活动项目状态看板：一页纸该放什么
委员会要求做一个看板，而您手上是一份四十行的表格，没有人会往第一屏之后读。
简要回答
活动项目状态看板是一页纸，包含五个板块：里程碑、风险与问题、预算状况、待决事项和下一步。每一行都有负责人、证据链接，以及按约定定义标出的状态。
看板的作用是推动决定，所以“待决事项”放在最前面。凡是缺少数据的，一律显示为“未汇报”，而不是绿色。
五个板块
让看板保持诚实的规则
- 每个状态为红、黄、绿或灰（未汇报），依照书面定义。
- 每个绿色都有证据，例如已签署的文件、有日期的确认或已完成的交付物。
- 自上个周期没有更新的行变成灰色，不会默认保持绿色。
- 在每个板块旁边标出数据最后更新的日期。
- 整页控制在打印一面之内，细节放在链接的文件里。
谁负责看板
由一个人汇总，通常是秘书处或项目负责人。各工作组负责人在设定的截止时间前提供自己的行。
委员会主席在每次会议前阅读看板。会议的第一个议程项是“待决事项”板块，而不是逐行讨论。
四步搭建
- 列出各工作组，并为每个工作组指定负责人。
- 商定状态定义和截止日。
- 用五个板块起草这一页，填入本周内容，空白处标为灰色。
- 经过两个周期后与主席复核，删掉没有人用的行。
不要放什么
避免放无法追溯到具体计数项目的完成百分比，以及看起来精确却没有来源的图表。一份诚实列出“不知道什么”的清单，比一张彩色图表更有用。
如果确实要显示完成数字，请像策划准备度自查工具那样，写明分母和被排除的项目。
实例演示 · 虚构示例
400人年度晚宴与论坛的看板
虚构组织与数字，用来说明有用的细节程度。
一个虚构的专业学会距离年度论坛还有十一周。看板上有两项待决事项：是否把场地保留期延长一周，以及由谁批准印刷版节目册。
七个里程碑中，四个是绿色并附证据链接，两个是黄色，视听简报显示灰色，因为供应商已两周没有回复。预算板块把已批准、已承诺、已支付分开列示，并注明两项尚未报价。主席以这两项决定开场，十分钟内都已定下。
可直接使用
一页式状态看板版面
把这个结构复制到文档或表格中，每个板块控制在几行以内。
- 活动、报告日期、编制人、数据截至：
- 待决事项（决定内容、选项、决定人、决定期限）：
- 里程碑（里程碑、日期、负责人、状态 红/黄/绿/灰、证据链接）：
- 风险与问题，前五项（事项、负责人、下一步行动、已开放天数、状态）：
- 预算状况（已批准 / 已承诺 / 已支付 / 预测 / 尚未报价）：
- 下次报告前的下一步（行动、负责人、日期）：
- 显示为灰色的事项及未提供数据的原因：
- 与上一份看板相比的变化：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有一个人能收集更新，并把页面控制在一面。
- 各工作组负责人已经自行更新自己的行。
- 委员会想要简短的阅读材料，而不是项目数据库。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 更新迟交或形式各异，每次都要重新制作页面。
- 委员会只看颜色，不看证据。
- 多个供应商和委员会提供内容，却没有人负责汇总。
需要有人搭建并持续更新看板？
会议项目负责人可以搭建看板，与您的委员会商定定义，每个周期收集更新，并把待决事项放在最前面。状态和决定仍由委员会负责。请发来您目前使用的表格或跟踪工具。
主办方常见问题
看板应该有多少行？
以委员会会读完为限：通常五到八个里程碑和五个风险。细节放在链接的文件里。
看板要显示完成百分比吗？
只有在能追溯到具体计数项目并显示分母时才显示。否则就列出里程碑和对应证据。
看板可以实时更新吗？
如果有人负责更新，并能看到最后更新日期，实时表格可行。每周一份的静态页面更适合在会议上阅读。
和每周报告怎么衔接？
每周进展报告生成器把同样的五个板块变成书面报告，并带有可编辑的下一步决定部分。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。