活动管理层进度摘要怎么写
主席或总监开会前只有两分钟，想知道活动是否按计划推进。
简要回答
管理层进度摘要只有一页，包含五个部分：整体状况、与上次相比的变化、风险、需要读者做出的决定，以及未来两周的安排。摘要中每个状态用词都要指向证据，每个决定都要有负责人和日期。
它不是完整追踪表的复印件，而是追踪表中高层读者能够据此采取行动的那一部分。
管理层真正会看什么
高层读者通常只找三件事：有没有事情快要出问题，有没有需要我做的事，与上次相比有什么变化。前半页就能回答这三点的摘要，才会被读完。
把决定放在靠前的位置，而不是结尾。埋在进度说明下面的请求，最容易被漏掉。
五个部分
让报告保持诚实的规则
- 状态用词需要证据。供应商尚未回复时，写明自某日起等待回复，而不是写绿色。
- 缺少的数据就标明缺少，不要为了版面整齐把未知写成正面状态。
- 每周使用相同的标签，读者不必重新适应，就能比较各期报告。
- 细节留在追踪表里。某一行需要整段解释时，改为放链接。
谁来写，多久一次
由项目负责人撰写；没有委任负责人时，由秘书处主管撰写。各工作线负责人在约定的截止时间前提供自己的内容，例如报告发出前一天。
事项变动多时，每周一次较常见；早期两周一次也可能足够。每周进度报告生成器提供可编辑的版式，并在导出时保留紧急决定。
常见错误
- 汇报活动量，例如发了多少封邮件，而不是汇报实际状况。
- 把每条工作线都当作同等重要的一行，真正关键的反而被淹没。
- 要求做决定，却没有写明期限或后果。
- 每周都更改报告版式。
实例演示 · 虚构示例
某虚构协会在委员会会议前的摘要
机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。
虚构设施管理协会正在筹备一天的论坛。第六周的摘要开头写道：状况：黄色。场地合约已签署；议程在等两位讲者确认。
变化：已收到视听报价；报名页面已通过。风险：一位主讲嘉宾在第二次邀请后一直未回复，已经9天。需要主席在周五前决定：批准联系一位备选主讲，还是再等一周。未来两周：确认两位讲者、发出合作伙伴宣传资料、确定餐饮人数范围。
可直接使用
管理层一页进度摘要模板
复制到您的报告文件中。不要删除任何栏目；信息缺少时写上不详。
- 报告日期、报告期间和撰写人：
- 整体状况（按约定定义写状态用词）及一句话理由：
- 状态的证据（追踪表条目、文件、日期）：
- 自上次报告以来已完成：
- 自上次报告以来已延后或新提出：
- 主要风险和问题（事项、负责人、已拖延天数、下一步）：
- 需要管理层做的决定（问题、选项、决定人、期限、卡住了什么）：
- 一行写明预算状况，并注明数字的来源和日期：
- 未来两周：里程碑与负责人：
- 标为不详的事项，以及由谁去查明：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有一位同事负责追踪表，并能向各工作线负责人收集内容。
- 管理层只看一份报告，并且已就状态用词的含义达成一致。
- 任何时候悬而未决的决定都不多。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 几个委员会或部门各自给出不同版本的进展。
- 报告不被信任，管理层不断要求更多细节。
- 决定一再拖延，没有人去向负责人和供应商追证据。
需要有人负责汇报并追查证据吗？
会议项目负责人可以收集各工作线的更新，对照证据核实每项状态，再把决定放在最前面，向管理层提交一页摘要。议程和决定仍由您的委员会掌握。请发来您目前的追踪表或上一份报告，并说明谁来阅读。
主办方常见问题
摘要要不要包含整份风险登记册？
不要。只写可能影响日期、成本或范围的事项，并链接到完整登记册。读者几分钟内就应该能读完这一页。
如果消息不好怎么办？
在第一部分直接写明，同时说明已知什么、未知什么、正在做什么。管理层只能帮忙解决它看得到的问题。
一定要用状态用词吗？
状态用词方便读者快速浏览，前提是已有定义并有证据支撑。如果团队还无法就定义达成一致，可以先用一句话描述现状。
摘要发出前由谁签核？
一开始就约定好。通常由项目负责人或秘书处主管批准，主席在发出后才看到。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。