把活动成本假设写下来

哪些假设值得单独列出

不是每个数字都需要备注。只有当某个条件的变化会改变总额或影响决定时，才记录为假设。

先写同时影响多个项目的主要因素，再补充供应商相关的条件。

• 人数，以及是哪种人数：受邀、已报名还是预计出席。
• 活动时长、场次数量、房间数和用餐次数。
• 每个价格的状态：书面报价、口头报价、去年实际支出或自行估算。
• 价格包含与不包含的内容，包括税、服务费和搭建费用。
• 日期：价格何时给出、有效期多长。
• 任何以外币支付的项目，以及所用汇率。
• 您依赖的无偿协助，例如志愿者或实物赞助。

建立假设登记表的步骤

1. 先列出预算项目，再对每一项问：这个数字要成立，哪些条件必须为真？
2. 给每个答案编号（A1、A2 等），用财务人员读得懂的一句话写下来。
3. 标明依据：报价单编号、过往发票、委员会决定，或只是估算。
4. 每项假设指定一位负责人，即变化时最先知道的人。
5. 把复核日期与实际节点挂钩，例如委员会会议、报名截止或场地最终人数确认。

区分估算与报价

估算是您自己的数字，可以调整。报价是供应商的要约，附有条款。把两者混在同一栏，会让人看不出哪些数字是确定的。

可用活动预算构建工具自行输入每项成本，并在登记表中保留每个价格的状态。该工具只使用您输入的数字，因此假设备注才是让总额站得住脚的依据。

常见错误

• 把假设写在会议记录里，而不是写在预算项目旁边。
• 餐饮、印刷和场地租用共用同一个人数，却没有说明。
• 税和服务费没有写明。
• 假设成立的日期过后，再也没有复核。
• 用应急预算数字代替假设。该决定见活动应急预算。