Menyediakan RFQ acara supaya sebut harga setanding
Anda tahu apa yang diperlukan dan mahu harga, tetapi sebut harga lalu tiba dalam format yang tidak boleh dibandingkan.
Jawapan ringkas
Permintaan sebut harga (RFQ) meminta pembekal meletakkan harga pada skop yang telah anda tentukan. Tugasnya ialah perbandingan, jadi kuantiti, apa yang termasuk dan format harga mesti ditetapkan oleh anda sebelum ia dihantar, dan setiap pembekal mesti mengisi grid yang sama.
Jika skop masih terbuka, atau pendekatan sama penting dengan harga, gunakan RFI atau RFP dahulu. RFQ paling sesuai bagi keperluan jelas seperti cetakan, pakej katering yang ditentukan atau sewa peralatan.
Apa yang mesti ditetapkan RFQ
- Kuantiti: asas jumlah peserta (dijemput, berdaftar atau hadir), bilangan sesi, bilik, hari.
- Spesifikasi: apa yang dibekalkan, mengikut piawaian apa, dan apa yang dikecualikan.
- Tarikh: penghantaran, pemasangan dan pembongkaran, dan tarikh sebut harga mesti kekal sah.
- Format harga: grid yang mesti diisi pembekal, dengan cukai, caj perkhidmatan dan item pilihan pada baris berasingan.
- Terma yang anda sudah tahu diperlukan, seperti jadual bayaran atau pembatalan, dan di mana pembekal boleh mencadangkan alternatif.
- Kaedah keputusan dan tarikh akhir bagi soalan dan sebut harga.
Reka grid harga
Grid inilah yang menjadikan sebut harga setanding. Minta harga seunit, kuantiti dan jumlah baris, serta baris berasingan bagi setiap caj pilihan atau tambahan.
Minta pembekal menulis Tidak termasuk, bukan kosong, apabila mereka tidak meletakkan harga. Ruang kosong ialah sebab biasa sebut harga tidak boleh dibandingkan. Penormal sebut harga pembekal membolehkan anda menyelaraskan sebut harga dan menandakan apa yang tertinggal.
Urutan mengeluarkan RFQ
- Sahkan dengan pemilik dasar bilangan sebut harga, kelulusan dan apa-apa syarat bagi mengeluarkan RFQ.
- Tulis spesifikasi dan grid, kemudian minta rakan sekerja mencuba mengisinya seperti pembekal.
- Hantar pek yang sama kepada setiap pembekal pada hari yang sama dengan tarikh akhir yang sama.
- Kumpulkan soalan secara bertulis dan kongsi jawapan dengan semua pembekal menggunakan log penjelasan.
- Bandingkan sebut harga baris demi baris, rekod jurang dan tulis hasilnya untuk kelulusan.
Soalan untuk dasar anda sendiri
- Berapa banyak sebut harga bertulis yang dijangka organisasi pada nilai ini?
- Siapa boleh meluluskan anugerah, dan pada nilai berapa ia berubah?
- Bolehkah sebut harga dirundingkan selepas dihantar, dan siapa boleh melakukannya?
- Adakah RFQ mesti dibuka untuk tempoh minimum, atau diumumkan di mana-mana?
- Adakah terdapat langkah konflik kepentingan atau kerahsiaan bagi mereka yang membandingkan sebut harga?
Perangkap
- Membenarkan sebut harga bentuk bebas, sehingga anda membandingkan perkara berbeza.
- Mengubah kuantiti selepas sebut harga tiba tanpa memberitahu semua pembekal.
- Memilih jumlah terendah tanpa menyemak apa yang tertinggal.
- Menghantar RFQ kepada seorang pembekal sahaja dan menyebutnya bersaing.
- Membiarkan keperluan tidak lengkap. Pemeriksa kelengkapan RFP menunjukkan jurang spesifikasi yang sama.
Contoh kerja · Contoh rekaan
RFQ fiktif bagi cetakan persidangan
Organisasi dan angka rekaan, sebagai contoh sahaja.
Sebuah institut akauntan fiktif memerlukan buku atur cara dan tag nama bercetak. Sekretariat menulis kuantiti sebagai 300 buku atur cara dan 320 tag, menetapkan penerangan kertas dan kemasan, dan meminta penghantaran menjelang tarikh yang dinyatakan.
Tiga pencetak menerima grid yang sama. Satu sebut harga membiarkan tali lanyard tag kosong dan satu lagi menambah caj segera. Dengan Tidak termasuk dan baris tambahan berasingan, sekretariat melihat jumlah termurah tidak termasuk lanyard, menambahnya sebagai baris, dan mengesyorkan berdasarkan angka yang dibetulkan.
Gunakan sendiri
Templat RFQ acara
Salin ke dalam dokumen dan hantar versi yang sama kepada setiap pembekal.
- Acara, penganjur, wakil bagi soalan, dan tarikh akhir soalan:
- Tarikh akhir sebut harga, tempoh kesahihan diperlukan, dan tarikh keputusan:
- Skop dan spesifikasi (apa, berapa banyak, mengikut piawaian apa):
- Kuantiti dan asas jumlah peserta yang digunakan:
- Tarikh dan tempat penghantaran, pemasangan dan pembongkaran:
- Pengecualian dan item yang akan dibekalkan penganjur:
- Grid harga (di bawah), termasuk cukai dan caj perkhidmatan pada baris berasingan:
- Terma: bayaran, deposit, pembatalan, dan di mana alternatif boleh dicadangkan:
- Arahan: tulis Tidak termasuk bagi apa-apa yang tidak diletakkan harga:
- Cara sebut harga dibandingkan dan siapa memutuskan:
| Baris | Penerangan | Unit | Kuantiti | Harga seunit | Jumlah baris | Termasuk atau tidak |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| Pilihan | ||||||
| Cukai dan caj perkhidmatan |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Keperluan jelas dan pilihan pembekal sedikit.
- Dasar anda menetapkan bilangan sebut harga dan anda boleh mengurusnya.
- Seorang boleh membandingkan sebut harga baris demi baris.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa perkhidmatan perlu disebut harga bersama dan skop sukar ditentukan.
- Sebut harga lalu kembali dalam bentuk yang tidak boleh dibandingkan.
- Spesifikasi dan grid perlu tepat sebelum anugerah bernilai tinggi.
Mahu pek RFQ disediakan untuk anda?
Event Blueprint boleh merangkumi spesifikasi, grid harga dan kaedah perbandingan bagi perkhidmatan yang anda rancang untuk disebut harga, supaya setiap pembekal meletakkan harga pada skop yang sama. Hantarkan keperluan anda dan sebarang kuantiti yang ada.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Apakah beza RFQ dan RFP?
RFQ meminta harga berdasarkan spesifikasi tetap. RFP meminta pembekal mencadangkan cara memenuhi keperluan, jadi pendekatan dinilai bersama harga. Pilih mengikut sama ada skop anda sudah ditentukan.
Bolehkah pembekal mengubah spesifikasi dalam sebut harga mereka?
Hanya jika RFQ menyatakan di mana alternatif dialu-alukan. Minta alternatif sebagai baris berasingan supaya sebut harga yang mematuhi masih boleh dibandingkan.
Berapa lama RFQ patut dibuka?
Cukup lama untuk pembekal meletakkan harga dengan betul, bergantung pada saiz keperluan dan dasar anda sendiri. Kira ke belakang daripada tarikh keputusan menggunakan jadual tender.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.