编制活动询价文件，让报价可比
您清楚自己要什么，也想要报价，但以往收到的报价格式各异，无法比较。
简要回答
询价（RFQ）请供应商就您已界定的范围报价。它的作用是比较，所以数量、包含内容和报价格式必须在发出前由您定下，并要求每家供应商填写同一张表。
如果范围还没定，或做法与价格同样重要，应先用RFI或RFP。RFQ 最适合需求明确的项目，例如印刷、已定义的餐饮套餐或设备租赁。
询价文件必须固定的内容
- 数量：人数口径（受邀、已报名或出席）、场次数量、房间数、天数。
- 规格：要提供什么、达到什么标准，以及不包括什么。
- 日期：交付、搭建与拆除，以及报价必须保持有效的截止日期。
- 报价格式：供应商必须填写的表格，税、服务费和可选项目分行列出。
- 您已知需要的条款，例如付款安排或取消规定，以及供应商可以提出替代方案的地方。
- 决定方式，以及提问和报价的截止日期。
设计价格表
价格表让报价变得可比。要求写明单价、数量和每行合计，并为每个可选或额外费用单独列一行。
要求供应商对未报价的项目写“不包含”，而不是留空。留空是报价无法比较的常见原因。供应商报价标准化工具可帮助您对齐各份报价，并标出缺漏的包含项。
发出询价的步骤
- 向政策负责人确认报价数量、审批和发出询价的任何条件。
- 写好规格和价格表，请同事扮演供应商试填一次。
- 在同一天向每家供应商发出相同的文件包，截止日期相同。
- 以书面收集问题，并通过澄清记录向所有供应商分享答复。
- 逐行比较报价，记录缺口，并写出供审批的结果。
向贵组织政策提出的问题
- 在这个金额下，组织预期取得多少份书面报价？
- 谁可以批准授标，金额达到多少时批准人会改变？
- 报价提交后可以洽谈吗，由谁来谈？
- 询价文件是否必须开放最短期限，或需要在某处公布？
- 比较报价的人是否需要遵守利益冲突或保密步骤？
常见陷阱
- 允许自由格式的报价，结果比较的是不同的东西。
- 报价收到后改变数量，却没有通知所有供应商。
- 只选总价最低的，不检查缺了什么。
- 只发给一家供应商，却称之为竞争性报价。
- 需求不完整。同样的规格缺口可用RFP 完整性检查工具查看。
实例演示 · 虚构示例
一份虚构的会议印刷询价
虚构组织与数字，仅作示意。
一家虚构的会计师学会需要印刷议程册和姓名牌。秘书处把数量定为 300 本议程册和 320 张姓名牌，写明纸张和工艺描述，并要求在指定日期前交付。
三家印刷商收到同一张价格表。一份报价把姓名牌挂绳留空，另一份加了加急费。借助“不包含”和单独的额外费用行，秘书处发现总价最低的那份没有含挂绳，把它补成一行，并按修正后的数字提出建议。
可直接使用
活动询价模板
复制到文件中，把同一版本发给每家供应商。
- 活动、主办方、提问联络人及提问截止日期：
- 报价截止日期、要求的有效期及决定日期：
- 范围与规格（做什么、多少、什么标准）：
- 数量及所用的人数口径：
- 交付、搭建与拆除的日期和地点：
- 不包含的内容，以及由主办方提供的项目：
- 价格表（见下），税和服务费分行列出：
- 条款：付款、订金、取消，以及可提出替代方案之处：
- 要求：未报价的项目写“不包含”：
- 报价如何比较，由谁决定：
| 行 | 说明 | 单位 | 数量 | 单价 | 行合计 | 包含或不包含 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 可选 | ||||||
| 税与服务费 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 需求明确，可选供应商不多。
- 贵组织政策规定了报价数量，您能管理。
- 一个人就能逐行比较报价。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多项服务需要一并报价，范围难以界定。
- 以往的报价格式各异，无法比较。
- 在高金额授标之前，规格和价格表必须准确。
想让人准备询价文件包吗？
活动蓝图（Event Blueprint）可以为您计划询价的服务整理规格、价格表和比较方法，让每家供应商针对相同范围报价。请发来您的需求和已有的数量资料。
主办方常见问题
RFQ 和 RFP 有什么区别？
RFQ 针对固定规格索取价格；RFP 请供应商提出如何满足需求，因此除价格外还评估做法。按范围是否已界定来选择。
供应商可以在报价中改动规格吗？
只有当询价文件说明哪里欢迎替代方案时才可以。请要求把替代方案另列一行，这样符合要求的报价仍可比较。
询价应开放多久？
要让供应商有足够时间认真报价，取决于需求大小和贵组织自身政策。可用招标时间表从决定日期倒推。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。