320 张姓名牌，写明纸张和工艺描述，并要求在指定日期前交付。

三家印刷商收到同一张价格表。一份报价把姓名牌挂绳留空，另一份加了加急费。借助“不包含”和单独的额外费用行，秘书处发现总价最低的那份没有含挂绳，把它补成一行，并按修正后的数字提出建议。

可直接使用

活动询价模板

复制到文件中，把同一版本发给每家供应商。

活动、主办方、提问联络人及提问截止日期：
报价截止日期、要求的有效期及决定日期：
范围与规格（做什么、多少、什么标准）：
数量及所用的人数口径：
交付、搭建与拆除的日期和地点：
不包含的内容，以及由主办方提供的项目：
价格表（见下），税和服务费分行列出：
条款：付款、订金、取消，以及可提出替代方案之处：
要求：未报价的项目写“不包含”：
报价如何比较，由谁决定：

行	说明	单位	数量	单价	行合计	包含或不包含
1
2
可选
税与服务费

打开工具: 活动建议书征询文件完整性检查器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

需求明确，可选供应商不多。
贵组织政策规定了报价数量，您能管理。
一个人就能逐行比较报价。

以下情况，外部策划协助更有价值

多项服务需要一并报价，范围难以界定。
以往的报价格式各异，无法比较。
在高金额授标之前，规格和价格表必须准确。

想让人准备询价文件包吗？

活动蓝图（Event Blueprint）可以为您计划询价的服务整理规格、价格表和比较方法，让每家供应商针对相同范围报价。请发来您的需求和已有的数量资料。

讨论您的询价文件包将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

RFQ 和 RFP 有什么区别？

RFQ 针对固定规格索取价格；RFP 请供应商提出如何满足需求，因此除价格外还评估做法。按范围是否已界定来选择。

供应商可以在报价中改动规格吗？

只有当询价文件说明哪里欢迎替代方案时才可以。请要求把替代方案另列一行，这样符合要求的报价仍可比较。

询价应开放多久？

要让供应商有足够时间认真报价，取决于需求大小和贵组织自身政策。可用招标时间表从决定日期倒推。