编制活动招标时间表

从确认日期开始

活动流程表说明了每家供应商何时需要到位。减去供应商所述的搭建、制作或订位提前期，就得到最迟确认日期。

向每家可能的供应商询问他们需要多少提前期，并记录答复和答复人。如果暂时还不能问，就把日期写成假设（同样的做法见成本假设）。

倒推需要安排的步骤

活动采购期限规划工具会采用您提供的时长，生成倒推的时间线，并标出放不下的顺序。

检查不可能的顺序

• 某个审批步骤落在两次委员会会议之间，而最迟确认日期之前没有会议。
• 提交期比文件获批发出所需的时间还短。
• 评估人在高峰期同时也是活动团队成员。
• 马来西亚的公共假期和宗教节庆期间会影响供应商或您的委员会。请核对您活动当年的日历。
• 多个采购步骤相互重叠，且依赖同一个人。

如果放不下

1. 只有在活动流程允许时才移动活动日期，并告诉委员会这会带来什么变化。
2. 缩短确实可以缩短的步骤，例如起草时间，并说明取舍了什么。
3. 拆分采购，让提前期长的项目先走。
4. 向政策负责人询问是否有允许的更快途径，并记录答复和批准人。
5. 只有在批准人知情的情况下，才接受较窄的供应商选择范围。

常见陷阱

• 从发出日期向前排时间表，结果发现授标太晚。
• 所有供应商都用同一个标准时长。
• 忘了授标到合同签署之间的时间。
• 没有把时间表告知供应商，以致他们按不同日期规划。发出前还需确定什么，见RFP 完整性检查工具。